By ภาวะ “งานล้นมือ” ไม่ใช่เรื่องไกลตัวสำหรับคนทำงานยุคนี้ ความรู้สึกท่วมท้น เครียด หรือหมดพลัง ไม่เพียงแค่ลดประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังส่งผลต่อคุณภาพชีวิตโดยรวมของเราด้วย
ไม่ว่าจะเป็นอาการสับสน ไม่รู้จะเริ่มตรงไหน พลาดเดดไลน์บ่อย ๆ หรือแม้แต่คิดอยากลาออก สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็น สัญญาณเตือน ที่ไม่ควรมองข้าม และหากปล่อยไว้นาน อาการเหล่านี้อาจลามไปถึงทีมและองค์กร เช่น การขาดงานบ่อย หรืออัตราการลาออกที่เพิ่มขึ้น
ภาวะงานล้นมือนั้นเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุทั้งในมุมขององค์กร เช่น การขาดแคลนพนักงาน ระบบการทำงานที่ไม่ตอบโจทย์ หรือปัญหาคอขวดต่าง ๆ ที่ทำให้งานนั้นมากองอยู่ที่ใครคนใดคนหนึ่งมากเกินไป ขณะเดียวกันในระดับบุคคลเองภาวะนี้ก็อาจเกี่ยวข้องกับการจัดการงานที่ยังไม่เป็นระบบ ความไม่ชัดเจนในการจัดลำดับความสำคัญของงาน หรือการรับงานเพิ่มโดยไม่ได้ประเมินภาระงานที่มีอยู่เดิมเป็นต้น
ในบทความนี้ เราได้รวบรวมเครื่องมือและขั้นตอนที่ช่วยให้คุณได้สำรวจ จัดระเบียบและปรับวิธีการจัดการงานของตัวเอง เพื่อให้คุณกลับมาพร้อมรับมือกับงานที่ล้นมือตรงหน้าได้อย่างมีสติ ให้คุณสามารถลองเอาไปปรับใช้ได้ทันที
Table of Contents
ขั้นที่ 1: ระบายทุกอย่างออกมา
เวลาที่รู้สึกว่ามีงานเยอะแยะจนสับสนไปหมด สิ่งแรกที่ช่วยได้มาก ๆ คือเทคนิคที่เรียกว่า Brain Dump หรือก็คือการ เอาทุกอย่างที่อยู่ในหัวออกมา เขียนลงไป ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กงานน้อย โปรเจกต์ใหญ่ ความคิดที่ค้างคา เขียนออกมาให้หมดโดยไม่ต้องจัดลำดับหรือกังวลเรื่องความเป็นระเบียบในขั้นตอนนี้
วิธีง่ายๆ ในการทำ Brain Dump:
- เตรียมอุปกรณ์: จะเป็นกระดาษ ปากกา หรือแอปจดโน้ตก็ได้
- เขียนทุกอย่าง: จดทุกอย่างที่ต้องทำหรือที่กวนใจเกี่ยวกับงาน
- ให้เวลา: ลองใช้เวลาสัก 10-15 นาที หรือจนกว่าจะรู้สึกว่าสมองโล่งขึ้น
การทำแบบนี้จะช่วยให้เราเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดได้ชัดเจนขึ้น เหมือนได้เคลียร์พื้นที่ในสมอง และนี่คือจุดเริ่มต้นที่ดีในการจัดระเบียบและเลือกงานที่สำคัญต่อไป
ขั้นที่ 2: จัดลำดับความสำคัญ
พอเราได้เห็นรายการงานทั้งหมดแล้ว หัวใจสำคัญต่อไปคือการ จัดลำดับความสำคัญ การตัดสินใจว่าอะไรควรทำก่อน อะไรทำทีหลัง หรืออะไรที่ไม่ต้องทำเลย จะช่วยให้เราใช้เวลาและพลังงานได้คุ้มค่าที่สุด ตัวอย่างเครื่องมือที่เราสามารถเอามาช่วยได้ เช่น Eisenhower Matrix
