[Blog Cover] หัวหน้าที่ ‘ทำงานฉลาด’ จะไม่แบกงานไว้คนเดียว
Skooldio TeamBy
Share
ถ้าอยากเป็นหัวหน้าที่ ‘ทำงานฉลาด’ ต้องรู้วิธี ‘กระจายงาน’ แบบนี้! แนะนำโดย  Management Expert บริษัทระดับโลกอย่าง Asana

ยุคนี้ หัวหน้าหรือผู้จัดการที่ดีต้องรู้จัก มอบหมายงาน (Delegate) เพราะนอกจากช่วยให้คุณมีเวลาโฟกัสกับงานสำคัญแล้ว ยังเป็นโอกาสให้สมาชิกในทีมได้ลองทำโปรเจกต์น่าสนใจ และพัฒนาตัวเองไปพร้อมกัน

แต่การรู้ว่าจะมอบหมายอะไร และมอบหมายอย่างไร อาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับผู้จัดการหน้าใหม่      อย่ากังวลไป การมอบหมายงานคือทักษะที่ฝึกฝนได้ บทความนี้จะช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการที่เก่งการมอบหมายงานยิ่งขึ้น

มอบหมายงานคืออะไร?

การมอบหมายงาน คือการ ส่งต่องานหรือโปรเจกต์ให้สมาชิกคนอื่นในทีม อาจเป็นการกระจายงานให้เท่าเทียม หรือเพราะงานนั้นเหมาะกับทักษะ ความสนใจ หรือเป็นเป้าหมายของคนอื่น

การรู้ว่าเมื่อไหร่และอย่างไรที่จะมอบหมายงาน จะทำให้คุณเป็นผู้จัดการที่ดีขึ้น
การมอบหมายงานไม่เพียงช่วยให้คุณจัดการงานสำคัญได้ แต่ยังเป็นโอกาสให้สมาชิกในทีมได้ลองทำโปรเจกต์น่าสนใจ การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยพัฒนาทักษะของทีม และช่วยให้สมาชิกได้ลองพัฒนาจุดแข็งใหม่ ๆ

ทำไมการมอบหมายงานถึงสำคัญ?

การมอบหมายงานสำคัญเพราะ 2 เหตุผลหลัก:

1. เพิ่มประสิทธิผลส่วนบุคคล: การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ มากกว่าที่คุณทำงานคนเดียว

2. แสดงให้ทีมเห็นว่าคุณไว้ใจพวกเขา: การมอบหมายงานสำคัญๆ แสดงถึงความไว้วางใจ ช่วยให้ทีมรู้สึกมีส่วนร่วมและมีคุณค่า

การมอบหมายงานที่ดีช่วยป้องกัน ความเหนื่อยล้า และ การทำงานหนักเกินไป หน้าที่ของคุณในฐานะผู้จัดการคือการมองภาพรวม เพื่อมอบหมายงานที่เหมาะสมให้กับคนที่เหมาะสม การฝึกฝนทักษะการมอบหมายงาน คือการเข้าใจผลลัพธ์ที่ต้องการ และจัดสรรงานให้สมาชิกในทีมตามทักษะที่แตกต่างกัน

การรู้ว่าเมื่อไหร่ควรมอบหมายงานให้คนอื่น เป็นวิธีที่ดีในการเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพ ทักษะการจัดการที่สำคัญนี้ ช่วยให้สมาชิกในทีมมีโอกาสพัฒนา ขึ้นอยู่กับชนิดของงานที่มอบหมาย การมอบหมายงานสามารถช่วยสร้างทักษะใหม่ และติดตามความก้าวหน้าตามแผนการพัฒนาอาชีพ

อะไรที่ทำให้คนไม่อยากมอบหมายงาน?

การรู้ว่าจะมอบหมายอะไร อาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะผู้จัดการหน้าใหม่ บางคนลังเลที่จะมอบหมายงานเพราะ:

– กลัวว่าการอธิบายงานจะใช้เวลามากกว่าการทำเอง
– ไม่เข้าใจความสำคัญของงาน
– อยากทำงานที่น่าสนใจด้วยตัวเอง
– รู้สึกผิดที่มอบหมายงานเพิ่มให้คนอื่น
– ไม่แน่ใจว่าใครจะทำได้
– อยากรู้สึกสำคัญต่อทีม

เมื่อไหร่ควรจะมอบหมายงาน?

