By งานรูทีน (Routine) กำลังกินเวลาเติบโตขององค์กรคุณอยู่หรือเปล่า? ในทุกๆวัน ทีมคุณต้องเสียเวลากับงานเดิม ๆ ที่ทำวนซ้ำไปมา ตั้งแต่การกรอกฟอร์ม ส่งอีเมล ตอบคำถามซ้ำซาก ที่ไม่ได้สร้างคุณค่า หรือสิ่งใหม่ ๆ ให้กับองค์กรเลย
งานพวกนี้ไม่ผิด แต่ถ้าเรายังต้องเสียแรงทำมันเองอยู่ทุกวัน นั่นแปลว่าเวลา และศักยภาพที่ควรเอาไปโฟกัสกับสิ่งที่ทำให้องค์กรเติบโต กำลังถูกใช้ไปกับงานรูทีนที่ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้
นี่คือจุดที่ Automation เข้ามาช่วย เพราะ Automation ไม่ใช่แค่เทคโนโลยี แต่คือระบบที่จะเข้ามาช่วยจัดการงานซ้ำซากให้หายไปจากตารางงานของคุณ และทำให้ทีมมีเวลาคิดต่อยอดสิ่งอื่นมากขึ้น
บทความนี้จะพาคุณไปรู้จัก Automation แบบเข้าใจง่าย พร้อมตัวอย่างการใช้งานจริง ที่อาจเปลี่ยนวิธีทำงานของทั้งองค์กรไปตลอดกาล
Table of Contents
Automation คืออะไร
เวลาเราพูดถึงคำว่า Automation หลายคนอาจนึกถึงหุ่นยนต์ในโรงงานหรือสายพานผลิตสินค้าในอุตสาหกรรม แต่จริง ๆ แล้ว Automation คือ ระบบที่ช่วยทำงานให้เราโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องลงมือทำเองซ้ำ ๆ ทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ การดึงข้อมูลจากแบบฟอร์ม หรือแม้แต่การอ่านเอกสารแทนเรา สิ่งเหล่านี้คือ Automation ที่ซ่อนอยู่ในการทำงานของหลายองค์กรในทุกวันนี้
และไม่ใช่แค่อุตสาหกรรมเท่านั้นที่ใช้ได้ แต่ทีมเล็ก ๆ ฝ่าย HR ฝ่ายการตลาด หรือแม้แต่ฟรีแลนซ์ ก็สามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นได้เช่นกัน และที่สำคัญ Automation ช่วยลดงานซ้ำซากที่ไม่จำเป็น เพื่อให้ทีมมีเวลาทำสิ่งที่สร้างมูลค่าจริง ๆ ให้กับองค์กร
4 ประเภท Automation ที่ธุรกิจทั่วไปใช้ได้เลย
ถ้าคุณอยากเริ่มใช้ Automation กับทีม หรือองค์กรตัวเอง สิ่งแรกที่ควรรู้คือ ประเภทของ Automation เพราะ Automation มีตั้งแต่ระดับง่าย ๆ ไปจนถึงขั้นที่ใช้ AI ช่วยคิดแทนในบางขั้นตอน
1. Basic Automation
Basic Automation คือจุดเริ่มต้นที่ง่ายที่สุดของการทำงานแบบอัตโนมัติ เหมาะสำหรับงานที่ทำซ้ำเดิมเป็นประจำ โดยไม่ต้องตัดสินใจซับซ้อน ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือการตั้ง Auto-reply บนอีเมล เพื่อให้ตอบกลับลูกค้าอัตโนมัติ หรือการตั้งระบบให้ ย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด เมื่อตรงตามเงื่อนไขบางอย่าง เช่น วัน เวลา หรือชื่อไฟล์
อีกหนึ่งตัวอย่างที่ใช้กันบ่อยคือ การกรอกข้อมูลจากฟอร์มลงใน Google Sheets ซึ่งช่วยลดเวลาการคัดลอก และลดความผิดพลาดจากการกรอกด้วยแรงงานคน
เครื่องมือที่เหมาะกับการเริ่มต้น Basic Automation เช่น Zapier หรือแม้แต่ Google Sheets ที่สามารถตั้งค่า Script ง่าย ๆ ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดที่ซับซ้อน ทำให้ทีมสามารถเริ่มต้นทำ Automation ได้เลย ได้โดยไม่ต้องรอฝ่าย IT หรือพัฒนาระบบใหญ่ ๆ
2. Process Automation
เมื่อกระบวนการทำงานเริ่มมีหลายขั้นตอน การใช้ Manual System อาจไม่ทันต่อความเร็วของธุรกิจ Process Automation จึงเข้ามาช่วยจัดการ Workflow ที่ต้องผ่านหลายจุด หลายคน และหลายระบบ ให้ดำเนินไปได้แบบอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการสั่งซื้อ หากมีการยืนยันออเดอร์ ระบบสามารถตรวจสอบ ตัดสต็อก และส่งข้อมูลไปยังทีมที่เกี่ยวข้องแบบเรียลไทม์ (Real-time) โดยไม่ต้องรอคนกลาง
