ใช้ OKRs ในองค์กรให้สำเร็จ ด้วยหลักการ ‘FAAST’

แม้องค์ประกอบของการทำ OKRs จะมี Concept ง่ายๆ แค่ 2 เรื่อง นั่นก็คือ Objectives หรือเป้าหมายที่อยากไปให้ถึง และ Key Results ซึ่งเป็นผลลัพธ์หลักที่จะทำให้ Objectives สำเร็จ ซึ่งต้องเป็นผลลัพธ์ที่วัดผลได้ แต่ในการเอา OKRs ไปปรับใช้จริงในองค์กรให้สำเร็จ ยังมีอีกหลายปัจจัยที่หากเราไม่ได้พิจารณาอย่างครอบคลุม ก็อาจทำให้องค์กรใช้ OKRs ได้อย่างไม่เกิดผลสำเร็จนัก

ในบทความนี้ เราได้สรุปหลักการที่สามารถจดจำและนำไปสำรวจการใช้ OKRs ในองค์กรได้อย่างง่ายๆ คือหลักการที่ชื่อว่า ‘FAAST’ ซึ่งประกอบไปด้วย Focus, Align, Agile, Stretch และ Track อันเป็นหัวใจสำคัญในการใช้ OKRs ในองค์กรให้สำเร็จนั่นเอง

Focus

โฟกัสในสิ่งที่เราทำ ไม่ต้องเยอะแต่มุ่งมั่น ทำอะไรที่สำคัญและส่ง Impact ต่อธุรกิจให้มากที่สุด โดยส่วนใหญ่แล้วองค์กรจะมีสัก 3-5 Objectives ก็เพียงพอแล้วในรอบเวลาหนึ่งที่จะสามารถทำให้สามารถโฟกัสในเป้าหมายได้ดี และในแต่ละ Objective ก็ควรมีสัก 3-5 Key Results ถือว่ากำลังดี ซึ่งต้องเป็นเฉพาะสิ่งที่ถือได้ว่าเป็นผลลัพธ์หลักจริงๆ และเป็นจำนวนที่ทำให้เราสามารถโฟกัสได้อย่างเต็มที่เช่นกัน

ส่วนใหญ่แล้วองค์กรจะมีสัก 3-5 Objectives ก็เพียงพอแล้วในรอบเวลาหนึ่ง ที่จะสามารถทำให้สามารถโฟกัสในเป้าหมายได้ดี และในแต่ละ Objective ก็ควรมีสัก 3-5 Key Results ถือว่ากำลังดี

Align

เมื่อมีการทำการ OKRs Cascading หรือการกระจาย OKRs ไปทั่วทั้งองค์กร สิ่งที่สำคัญมากคือการทำให้เกิด Alignment คือการทำให้ OKRs เกิดความเชื่อมโยงและสอดคล้องกันทั้งองค์กร โดย Concept สำคัญในที่นี้คือต้องทำให้เกิด Alignment ทั้งในแกนแนวตั้ง คือจากบนลงล่าง และล่างขึ้นบน (Top-Down & Bottom-Up) และก็มีแกนแนวนอนซึ่งเป็นการทำงานในรูปแบบ Cross Functional Team ต้องทำให้ตั้งแต่ Company’s OKRs, Department / Team OKRs มาจนถึง Individual OKRs มีความสอดคล้องเชื่อมโยงกัน เพื่อขับเคลื่อนให้ทั้งองค์กรไปในทิศทางเดียวกัน และเป็นจากการทำงานซ้ำซ้อนเป็นการทำงานสนับสนุนกันนั่นเอง

ซึ่งการจะเกิด Alignment ได้ อีกส่วนสำคัญคือต้องมีความโปร่งใส (Transparency) เพราะการที่จะทำให้ OKRs ของทั้งองค์กรเชื่อมโยงกันได้ต้องโปร่งใสตั้งแต่ OKRs ของ CEO ของทีมอื่นๆ และของเพื่อนร่วมงาน เห็นว่าแต่ละคนกำลังโฟกัสอะไรอยู่

Agile

ในยุคของ Digital Transformation ที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว หัวใจสำคัญคือการที่เราไม่รู้อีกต่อไปว่าอะไรกันแน่คือสิ่งที่จะตอบโจทย์ลูกค้า ดังนั้นสิ่งสำคัญที่แนวคิดการทำงานในรูปแบบหรือ New Ways of Working อย่าง Agile และ OKRs มีร่วมกันคือ การเรียนรู้และพัฒนาที่รวดเร็ว เช่นการทำ OKRs เป็นรอบช่วงเวลาที่สั้น เช่น 3-4 เดือน แล้วเข้าสู่การรีวิว ทำการประเมินที่มาจากการทำ OKRs Check-in แล้วนำมาสู่การเรียนรู้และพัฒนาในรอบการทำงานที่สั้นและรวดเร็วแบบ Agile นั่นเอง