ไม่มีกรอบตายตัวในการมอบหมายงาน แต่โดยทั่วไป ควรถามตัวเองว่า:

– งานนี้สอดคล้องกับเป้าหมายของสมาชิกคนอื่นในทีมหรือไม่?
– มีใครอีกไหมที่มีข้อมูลและบริบทในการทำงานนี้?
– งานนี้เป็นโอกาสให้คนอื่นได้พัฒนาทักษะหรือไม่?
– งานนี้จะเกิดขึ้นซ้ำในอนาคตหรือไม่?
– ฉันมีเวลาที่จะมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงฝึกฝนคนอื่น ตอบคำถาม และตรวจสอบงานหรือไม่?
– นี่คือสิ่งที่ฉันควรทำงานเอง (เพราะมันสำคัญมาก หรือเป็นเรื่องสำคัญของธุรกิจ)?
– ความล้มเหลวจะส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการหรือไม่?
– เรามีเวลาทำซ้ำงานหากจำเป็นหรือไม่?
คุณไม่จำเป็นต้องตอบ “ใช่” ทุกข้อ ถึงจะมอบหมายงานได้ แต่การถามตัวเองก่อน จะช่วยให้คุณระบุงานที่เหมาะสมกับการมอบหมาย

10 เคล็ดลับ ‘มอบหมายงาน’ ให้มีประสิทธิภาพ

การเรียนรู้ที่จะมอบหมายงาน จะทำให้คุณเป็นผู้จัดการที่ดีขึ้น และทำให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในโปรเจกต์ที่น่าตื่นเต้น ลองใช้ 10 เคล็ดลับนี้เริ่มต้น process มอบหมายงานของคุณ :

1) ระบุงานที่ควรมอบหมาย

ไม่ใช่ทุกงานที่สามารถมอบหมายได้ ประเมินความสำคัญและผลกระทบก่อนตัดสินใจ งานที่เหมาะกับการมอบหมาย ได้แก่:

– งานที่จะเกิดซ้ำในอนาคต
– งานที่สอดคล้องกับความสนใจของสมาชิกในทีม
– งานที่เชื่อมโยงกับเป้าหมายของสมาชิกในทีม

2) ฝึกปล่อยวาง

เริ่มจากมอบหมายงานเล็กๆ ก่อน แล้วค่อยๆ เพิ่มขนาดของงาน ให้เวลาตัวเองและทีมในการปรับตัว

3) ทำความเข้าใจลำดับความสำคัญ

เชื่อมโยงงานกับเป้าหมายของทีมและบริษัท ใช้เครื่องมือจัดการโปรเจกต์เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพรวมของงาน

4) เข้าใจจุดแข็งของทีม

รู้ว่าใครมีทักษะอะไร และอยากพัฒนาด้านไหน ใช้การประชุม 1:1 เพื่อพูดคุยเรื่องนี้

5) ให้บริบทและคำแนะนำ

อธิบายรายละเอียดของงาน เช่น วิธีทำ กำหนดส่ง เอกสารที่เกี่ยวข้อง เครื่องมือที่ต้องใช้ ความสำคัญ เป้าหมาย และผลลัพธ์ที่ต้องการ

6) ลงทุนกับการฝึกอบรม

ถ้าไม่มีใครทำงานนี้ได้ ให้ลงทุนเวลาสอนพวกเขา มองว่าเป็นการลงทุนระยะยาว
ให้ความสำคัญกับการสื่อสารและฟีดแบค

7) เปิดช่องทางให้ทีมถามคำถามได้

นัดประชุมสม่ำเสมอ ให้และรับฟีดแบคเพื่อพัฒนาการมอบหมายงานของคุณ

8) โฟกัสที่ผลลัพธ์

อย่าคาดหวังให้ทีมทำงานเหมือนคุณทุกอย่าง ให้อิสระในการคิดวิธีทำงานของตัวเอง
ไว้ใจแต่ตรวจสอบ

9) ให้พื้นที่ทีมทำงาน

แต่ก็ต้องติดตามความคืบหน้าและช่วยเหลือเมื่อจำเป็น

10) ให้เครดิตเมื่องานเสร็จ

ชื่นชมและให้เครดิตกับคนที่ทำงานสำเร็จ อย่าลืมบอกคนอื่น ๆ ด้วยว่าใครเป็นคนทำงานชิ้นนี้
Source : How to delegate effectively: 10 tips for managers – asana
Skooldio Team
Previous

More in:Business

Comments are closed.