By ปัญหางานล้นมือนั้นเรียกได้ว่าเป็นเรื่องที่อยู่คู่กับคนทำงานมาอย่างยาวนาน ซึ่งหากสะสมทิ้งไว้ไม่แก้ไข ก็อาจก่อให้เกิดทั้งความรู้สึกสับสน ไม่มีสมาธิทำงาน พลาดเดดไลน์ หรือร้ายแรงสุดคืออาจเครียดจนอยากลาออกได้เลย วันนี้เราจะพาทุกคนมาแก้ปัญหานี้ทีละข้อด้วยหลักการ Work Smart ผสานพลัง Generative AI เพื่อให้เรากู้คืนเวลาและคุณภาพชีวิตกลับคืนมา!
Table of Contents
วิธีที่ 1: ระบายทุกอย่างออกมา (Brain Dump)
สมองของเรามีพื้นที่จำกัด แต่เรามักพยายามจำทุกอย่างไว้ในหัว ทั้งงานราษฎร์ งานหลวง ไอเดียโปรเจกต์ หรือแม้แต่ความกังวลใจ ทำให้เกิดภาวะสมองล้า สับสน และมองไม่เห็นภาพรวม ส่งผลให้เราจัดลำดับความสำคัญไม่ได้ และเกิดความเครียดสะสมโดยไม่รู้ตัว
เราจะใช้เทคนิค Brain Dump ซึ่งก็คือการเททุกอย่างที่อยู่ในหัวออกมาเขียนลงไปให้หมดภายใน 10-15 นาที โดยไม่ต้องห่วงเรื่องความเป็นระเบียบ เพื่อเคลียร์พื้นที่สมองให้โล่งขึ้น
แต่แทนที่จะนั่งจดเอง เราสามารถให้ AI ใช้ฟีเจอร์ Voice-to-Text พูดระบายทุกอย่างที่ต้องทำและกังวลใส่ AI ฟัง แล้วใช้คำสั่ง (Prompt) ว่า “ช่วยฟังแล้วจดเป็น Bullet points รายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do list) ออกมาให้หน่อย โดยแยกหมวดหมู่ให้ชัดเจน” วิธีนี้สามารถช่วยเปลี่ยนความวุ่นวายในหัวให้เป็นรายการที่จับต้องได้ทันที
วิธีที่ 2: จัดลำดับความสำคัญ (Prioritize)
เวลาเราเห็นงานกองโต เรามักไม่รู้จะเริ่มตรงไหน หรือเผลอไปทำงานง่าย ๆ ที่ไม่สำคัญก่อน ทำให้งานสำคัญจริง ๆ ไม่เสร็จตามเวลา แถมยังทำให้เราเสียพลังงานไปกับเรื่องไม่เป็นเรื่องและอาจพลาดโอกาสสำคัญในระยะยาวอีกด้วย
จากปัญหานี้ เราสามารถนำ Framework การจัดการงาน Priority งานที่ชื่อ Eisenhower Matrix มาใช้ช่วยแบ่งประเภทงานได้ โดยเราสามารถแบ่งงานออกเป็น 4 ช่องตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ได้แก่
1. ทำทันที (Do First): งานที่ทั้งเร่งด่วนและสำคัญ ต้องรีบทำเลยเพราะมีผลกระทบสูง (ตัวอย่าง: แก้ปัญหาด่วน, เตรียมงานนำเสนอพรุ่งนี้)
2. กำหนดเวลาทำ (Schedule): งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานพวกนี้ส่งผลต่อเป้าหมายระยะยาว ควรวางแผนและหาเวลาทำ (ตัวอย่าง: วางแผนโปรเจกต์ยาว ๆ, พัฒนาทักษะ)
3. มอบหมายให้คนอื่น (Delegate): งานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญสำหรับเรา ถ้าเป็นไปได้ ควรให้คนอื่นทำแทน (ตัวอย่าง: ตอบอีเมลทั่วไป, จัดการเอกสารบางอย่าง)
4. กำจัดทิ้ง (Delete): งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญเลย งานพวกนี้ไม่สร้างคุณค่าอะไร ควรตัดออกไป (ตัวอย่าง: กิจกรรมที่ทำให้เสียสมาธิ, ประชุมไม่จำเป็น)
