คู่มือเลือกงานที่ใช่ สร้าง AI Automation ให้เหมาะกับธุรกิจ

ในยุคที่ AI เก่งขึ้นทุกวัน จากแค่ถามตอบคำถามทั่วไป จนสามารถเขียนอีเมล สรุปบทความได้ เสมือนผู้ช่วยส่วนตัวคนหนึ่ง และก้าวเข้ามามีบทบาททางธุรกิจขึ้นไปอีก ด้วยการทำระบบ Automation โดยเอาความสามารถของ AI มาเป็นสมองในการทำงาน เช่น การกรอกเอกสารบัญชีเข้าระบบ การตอบคำถามลูกค้าด้วย AI Chatbot หรือการแบ่งประเภทอีเมลได้อย่างอัตโนมัติ

สิ่งนี้คือ “AI Automation” ซึ่งเข้ามาช่วยลดงานซ้ำ ๆ และงาน Routine ที่ต้องทำเป็นประจำให้กับธุรกิจได้ แต่คำถามที่ต้องตอบให้ได้ก่อนใช้งาน คือ AI Automation แบบไหนที่เหมาะกับธุรกิจของเรา? วันนี้เราเลยมีวิธีเลือกงานที่ใช่มาฝากทุกคนกัน

รู้จักกับ AI Automation ให้มากขึ้น

AI Automation คือ การผสมผสานระหว่าง AI กับระบบอัตโนมัติ (Automation) เช่น Robotic Process Automation (RPA) ที่เป็นระบบสำหรับใช้ทำงานซ้ำ ๆ ไม่ต้องใช้ความคิดมาก อย่างการอ่านและป้อนข้อมูลจากเอกสาร การคัดลอกข้อมูล หรือการถามตอบคำถามง่าย ๆ

การที่มี AI เข้ามาในระบบ Automation ทำให้ระบบอัตโนมัติมีความสามารถมากขึ้น ยืดหยุ่นกว่าเดิม และสามารถตัดสินใจเองได้ ให้เห็นภาพง่าย ๆ คือ จากเดิมที่เวลาจะกรอกเอกสาร ตัว RPA จะอ่านจากตำแหน่งเดิม ถ้า Layout เปลี่ยนไป สคริปต์ที่ทำมาก็จะพัง และต้องแก้ใหม่ทั้งหมด

แต่ใน AI Automation ตัว AI สามารถทำความเข้าใจ Layout ที่แตกต่างกันได้ และดึงข้อมูลสำคัญจากเอกสารที่มีหลายรูปแบบได้อัตโนมัติ โดยที่เราไม่ต้องมานั่งแก้สคริปต์ที่ทำมาอยู่เรื่อย ๆ

ทำไมธุรกิจควรใช้ AI Automation มาช่วยงาน?

AI Automation มีความยืดหยุ่นมากกว่า Automation ทั่วไป ทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น จากรายงานของ Deloitte ระบุว่า 58% ของผู้บริหารที่สำรวจมาได้เริ่มใช้ Intelligent Automation ในธุรกิจแล้ว โดยเทคโนโลยีนี้มีประโยชน์กับธุรกิจอย่างมาก เช่น

เพิ่ม Productivity

การที่ AI สามารถเข้าใจ และวิเคราะห์ข้อมูลได้หลายรูปแบบ ทั้งข้อความ เสียง และรูปภาพแบบ real time ทำให้การทำงาน Routine ที่ใช้เวลาทำหลายชั่วโมง สามารถเสร็จได้ในเวลาไม่กี่นาที ธุรกิจจึงทำงานได้มากขึ้น ในเวลาที่น้อยลง

ช่วยลดค่าใช้จ่าย

เมื่อใช้คนทำงาน Routine น้อยลง ต้นทุนค่าแรงก็ลดลงตามไปด้วย จากรายงานของ Deloitte ระบุว่าองค์กรที่ใช้ Intelligent Automation ในการขยายธุรกิจสามารถลดค่าใช้ได้เฉลี่ย 27% นับตั้งแต่วันที่เริ่มใช้งาน 

ลดข้อผิดพลาด

แน่นอนว่าในการทำงาน แม้ว่าจะมีระบบและกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน ก็อาจเกิด Human Error ได้ แต่การใช้ AI Automation ทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลแม่นยำมากขึ้น มีข้อผิดพลาดน้อยลง เช่น การกรอกข้อมูลเข้าระบบ ถ้าใช้คนทำเอง อาจพิมพ์ข้อมูลผิดพลาดหรือตกหล่นได้ แต่ปัญหานี้จะเกิดขึ้นน้อยลงด้วยการใช้ AI Automation