เครื่องมืออย่าง Power Automate สามารถช่วยให้ทีมสามารถออกแบบ Workflow ได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องเขียนโค้ด เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความแม่นยำ ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน และทำให้การทำงานในทีมไปได้ไวยิ่งขึ้น
3. Integration Automation
หลายองค์กรใช้ระบบหลายตัว เช่น CRM, ERP, Email Platform หรือแอปแชตในการสื่อสารในทีม แต่ปัญหาคือแต่ละระบบไม่คุยกัน และต้องใช้คนเป็นตัวกลางในการโยกย้ายข้อมูลไปมา ซึ่งเปลืองทั้งเวลาและเสี่ยงที่จะผิดพลาด
Integration Automation คือการเชื่อมระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกันให้ทำงานต่อเนื่องแบบอัตโนมัติได้ เช่น เมื่อมีลูกค้าใหม่เข้ามาใน CRM ระบบสามารถสร้าง Contact ในแพลตฟอร์มอีเมลอย่างอัตโนมัติ หรือหากมีคำสั่งซื้อ ระบบสามารถแจ้งเตือนทีมได้เลย โดยไม่ต้องให้พนักงานไปพิมพ์เอง โดยเครื่องมือที่นิยมใช้กัน เช่น Make, Zapier และ n8n ทำให้การเชื่อมต่อระบบเป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยใช้วิธีลากวางแบบ visual ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในการเขียนโค้ด
4. Artificial Intelligence (AI) Automation
AI Automation คือขั้นที่ซับซ้อนที่สุดของระบบอัตโนมัติ เพราะไม่ใช่แค่การทำตามขั้นตอนแบบ RPA หรือ Workflow Automation แต่สามารถเรียนรู้ ตัดสินใจ และปรับตัวตามข้อมูลที่หลากหลายและเปลี่ยนแปลงได้จริง โดยต่างจาก Automation แบบเดิมที่เน้นงานที่มีโครงสร้างชัด เช่น กรอกข้อมูลหรือย้ายไฟล์ AI Automation ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับงานที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น การวิเคราะห์ความรู้สึกของลูกค้าในรีวิว การแนะนำสินค้าแบบเฉพาะบุคคล หรือการอ่านข้อความจาก PDF เครื่องมือที่นิยม ได้แก่ IBM Watson, Salesforce Einstein และ ChatGPT API ซึ่งสามารถฝังในระบบ CRM หรือบริการลูกค้า เพื่อให้ทีมทำงานได้เร็วขึ้นและเข้าใจลูกค้าในมากขึ้นแบบ real-time
ข้อดีของ AI Automationคือ ได้แก่ ความแม่นยำในการตัดสินใจ เข้าใจลูกค้าแบบ hyper-personalization รองรับข้อมูลที่ไม่เป็นแพทเทิร์น และเปิดโอกาสทางธุรกิจใหม่ ๆ อย่างไรก็ตาม AI Automatio ยังมีข้อที่ควรระวังอยู่ เช่น มีต้นทุนเริ่มต้นที่สูงกว่าเมื่อเทียบกับประเภทอื่น และอาจขาดความน่าเชื่อถือได้ได้หากทีมไม่สามารถอธิบายการตัดสินใจของ AI หรือไม่มีหลักฐานซัพพอร์ตที่เพียงพอ อนาคตของ AI Automation กำลังมุ่งสู่การรวม AI + Automation + Human-in-the-loop เข้าด้วยกัน เพื่อให้ระบบสามารถเรียนรู้ ปรับตัว และทำงานร่วมกับมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ใช่การแทนที่มนุษย์ แต่คือการเพิ่มขีดความสามารถให้ทีมทำงานได้มีประสิธิภาพมากขึ้น และสร้างคุณค่าทางธุรกิจได้มากกว่าเดิม
ประโยชน์ของ Automation ที่มากกว่าคำว่าสะดวก
- ลดต้นทุนการจ้างคนเพิ่ม และประหยัดทรัพยากร
Automation ช่วยลดจำนวนคนที่ต้องใช้ในงานซ้ำ ๆ ลดเวลาที่เสียไปกับงานเดิม ๆ และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการทรัพยากร ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่และมีงานที่ซ้ำซากมาก การใช้ระบบอัตโนมัติจะช่วยลดภาระได้อย่างมหาศาล - เพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพในการทำงาน
โดยเฉพาะในงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ บ่อย ๆ และมีขั้นตอนที่ชัดเจน เช่น การกรอกข้อมูล การจัดการคำสั่งซื้อ หรือการส่งเอกสาร ซึ่งหากทำด้วยคนอาจเกิดข้อผิดพลาดหรือใช้เวลานาน Automation สามารถเข้ามาช่วยให้กระบวนการเหล่านี้เร็วขึ้นและแม่นยำขึ้น - คืนเวลาให้ทีมไปโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริง ๆ
