7 เทคนิคเพิ่มความมั่นใจในการนำเสนอ Data

 การนำเสนอที่ดีต้องมี Data ประกอบ

แต่ถ้ามี Dataให้ดูอย่างเดียว ก็ยังไม่ใช่ การนำเสนอที่ดี!

ถ้าอยาก Present ข้อมูลให้คนดูเข้าใจ ไม่ใช่แค่เอาตัวเลขมาแปะ หยิบกราฟมาเติม หรือยกตารางมาใส่ เพราะนั่นเป็นแค่ส่วนหนึ่งของการนำเสนอเท่านั้น

มาดู 7 เทคนิค ที่จะช่วยให้คุณสื่อสารและนำเสนอ Data ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกันดีกว่า

1. คนฟังต้องเห็นกราฟ ตัวเลข คำอธิบาย ชัดเจน

เริ่มต้นด้วยเรื่องใกล้ตัวที่หลายคนมองข้าม คุณต้องคิดเสมอว่า คนฟังจะมองสไลด์ที่เรากำลังนำเสนออยู่ ดังนั้นการ Present แต่ละครั้ง ควรทำกราฟ ตัวเลข หรือคำอธิบายให้ชัดเจน มองเห็นง่าย โดยคำนึงถึงขนาดจอและระยะห่างของผู้ฟังด้วย


2. เน้นย้ำ และเล่าเหตุผล ว่าทำไม Data ถึงสำคัญ

การโชว์ Data อย่างเดียวจะไม่มีประโยชน์เท่าไหร่ ถ้าคุณปล่อยให้ผู้ฟังตีความเอง ดังนั้นคุณต้องช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจ Data ได้ง่ายขึ้น โดยทำให้เห็นว่า Data นี้สำคัญอย่างไร? ช่วยชี้ให้เห็นถึงโอกาสหรือปัญหาอะไรได้บ้าง? เพื่อให้ผู้ฟังสามารถนำ Insights จาก Data ไปใช้ประโยชน์ต่อได้

การเน้นย้ำถึงความสำคัญของ Data จะทำให้ผู้ฟังตื่นเต้นกับสิ่งที่เราเล่า และเข้าใจสิ่งที่เราต้องการสื่อสารมากขึ้นด้วย


3. สื่อสารประเด็นหลัก แค่อันเดียวจาก 1 กราฟ

การนำเสนอโดยพยายามอธิบายทุกอย่างจากกราฟเดียว จะทำให้ผู้ฟังสับสนได้ง่าย เพราะไม่สามารถจับประเด็นหลักๆ จากกราฟนี้ได้เลย

ดังนั้นควรสื่อสารแค่ 1 ประเด็นหลัก ใน 1 กราฟเท่านั้น หากไม่มั่นใจว่ากราฟของเราสื่อสารประเด็นหลักมากเกินไปไหม? ให้ลองถามตัวเองหลังจากทำกราฟว่า “สิ่งสำคัญที่สุดที่เราอยากสื่อสารจากกราฟนี้คืออะไร?” หากได้คำตอบว่ามีหลายประเด็น แนะนำให้แยกกราฟอีกอันเลยดีกว่า


4. ทำกราฟเน้นเรียบง่าย ชัดเจน ครบถ้วน

ผู้ฟังจะเห็นกราฟของเราเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น ดังนั้นควรทำกราฟที่ใช้ภาษาง่ายๆ ระบุข้อมูลและแกนต่างๆ ให้ชัดเจน หากมีข้อความ Label ประกอบในแต่ละแท่งของกราฟ หรือแต่ละชิ้นของกราฟพาย ควรหลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่อ (ถ้าไม่จำเป็น) เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจง่ายและตามทันการนำเสนอ โดยไม่ต้องตีความเยอะ

การที่จะทำให้กราฟเรียบง่าย ชัดเจน ครบถ้วน เราจำเป็นต้องรู้จัก ทิ้ง สิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากกราฟให้น่ามองและสื่อสารง่ายขึ้น


5. แสดง Aha! Zones ในกราฟให้เห็น พร้อมพูด/เขียน

การนำเสนอและแสดงกราฟอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ หากในกราฟมีประเด็นสำคัญที่ต้องการเน้นย้ำเป็นพิเศษ ดังนั้นควรชี้ให้เห็นจุดที่ต้องการสื่อสารจากกราฟ โดยแสดงเป็นข้อความ หรือ Bullet ให้ผู้ฟังสามารถอ่านได้ แบบไม่ต้องตีความเองจากกราฟ

ตัวอย่างกราฟด้านล่างนี้ เมื่อต้องการชี้ให้เห็นว่า Hightlight ของกราฟในแต่ละช่วงเป็นอย่างไร ให้เขียนคำกำกับไว้ด้วย


6. เขียน Slide Title สรุปใจความหลักที่ได้จาก Data

นอกเหนือจากการสื่อสารประเด็นหลักให้เข้าใจใน 1 กราฟแล้ว ควรเขียน Slide Title ของกราฟที่เราเสนอ โดยเขียนให้ระบุเฉพาะเจาะจง เช่น หากเรากำลังทำกราฟเพื่อแสดงผล Awareness ของ Campaign อาจจะเขียน Title ว่า “Campaign Awareness is increasing” เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ที่เราต้องการเสนอกราฟนี้


7. อย่ามองแค่ Data หันไปมองตาคนฟังด้วย

“เรากำลังนำเสนอให้ผู้ฟัง ไม่ได้นำเสนอให้สไลด์ฟัง” ดังนั้นการนำเสนอที่ดีไม่ควรมองแต่สไลด์อย่างเดียว แต่ควรหันไปสบตากับผู้ฟังด้วย เพื่อสังเกตท่าทางว่ามีข้อสงสัยในประเด็นที่เรากำลังนำเสนอหรือไม่ กำลังเริ่มเบื่อหรือเปล่า จะได้ปรับวิธีนำเสนอให้น่าสนใจมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ฟังรู้สึกว่า เราเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือมากขึ้นอีกด้วย


ข้อมูลอ้างอิง

และถ้าหากใครต้องการเรียนรู้แบบเจาะลึก ตั้งแต่การออกแบบ การสื่อสาร ไปจนถึงการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบ Infographics แบบลงมือทำจริง 1 วันเต็ม พบกันได้ในเวิร์คชอป Communicating with Infographics