สร้างโอกาสใหม่ ๆ ในการทำธุรกิจ

ด้วย AI Automation ทำให้การทำงานในธุรกิจรวดเร็วมากยิ่งขึ้น พนักงานจึงมีเวลาในการทำงานที่สำคัญอย่างการวางแผนเพื่อขยายธุรกิจ คิดค้นนวัตกรรมใหม่ ๆ และเปิดช่องว่างให้ธุรกิจสร้างโอกาสในการทำธุรกิจมากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างบริษัทที่ใช้ AI Automation มาลดเวลาทำงานได้จริง

Omega Healthcare Management Services บริษัทที่ดูแลกระบวนการด้านการเงินให้กับองค์กรทางการแพทย์ มี Transactions กว่า 250 ล้านรายการต่อปี ทำให้ต้องใช้พนักงานกว่า 30,000 คนในการจัดการ Transactions เหล่านี้ แต่ด้วยการใช้ AI ควบคู่กับ Automation ทำให้บริษัทลดเวลาที่พนักงานใช้ทำงานเอกสารลงไปได้ถึง 40%

ช่วงเริ่มต้น บริษัทได้ตั้งทีมที่มี Developer, Business Analyst และ Data Scientist เพื่อวิเคราะห์กระบวนการทำงานของธุรกิจ และมองหาจุดที่เป็นปัญหา จนเจองานที่ต้องทำเป็นประจำ และใช้เวลาทำนาน เช่น การออกบิล หรือการจัดการเอกสารระหว่างบริษัทประกัน

ดังนั้น บริษัทจึงใช้ AI ดึงข้อมูลจากเอกสารที่มี และกรอกลงในเอกสารที่ต้องการแบบอัตโนมัติ เช่น เมื่อต้องกรอกข้อมูลแบบฟอร์มยื่นเคลมประกัน AI จะดึงข้อมูลลูกค้าจากเวชระเบียน และกรอกข้อมูลให้แบบอัตโนมัติ จากนั้น ค่อยให้พนักงานตรวจว่าการเคลมถูกต้องหรือไม่ มีข้อผิดพลาดหรือเปล่า แล้วจึงดำเนินงานต่อให้ลูกค้า

พูดง่าย ๆ คือ ให้ AI จัดการงานเอกสารที่ต้องทำเป็นประจำ และใช้ทำเวลานานแทน เพื่อให้คนมีเวลาไปทำงานที่ต้องตัดสินใจได้มากขึ้น

หลังจากลงทุนใช้ AI Automation แล้ว Omega Healthcare ได้ทดสอบผลลัพธ์ โดยเทียบเวลาที่พนักงานใช้ทำงานเอกสารก่อน และหลังการใช้งาน AI Automation พบว่า บริษัทสามารถลด Processing Turnaround Time หรือระยะเวลาทั้งหมดที่ตั้งแต่ต้นจนจบ Process ไป 50% และลดเวลาที่พนักงานใช้ทำงานเอกสารลงไปได้ถึง 40%

ธุรกิจจะมี AI Automation ที่เหมาะสมได้ยังไง?

แม้ว่า AI Automation จะสร้าง Impact ให้กับธุรกิจได้มาก แต่ไม่ได้หมายความว่า การเอาเทคโนโลยีนี้มาใช้จะประสบความสำเร็จกันทุกคน เพราะแต่ละธุรกิจมีความต้องการ วิธีการดำเนินงาน และกระบวนการทำงานที่แตกต่างกัน ดังนั้น การใช้ AI Automation ที่เหมาะสมกับธุรกิจตัวเองจึงเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อให้เราลงทุนและได้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่า สามารถทำได้โดยเริ่มต้นจาก

1. เข้าใจงานต่าง ๆ ในธุรกิจของตัวเอง

ขั้นตอนแรก เราต้องระบุให้ได้ก่อนว่าธุรกิจของเรามีงานอะไรบ้าง และในงานนั้นมีกระบวนการทำงานอย่างไร มีปัญหาที่ส่วนไหน เช่น ฝ่ายบัญชี มีหน้าที่บันทึกรายการ สรุปยอดบัญชีทุกสิ้นเดือน ทำเอกสารส่งให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น เพื่อจะแก้ปัญหาและนำ AI Automation เข้ามาใช้แก้ปัญหาในธุรกิจได้อย่างตรงจุด

การหากระบวนการทำงานของแต่ละงาน เราสามารถใช้ Process Mapping เพื่อสร้างแผนภาพ (Flowchart) ที่แสดงลำดับขั้นตอนของงาน (Workflow) ในกระบวนการทำงานออกมาเป็นภาพได้