ซึ่งหากเรายังลังเล ให้ Copy รายการงานจากขั้นที่ 1 ส่งให้ AI แล้วสั่งว่า “จากรายการข้างบน ช่วยวิเคราะห์และจัดลงตาราง Eisenhower Matrix ให้หน่อย พร้อมอธิบายเหตุผลว่าทำไมงานไหนควรทำก่อน-หลัง หรืออันไหนควรตัดทิ้ง พร้อมบอกเหตุผล” AI จะช่วยวิเคราะห์เนื้องานและช่วยให้เราตัดสินใจได้เฉียบขาดขึ้น
วิธีที่ 3: ย่อยงานใหญ่ให้เป็นงานเล็ก (Break Down Tasks)
เวลาเจองานใหญ่หรือโปรเจกต์ซับซ้อน เรามักจะรู้สึกกลัวและท้อเพราะไม่รู้จะเริ่มจับต้นชนปลายอย่างไร ความรู้สึกหนักใจนี้มักนำไปสู่การผัดวันประกันพรุ่ง เพราะงานดูใหญ่เกินกว่าจะลงมือทำ
ทางแก้คือการ Decompose หรือแตกงานใหญ่ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ย่อย ๆ จนถึงระดับที่สามารถลงมือทำได้ทันที (Actionable Tasks) เพื่อให้เห็นความก้าวหน้าทีละนิด
โดยเราสามารถบอกโจทย์งานใหญ่ให้ AI รู้ เช่น “ต้องทำสไลด์สรุปผลประกอบการรายปี” แล้วสั่งว่า “ช่วยแตกงานนี้ออกมาเป็น Checklist ย่อย ๆ ทีละขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มหาข้อมูลจนถึงทำเสร็จ ให้หน่อย ขอแบบที่ทำตามได้เลย” AI จะทำหน้าที่เป็นเหมือน Project Planner ช่วยแตกงานให้เราเห็นบันไดทีละขั้น
วิธีที่ 4: วางแผนและจัดตารางการทำงานรายวัน
การทำงานแบบไม่มีแผน คอยแก้ปัญหาเฉพาะหน้าไปวัน ๆ นั้นทำให้ต้องเสียพลังงานสมองในการตัดสินใจ ตลอดเวลาว่าจะทำอะไรต่อ ดังนั้นเวลาที่มีอะไรมารบกวนเวลาเราทำงาน ผลที่ตามมาคือเราจะหลุดโฟกัสง่าย ถูกแทรกแซงด้วยงานด่วน และหมดวันโดยที่งานสำคัญไม่ขยับ
ดังนั้นเราสามารถใช้เทคนิค Time Blocking หรือการกันช่วงเวลาในปฏิทินไว้อย่างชัดเจนว่าเวลาไหนจะทำอะไร (เช่น 9:00-11:00 ทำโปรเจกต์ A) วิธีนี้เปรียบเสมือนการนัดหมายประชุมกับตัวเองเพื่อปกป้องเวลาอันมีค่า
เราสามารถให้ AI ช่วยด้วยการป้อนข้อมูลงานที่ต้องทำและเวลาที่มีว่างให้ AI แล้วสั่งว่า
“เรามีงานต้องทำดังนี้ [List งาน] และมีเวลาว่าง 9 โมงถึง 5 โมงเย็น ช่วยจัดตาราง Time Blocking ให้หน่อย โดยจัดงานที่ต้องใช้สมาธิไว้ช่วงเช้า และเผื่อเวลาพักเบรกด้วย”
AI จะช่วยจัดสรรตารางที่สมดุล ลดภาระการวางแผนในตอนเช้าไปได้เยอะมากเลยล่ะ
วิธีที่ 5: ลงมือทำงานอย่างมีสมาธิ (Focus)
สภาพแวดล้อมที่เต็มไปด้วยสิ่งรบกวนทำให้เรารักษาโฟกัสได้ยาก ส่งผลให้งานเสร็จช้าลงและคุณภาพงานลดลง เพราะขาดช่วงเวลาที่ได้จดจ่อจริง ๆ
นอกจากการจัดสภาพแวดล้อมทางกายภาพแล้ว เราต้องสร้าง Flow State ในการทำงานด้วย เพราะการมีสมาธิจดจ่อกับสิ่งที่อยู่ตรงหน้าคือกุญแจสำคัญในการสร้างงานที่มีคุณภาพนั่นเอง