เมื่อไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานซ้ำ ๆ ทีมจะมีเวลาคิด วางแผน พัฒนานวัตกรรมใหม่ ๆ หรือแก้ปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้ความเข้าใจของมนุษย์ นี่คือจุดที่ Automation ไม่ได้มาแทนคน แต่ช่วยให้คนมีเวลาทำงานที่มีมูลค่ามากขึ้น และทำให้องค์กรเติบโตได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว
จะเริ่มใช้ Automation ในองค์กร ต้องเริ่มอย่างไร
หลายคนคิดว่า Automation เป็นเรื่องของโรงงานหรือสาย อุตสาหกรรม เท่านั้น แต่จริง ๆ แล้ว ทุกองค์กรไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ก็สามารถเริ่มใช้ ระบบอัตโนมัติ ได้เลย โดยเริ่มจากจุดที่ง่ายที่สุด นั่นคืองานที่ทำซ้ำ ๆ เดิม ๆ ทุกวัน เช่น งานเล็ก ๆ อย่าง ตอบอีเมลใบเสนอราคา ที่มักมีรูปแบบคล้ายกันทุกครั้ง โดยสามารถตั้งระบบให้ตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้ template และการดึงข้อมูลลูกค้าจาก form หรือในทีมขาย ที่ต้องตอบคำถามลูกค้าซ้ำ ๆ ผ่านแชท ก็สามารถใช้ แชทบอท ช่วยตอบอัตโนมัติได้ 24 ชั่วโมง โดยไม่ต้องมีแอดมินมาคอยนั่งเฝ้า
ตัวอย่างการใช้ Automation ในธุรกิจจริง
หนึ่งใน ตัวอย่างในไทย ที่น่าสนใจคือ บริษัท อายิโนะโมะโต๊ะ (ประเทศไทย) ที่เริ่มนำ RPA (Robotic Process Automation) มาใช้ในฝ่ายการเงิน โดยเริ่มจากงานหลังบ้านที่ ซ้ำซาก อย่างการจัดทำรายงาน และการบันทึกข้อมูลในระบบ ERP ผลลัพธ์คือช่วยลดเวลาทำงานของพนักงานได้ถึงหลายพันนาทีต่อเดือน และเพิ่มความแม่นยำในการทำงานอย่างมาก อ่านกรณีศึกษาแบบเต็ม
สิ่งสำคัญคือ คุณไม่ต้องรีบทำให้ทุกอย่างอัตโนมัติในทันที จุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด คือ เลือกงานเล็ก ๆ ที่ทำบ่อย และไม่มีความซับซ้อนมากนัก แล้วใช้เครื่องมือ Automation มาช่วย
เมื่อทีมเริ่มเห็นว่าระบบนี้ทำให้ชีวิตสะดวกขึ้นจริง ๆ พวกเขาจะเปิดรับการเปลี่ยนแปลง และสามารถขยายการใช้งานไปยังส่วนอื่นขององค์กรได้ต่อไป
สุดท้ายนี้ สิ่งที่อยากให้ทุกคนเข้าใจคือ Automation ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อแทนที่มนุษย์
แต่มันถูกสร้างมาเพื่อ เสริมศักยภาพของมนุษย์ Automation สามารถเข้ามาช่วยลดงานที่ซำ้ซากให้กับทีมได้ เปิดโอกาสให้ทีมสามารถวางแผน และโฟกัสกับสิ่งที่มีคุณค่าจริง ๆ กับองค์กร ให้ระบบทำในสิ่งที่ระบบทำได้ดี แล้วให้คนของคุณได้ทำในสิ่งที่คนเท่านั้นที่ทำได้
คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทั้งหมดในวันเดียว แต่แค่เริ่มจากการเช็กง่าย ๆ ว่า งานแบบไหนที่คุณทำซ้ำ ๆ ทุกวัน แล้วค่อย ๆ หาวิธีทำให้มันอัตโนมัติ คุณอาจจะตกใจว่า จริง ๆ แล้วคุณมีเวลามากกว่าที่คิดก็เป็นไปได้ เพราะ สุดท้าย การใช้ Automation ไม่ใช่เรื่องของเทคโนโลยีล้ำสมัย แต่มันคือการเลือกใช้เวลาอย่างฉลาด
พร้อมเริ่มใช้ Automation กับองค์กรของคุณแล้วหรือยัง
AI Automation for Business Transformation เวิร์กชอปที่จะช่วยให้คุณเข้าใจ Automation เพิ่ม และเริ่มต้นลงมือได้ทันที รวมถึงเรียนรู้จากตัวอย่างจริง และออกแบบ Workflow ที่ตอบโจทย์ธุรกิจของคุณเอง อย่ารอให้ระบบทำงานแทนคุณ เริ่มวันนี้ แล้วใช้มันให้ ทำงานเพื่อคุณ แทนดีกว่า เรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่ 👉 https://at.skooldio.com/4lNxcbT