จาก Flowchart เราจะเห็นงานแต่ละขั้นตอนได้ชัดเจน ว่ามีงานส่วนไหนที่ควรปรับปรุง ส่วนใหญ่มักเป็นงานที่มีปัญหาคอขวด (Bottleneck) คือ ใช้เวลาทำนาน แม้ว่าขั้นตอนอื่นจะทำเสร็จเร็วขนาดไหน ก็จะถูกจำกัดด้วยงานนี้ ส่งผลให้งานทั้งกระบวนการช้าลง

2. เลือกงานที่เหมาะสมมาทำ AI Automation

การเลือกทางแก้ปัญหาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ เราจึงมี Checklist มาช่วยในการตรวจสอบว่า ลักษณะงานที่เราอยากเอา AI Automation เข้ามาใช้เหมาะสมแล้วหรือยัง

• งานนี้เป็นงานที่ต้องทำซ้ำเป็นประจำ

เป็นงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ใช้เวลาในการทำนาน แต่ไม่ได้ให้ผลลัพธ์ทางธุรกิจชัดเจน เช่น การเช็ค Email ทุกเช้า นั่งไล่อ่านทีละฉบับ เพื่อติด Tag ว่า Email นี้เป็นเรื่องอะไร 

• งานนี้เป็นงานที่ไม่ซับซ้อน และมีขั้นตอนชัดเจน

เป็นงานที่มีขั้นตอนการทำงานชัดเจน ไม่ต้องใช้การตัดสินใจซับซ้อน ใครก็ทำได้ เช่น การสร้างใบ Invoice มีลำดับชัดเจนว่า หลังลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้อ ต้องสร้างใบ Invoice โดยเอาข้อมูลลูกค้าและรายละเอียดอื่น ๆ เข้าไปกรอกในแบบฟอร์ม และบันทึกออกมาเป็นไฟล์ PDF ก่อนส่งให้ลูกค้า

• งานนี้เป็นงานที่ต้องทำงานกับข้อมูลเยอะ

เป็นงานที่เกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการอ่าน วิเคราะห์ สกัด หรือสรุปข้อมูล เช่น การอ่านรีวิว คอมเมนต์ หรือโพสที่พูดถึงสินค้าบน Facebook เพื่อวิเคราะห์ Sentiment ต้องอ่าน และวิเคราะห์ว่าคนเขียนพูดถึงสินค้าในแง่บวกหรือลบจำนวนมาก ก่อนสรุปส่งให้ทีมที่เกี่ยวข้อง 

• งานนี้เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับหลายระบบ

เป็นงานที่ต้องเคลื่อนย้ายข้อมูลไปมาระหว่างหลายระบบหรือแพลตฟอร์ม เช่น Google Drive, Google Sheets, Line เป็นต้น เช่น การติดตาม และแจ้งเตือนการ Training ต้องทำงานไปมาระหว่างหลายแพลตฟอร์ม ทั้งตรวจสอบสถานะการ Training บนระบบ อัปเดตสถานะของพนักงานบน Google Sheets และส่งแจ้งเตือนรายคนผ่าน Email

ถ้างานที่มีปัญหาเข้าข่ายใน Checklist นี้ทั้งหมดทุกข้อ ก็ได้เวลาเปลี่ยนมาใช้ระบบ AI Automation ให้ธุรกิจประหยัดเวลาทำงาน ลดข้อผิดพลาดจาก Human Error แล้ว

หากยังไม่เห็นภาพการใช้งาน เรามีตัวอย่างการนำ AI Automation มาใช้ช่วยงานในแต่ฝ่ายของธุรกิจมาแจกด้วย

ตัวอย่างการใช้ AI Automation ในธุรกิจ

ช่วยทีม Human Resource คัดกรองใบสมัครและประเมินผลงานประจำปี

ปัญหา : มีใบสมัครเข้ามาจากหลายช่องทาง เช่น Email, LINE, Website ทำให้ทีม HR ต้องดูแลตรวจสอบใบสมัครใหม่ ๆ จากหลายช่องทางในแต่ละวัน ซึ่งมีโอกาสทำใบสมัครตกหล่นและเสีย Talent ที่เหมาะกับธุรกิจได้

การเอา AI Automation เข้ามาใช้จะช่วยลดเวลาในการติดตามใบสมัคร และป้องกันไม่ให้มีใบสมัครตกหล่นไป ยิ่งผสมการใช้ AI จะช่วยลดเวลาในการประเมินใบสมัครได้ ด้วยระบบคัดกรองใบสมัคร

เริ่มทำงานเมื่อได้รับข้อมูลใบสมัครเข้ามาในแต่ละช่องทาง → ระบบดึงข้อมูลที่จำเป็นมาจัดเก็บใน Format เดียวกัน → ให้ AI ประเมินใบสมัครเบื้องต้นตามเกณฑ์ที่กำหนด พร้อมแจ้งเตือนผ่าน Email ให้ทีม HR เข้ามาตรวจสอบต่อ