เราสามารถให้ AI มาช่วยลดเวลาในงานตื้น ๆ (Shallow Work) เพื่อให้เรามีพลังสมองเหลือไปโฟกัสงานลึก ๆ (Deep Work) เช่น เมื่อต้องหาข้อมูลหรือสรุปเอกสารยาว ๆ แทนที่จะอ่านเองทั้งหมด ให้เราถาม AI เพื่อสรุปประเด็นสำคัญ หรือให้ AI ช่วยร่างโครงร่างงานเขียน เพื่อลดอาการสมองตัน จะได้กลับมาโฟกัสที่เนื้องานหลักต่อได้ทันที
วิธีที่ 6: กระจายงาน (Delegate)
หลายคนติดกับดักความเชื่อที่ว่าทำเองเร็วกว่า หรือไม่กล้าไหว้วานคนอื่น ทำให้งานมากองอยู่ที่เราคนเดียว จนเกิดภาวะคอขวด การแบกทุกอย่างไว้คนเดียวจะนำไปสู่ภาวะ Burnout และทำให้ทีมไม่ได้พัฒนาทักษะ
หลักการสำคัญที่จะแก้ไขปัญหานี้ได้คือการกระจายงาน หรือ Delegation ซึ่งการกระจายงานไม่ใช่การโยนงาน แต่คือการมองหาคนที่เหมาะสมมาช่วยกระจายงานจากเรา โดยเราต้องให้ข้อมูลชัดเจนกับคนที่เรากระจายงานให้ และติดตามผลหลังจากงานนั้นด้วย
ถ้าหากไม่มีลูกน้อง เราสามารถให้ AI เป็นทีมงานหรือผู้ช่วยส่วนตัว โดยเฉพาะงานประเภทเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (ประเภทที่ 3 ของ Eisenhower Matrix) เช่น งานรูทีนซ้ำ ๆ การจัดฟอร์แมตเอกสาร การร่างอีเมล หรือการแปลภาษา ลองมอบหมายให้ AI ทำดูก่อน หาก AI ทำได้ดีก็เท่ากับเราได้กระจายงานออกไปแล้ว
ขั้นที่ 7: รักษากำลังใจ (Maintain Motivation)
การมุ่งหน้าทำแต่งานโดยไม่เคยหยุดทบทวน มักทำให้เราเห็นแต่สิ่งที่ยังไม่เสร็จ จนรู้สึกกดดันและมองไม่เห็นความก้าวหน้า สุดท้ายอาจจะหมดไฟและล้มเลิกไปกลางทาง
เราสามารถแก้ไขได้ด้วยการหมั่นทบทวนความสำเร็จผ่าน Weekly Review และฉลอง Small Wins เพื่อสร้างแรงจูงใจให้ตัวเองอยากทำต่อไป
ในแต่ละสัปดาห์ ลองบอกสิ่งที่เราทำสำเร็จไปให้ AI ฟัง แล้วให้ AI ช่วยทำ Weekly Recap สรุปผลงานที่เราทำได้ใน Week นี้ออกมา หรือเขียนคำชมเชยเพื่อ Reflect ตัวเอง การเห็นรายการความสำเร็จที่ AI รวบรวมให้อาจช่วยเติมไฟและทำให้เห็นว่าเราก้าวหน้าไปมากแค่ไหน
การนำเทคนิคทั้ง 7 ข้อนี้ไปปรับใช้ ไม่จำเป็นต้องกดดันตัวเองให้สมบูรณ์แบบตั้งแต่วันแรก แต่หัวใจสำคัญคือการเริ่มต้นทีละเล็กละน้อยอย่างสม่ำเสมอ โดยให้ AI เป็นผู้ช่วยที่เข้ามาอยู่ข้างกายในแต่ละขั้นตอน
จากเดิมที่เคยรู้สึกเหมือนจมอยู่ใต้กองงานที่ถมทับจนมองไม่เห็นทางออก เราก็จะค่อย ๆ กลับมายืนหยัดและควบคุมสถานการณ์ตรงหน้าได้อย่างมั่นคงอีกครั้ง
อยากจัดการงานให้มีประสิทธภาพมากขึ้นและเห็นผลได้จริง Skooldio ขอแนะนำ Workshop นี้เลย! Maximizing Business Productivity with Generative AI