Eisenhower Matrix
จะช่วยให้เราแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่มตามเกณฑ์ ความเร่งด่วน (Urgency) และ ความสำคัญ (Importance) ในตารางทั้ง 4 ช่องจะแบ่งแต่ละช่องเป็น
- ช่องที่ 1: ทำทันที (Do First): งานที่ทั้งเร่งด่วนและสำคัญ ต้องรีบทำเลยเพราะมีผลกระทบสูง (ตัวอย่าง: แก้ปัญหาด่วน, เตรียมงานนำเสนอพรุ่งนี้)
- ช่องที่ 2: กำหนดเวลาทำ (Schedule): งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานพวกนี้ส่งผลต่อเป้าหมายระยะยาว ควรวางแผนและหาเวลาทำ (ตัวอย่าง: วางแผนโปรเจกต์ยาว ๆ, พัฒนาทักษะ)
- ช่องที่ 3: มอบหมายให้คนอื่นทำ (Delegate): งานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญสำหรับเรา ถ้าเป็นไปได้ ควรให้คนอื่นทำแทน (ตัวอย่าง: ตอบอีเมลทั่วไป, จัดการเอกสารบางอย่าง)
- ช่องที่ 4: กำจัดทิ้ง (Delete/Eliminate): งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญเลย งานพวกนี้ไม่สร้างคุณค่าอะไร ควรตัดออกไป (ตัวอย่าง: กิจกรรมที่ทำให้เสียสมาธิ, ประชุมไม่จำเป็น)
Tips: ลองใช้สีช่วยแบ่งกลุ่มงาน หรือจำกัดจำนวนงานในแต่ละช่องเพื่อไม่ให้เยอะเกินไป
ขั้นที่ 3: ย่อยงานใหญ่ให้เป็นงานเล็ก
เวลาเจองานใหญ่ ๆ หรือโปรเจกต์ซับซ้อน ๆ เราอาจจะรู้สึกว่าน่ากลัว ทำให้รู้สึกท้อได้ง่าย ๆ เทคนิค การ แบ่งงานใหญ่ ๆ เหล่านั้นออกเป็นชิ้นเล็กๆ ที่จัดการได้ง่ายขึ้น จะทำให้เราเห็นภาพรวมของงานชัดเจนขึ้น วางแผนง่ายขึ้น และลดความรู้สึกหนักใจ
ลองแบ่งงานเป็นขั้นตอนย่อย ๆ อาจจะแบ่งไปจนถึงขั้นที่เป็น tasks เล็ก ๆ ที่เราสามารถลงมือทำได้ทันที การย่อยงานช่วยให้เราประมาณเวลาและทรัพยากรได้แม่นยำขึ้นด้วยและการทำส่วนเล็ก ๆ ให้สำเร็จไปทีละขั้นจะช่วยสร้างกำลังใจให้เราด้วย
ขั้นที่ 4: วางแผนและจัดตารางการทำงานรายวัน
เมื่อเราจัดลำดับงานและย่อยงานเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำมา วางแผนว่าจะทำอะไรบ้างในแต่ละวัน การมีแผนรายวันที่ชัดเจนช่วยให้เราโฟกัสได้ง่ายขึ้น ลดการตัดสินใจในตอนเช้า และเปลี่ยนจากการทำงานแบบตามสถานการณ์ ไปสู่การทำงานที่มีการวางแผน
Time Blocking
วิธีนี้เป็นการจัดสรรเวลาในปฏิทินของเราสำหรับแต่ละงาน เหมือนแบ่งวันของเราออกเป็นช่อง ๆ ตามเวลาที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น 9:00-10:00 ตอบอีเมล, 10:00-12:00 ทำโปรเจกต์ X วิธีนี้ช่วยให้เราเห็นภาพรวมของทั้งวัน ปกป้องเวลาอันมีค่าของเราเอาไว้สำหรับงานสำคัญ ลดการสลับงานไปมา ที่สำคัญอย่าลืมบล็อกเวลาพักด้วย!