Stretch

การกล้าที่จะทำเป้าหมายที่ท้าทาย เช่นเป้าหมายแบบ 10x การใช้ OKRs จะสนับสนุนให้ทุกคนในองค์กรกล้าคิด กล้าทำอะไรที่ยากขึ้น

ความยากง่ายของเป้าหมายส่งผลโดยตรงกับ Performance ของคนในองค์กร ถ้าตั้งเป้าหมายง่ายมากก็ไม่เกิดการดึงศักยภาพของคนออกมา เป้าหมายที่ยิ่งยากขึ้นก็จะยิ่งดึงศักยภาพของคนออกมามากขึ้นเรื่อยๆ

สมมติว่าถ้าการทำให้ได้ 5 คือเป้าหมายที่เราทำได้แน่ๆ เราควรจะตั้งเป้าเป็นเท่าไหร่ดี? บางคนอาจจะตั้ง 5 เพราะคิดว่าจะทำได้ 100% แต่ในการตั้งเป้าแบบ OKRs ถ้าเราคิดว่า 5 คือเป้าที่ทำได้แน่ๆ อาจจะควรตั้งที่ 10 เพื่อให้เกิดความท้าทายและพยายามทำให้ได้ใกล้เคียงกับ 10 มากที่สุด ท้ายที่สุดอาจจะทำได้แค่ 8 จาก 10 ซึ่งไม่ถึง 100% แต่ถ้าเทียบกับการตั้งเป้าหมายแบบ 5 ทำได้ 5 กับการตั้งเป้าหมายแบบ 10 ทำได้ 8 เราจะอยากได้พนักงานที่ตั้งเป้าแบบไหนในองค์กร? นี่แหละคือความสำคัญของการตั้งเป้าหมายแบบท้าทาย หรือเป็นเป้าหมายที่ Stretch นั่นเอง

ถ้าเทียบกับการตั้งเป้าหมายแบบ 5 ทำได้ 5 กับการตั้งเป้าหมายแบบ 10 ทำได้ 8 เราจะอยากได้พนักงานที่ตั้งเป้าแบบไหนในองค์กร?

Track

สิ่งสำคัญมากๆ หลังจากที่เราทำการ Setup OKRs แล้ว ก็คือการติดตามผล ต้องทำการ Check-in และรีวิว OKRs ในทุกรอบ เพื่อดูผลลัพธ์และปรับ OKRs เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่องค์กรอยากไปให้ถึงได้อย่างใกล้ชิด และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แล้วต้อง Check-in บ่อยแค่ไหน? คำตอบคือขึ้นอยู่กับบริบทในการทำงานของเรา จะเป็นรายเดือนก็ได้ รายสัปดาห์ก็ได้ แต่ไม่ควรปล่อยให้นานถึงไตรมาสละครั้ง

และการทำ OKRs Check-in จะมี 4 เรื่องสำคัญที่ควรคุยกันในแต่ละครั้ง นั่นคือ 1. ความคืบหน้าของ OKRs เป็นอย่างไร โดยจะดูที่ความคืบหน้าของ Key Results 2. ระดับความมั่นใจที่จะทำให้ Key Results ที่วางไว้ได้สำเร็จลุล่วงเป็นอย่างไร 3. อุปสรรคที่จะทำให้ Key Results ไม่สำเร็จคืออะไรบ้าง เพื่อหาทางแก้ปัญหาร่วมกัน และสุดท้าย 4. คือเราจะริเริ่มสิ่งใหม่ๆ หรือปรับปรุงแก้ไขอะไรบ้างเพื่อให้ Key Results สำเร็จให้ได้

 

หากคุณอยากเรียนรู้เรื่องของ OKRs แบบเจาะลึกและครบจบในที่เดียว ขอแนะนำคอร์ส OKRs: The Complete Guide คอร์สที่จะตอบทุกคำถามที่คุณอยากรู้เกี่ยวกับ OKRs ตั้งแต่หลักทฤษฎีพื้นฐาน และรวม Best Practice จากประสบการณ์ผู้สอนที่ผ่านการทำงานกับองค์กรระดับโลกอย่าง Google มากกว่า 10 ปี ให้คุณสามารถเริ่มต้นปรับใช้ OKRs ในการทำงานได้จริงหลังจากเรียนจบคอร์ส

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม หรือสมัครเรียนได้เลยที่นี่