ด้าน Skooldio มีการใช้ AI Automation เพื่อช่วยงานของทีม Human Resource เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น

Skooldio Video Interview เครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรคัดกรองผู้สมัครได้เร็วขึ้น เห็นศักยภาพของผู้สมัครก่อนสัมภาษณ์จริง โดยให้ผู้สัมภาษณ์เข้ามาทำ Video Interview จากนั้น AI จะวิเคราะห์คำตอบและไฮไลท์ ‘key responses’ ตามคุณสมบัติขององค์กร

นอกจากนี้ ยังใช้ในการประเมินผลงานประจำปีให้ง่ายขึ้น ด้วยเครื่องมือ Skooldio 360 Feedback เปิดพื้นที่เราและเพื่อนร่วมงาน Feedback สิ่งที่ทำมาตลอดทั้งปี โดยใช้ AI เข้ามาช่วยในการสรุปผล Feedback เป็นประเด็นสำคัญ ช่วยลดเวลาอ่าน Feedback ของหัวหน้า และนำ Insights ไปพัฒนาคนในทีมต่อได้

ช่วยทีม Admin สร้างและส่งใบ Invoices หาลูกค้าแบบอัตโนมัติจากคำสั่งซื้อในอีเมล

ปัญหา : ทีม Admin ต้องเสียเวลาเข้ามาตรวจสอบอีเมลการสั่งซื้อจากลูกค้าอยู่เรื่อย ๆ และกรอกข้อมูลลูกค้าสร้างใบ Invoice ทีละใบ ก่อนส่งใบ Invoice ให้ลูกค้า

งานนี้ AI Automation สามารถเข้ามาลดการทำงานแมนนวลซ้ำ ๆ ได้โดยให้ AI อ่านอีเมลเมื่อมีอีเมลเข้ามา และติด Label ตามสิ่งที่ลูกค้าสนใจ → ส่งให้ AI ช่วยแยกข้อมูลลูกค้ากับสินค้าให้ทีมบัญชี พร้อมกรอกใส่ Invoice เพื่อเตรียมส่งแบบอัตโนมัติ → ร่างอีเมลตอบกลับลูกค้าพร้อมแนบ Invoice และแจ้งเตือนให้ทีมยืนยันก่อนกดส่งอีกครั้ง

ช่วยทีมบัญชีอ่านข้อมูลใบเสร็จและกรอกข้อมูลลง Google Sheets อัตโนมัติ

ปัญหา : ทีมบัญชีต้องใช้เวลาเป็นวัน เพื่อกรอกข้อมูลจากใบเสร็จ/ใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะชื่อบริษัท ยอดเงิน เลขภาษีและอื่น ๆ ให้เสร็จก่อนจะไปทำงานในส่วนอื่นต่อได้

ในส่วนงานนี้ สามารถใช้ AI Automation อ่านใบเสร็จแบบอัตโนมัติ ผ่านเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) หรือการแปลงข้อมูลภาพให้กลายเป็นข้อความ แล้วจัดเก็บข้อมูลลง Google Sheets โดยเริ่มจากสั่งระบบให้ดึงไฟล์รูปใบเสร็จใน Google Drive ทีละรูป → ให้ AI อ่านภาพและแปลงเป็นข้อมูลตัวอักษร (OCR) → เลือกเฉพาะข้อมูลสำคัญมาเก็บไว้ใน Google Sheets

นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนที่ AI Automation จะเข้าไปช่วยงานในธุรกิจคุณได้ เพื่อให้คุณและทีมทำงานได้เร็วขึ้น มีเวลาไปโฟกัสงานที่สำคัญกว่าแล้ว

==================

ถ้าคุณอยากเข้าใจและมีระบบ AI Automation ที่ใช่มาช่วยงานในธุรกิจของตัวเอง แต่ไม่รู้จะเริ่มยังไง Skooldio ขอแนะนำ Hybrid Workshop “AI Automation for Business Transformation” 

เรียนสร้างระบบ Automation 6 ประเภท ที่ครอบคลุมงานซ้ำซ้อนในธุรกิจ ให้คุณต่อยอดไปสร้างระบบของคุณเป็น

✅ ปูพื้นฐานการใช้งานเครื่องมือสร้าง AI Automation อย่าง n8n ตั้งแต่ 0

✅ เรียนหลักคิดเลือกและปรับปรุง Process การทำ Automation ในธุรกิจให้เหมาะสม

✅ จับมือพาทำ 6 Automation ผ่าน Use Case จริงเพื่อให้เห็นภาพ 

==================

 

ที่มา :

Automate with Intelligence, Deloitte

What is robotic process automation (RPA)?, IBM

Intelligent automation: How combining RPA and AI can digitally transform your organization, IBM