ขั้นที่ 5: ลงมือทำงานอย่างมีสมาธิ
พอมีแผนแล้วเรียบร้อย สิ่งที่สำคัญมาก ๆ คือการ ลงมือทำงานอย่างมีสมาธิ ในสภาพแวดล้อมที่เต็มไปด้วยสิ่งรบกวน การรักษาโฟกัสเป็นเรื่องที่ท้าทายมาก แต่เราต้อง สร้างสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้เราจดจ่อได้ ทั้งพื้นที่ทำงานเองหรือความพร้อมของสภาพจิตใจให้เราพร้อมจดจ่อ มีสมาธิกับงานที่อยู่ตรงหน้า
ขั้นที่ 6: กระจายงาน
เราไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง การ มอบหมายงาน (Delegation) และการ ทำงานร่วมกับทีม (Collaboration) เป็นกลยุทธ์สำคัญเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และยังช่วยพัฒนาทีมด้วย แต่การมอบหมายงานนั้นไม่ใช่การโยนงานทิ้ง หรือ โยนงานทุกอย่างให้คนอื่นทำ เราต้องมาดูว่างานแบบไหนที่ควรมอบหมาย เลือกคนที่ใช่ ให้ข้อมูลและคำแนะนำที่ชัดเจน อย่าลืมติดตามความคืบหน้า ให้ฟีดแบ็ก และ ให้เครดิตเมื่อเขาทำสำเร็จด้วย
ขั้นที่ 7: รักษากำลังใจ
การวางแผนและลงมือทำเป็นเรื่องดี แต่การรักษากำลังใจและแรงจูงใจของเราให้อยู่ได้นาน ๆ ก็สำคัญไม่แพ้กัน การติดตามความคืบหน้าของงานและเห็นความสำเร็จเล็ก ๆ น้อย ๆ จะช่วย สร้างกำลังใจ และทำให้เราอยากลงมือทำมากขึ้น
ทบทวน To-do list หรือรายการ Tasks เป็นประจำ ตั้งเป้าหมายที่วัดผลได้ กำหนดเวลาทบทวนงาน เช่นเราอาจกลับมาทบทวนเป็นรายสัปดาห์ และอย่าลืมฉลองความสำเร็จ ไม่ว่าจะเล็กแค่ไหนก็ตาม
ในบทความนี้เราได้เห็นหลากหลายขั้นตอนและเทคนิคต่าง ๆ ที่จะช่วยให้เราจัดการกับภาระงานที่ล้นมือได้ แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือเราต้องลองเอาเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้เพื่อหาสิ่งที่เหมาะกับตัวเรามากที่สุด เพราะบางอย่างที่เวิร์กสำหรับคนอื่นอาจไม่เวิร์กสำหรับเรา
อย่าเพิ่งท้อถ้าบางวันไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ยอมรับมันแล้วค่อยเริ่มต้นใหม่วันรุ่งขึ้น การนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้ทีละเล็กละน้อยอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้เราเปลี่ยนจากความรู้สึกท่วมท้นในการจัดการงาน มาเป็นคนที่ควบคุมสถานการณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพอใจกับงานของตัวเองมากขึ้น เราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณจัดการกับงานล้นมือได้ดีขึ้นนะ!
ถ้าคุณคือคนที่อยากใช้ AI มาช่วยให้งาน Productive ขั้นสุด! ห้ามพลาด Maximizing Business Productivity with Generative AI
เวิร์กชอปที่จะพาคุณไปเข้าใจ Generative AI อย่างถ่องแท้ สั่งงาน AI ได้ดี และใช้เครื่องมือได้อย่างเหมาะสม เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตัวเองและทีม เก็บเทคนิคการใช้ AI แบบได้ประโยชน์เน้น ๆ เอาไปใช้ได้จริง
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม / สมัครเรียน คลิก Maximizing Business Productivity with Generative AI
