BusinessData

7 ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo

7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo | Skooldio Blog - 7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo

เชื่อหรือไม่ว่าการจัดระเบียบข้อมูลภายในองค์กรนั้น ต้องเจอปัญหาเดียวกับเจ้าของบ้านที่จัดการของในบ้านตนเอง เพียงแต่ปัญหานั้นใหญ่ และซับซ้อนกว่ากันมาก

ในปัจจุบัน องค์กรเป็นจำนวนมากเก็บข้อมูลที่ไร้ประโยชน์ (Dark Data) ไม่ว่าจะเป็น Web Log, อีเมลเก่า ๆ, หรือข้อมูลลูกค้าที่ out of date และเก็บมาแล้วไม่ได้ใช้ ไว้จำนวนมาก ในขณะที่ข้อมูลเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ หลาย ๆ อย่างก็เริ่มเข้ามาเป็นข้อจำกัด เช่น กฎหมาย PDPA เป็นต้น ทำให้การจัดการข้อมูลเข้ามามีบทบาทสำคัญมากในองค์กรยุคปัจจุบัน

ในบทความนี้ เราจะมาดู 7 ขั้นตอนของนักจัดบ้านชื่อดังอย่าง Marie Kondo ด้วยวิธี Konmari ที่จะทำให้คุณเริ่มจัดการข้อมูลในองค์กรเพื่อนำไปต่อยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo | Skooldio Blog - 7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo
ภาพจาก Netflix

1. เริ่มจากมีความตั้งใจ

ในการจัดระเบียบ ไม่ว่าจะเป็นการจัดอะไรก็ตาม อย่างแรกที่ต้องมีคือ “มีใจที่อยากทำ” การจัดการข้อมูลต่าง ๆ นั้นจะเกิดขึ้นจริงได้ ความอยากที่จะทำ จะต้องเริ่มตั้งแต่ระดับผู้นำองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการสนับสนุนด้านงบประมาณ และทรัพยากรต่าง ๆ

ทีมการจัดการข้อมูล (Information Governance Committee) ที่ประกอบไปด้วย ฝ่ายกฎหมาย (Legal) ฝ่ายกำกับดูแล (Compliance) ฝ่ายบริหารงานเอกสาร (Records Management) ฝ่ายดูแลข้อมูลส่วนบุคคล (Privacy) ฝ่ายดูแลความปลอดภัยข้อมูล (Security) และแผนกที่เกี่ยวกับธุรกิจต่าง ๆ จะเป็นแม่งานสำคัญในการจัดการข้อมูลขององค์กร ที่จะสามารถประสบความสำเร็จได้ในระยะยาว

ในสมัยก่อน การจัดการข้อมูลนั้น อาจจะยังไม่เป็นที่นิยมมากนัก แต่ในยุคที่ข้อมูลเริ่มมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ นั้น ก็ได้มีกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลที่เริ่มบังคับใช่อย่าง พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พุทธศักราช 2562 หรือเป็นที่รู้จักกันในนาม PDPA (อ่านสรุปได้ที่นี่) เข้ามา ทำให้การจัดการข้อมูลนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นมากขึ้น


2. นึกถึงไลฟ์สไตล์ขององค์กรที่อยากให้เป็น

การตั้งเป้าหมายในการจัดการข้อมูลนั้นสำคัญมาก ๆ เช่นกัน เราคงไม่อยากทำอะไรโดยไม่มีเป้าหมายกันใช่มั้ยล่ะ? ไม่ว่าจะเป็นการตั้งเป้าหมาย การวางแผน การดำเนินตามแผน และการวัดผลเป็นระยะ ๆ ก็ตาม สิ่งที่สำคัญอีกอย่างก็คือการตั้งเป้าหมายระยะยาว เพื่อที่แผนจะได้คืบหน้าได้ตลอดเวลา มิเช่นนั้นข้อมูลที่เราจะจัดการจะกลับไปอยู่ในสภาพที่ยุ่งเหยิงแบบเดิมก็เป็นได้ หรือว่าจะเป็นการจัดการข้อมูลแบบอัตโนมัติหลังจากที่ได้ข้อมูลดิบมา เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องมานั่งจัดการกันเองมากนัก


3. โละทิ้งให้เสร็จก่อน

7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo | Skooldio Blog - 7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo
ภาพจาก Netflix

การโละทิ้งก็เป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้กัน การลบข้อมูลที่ถูกจุด ถูกที่ ถือว่าเป็นสิ่งที่สมควรทำไม่แพ้กัน การลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกก่อนท่ีจะนำข้อมูลส่วนที่เหลือขึ้น cloud เป็นอะไรที่ควรทำเป็นอย่างยิ่ง เพราะเราไม่ควรเสียเวลา และงบประมาณไปกับการนำข้อมูลที่ไม่จำเป็น หรือที่เรียกว่า “Junk” ขึ้น cloud เลยแม้แต่น้อย

จากผลสำรวจของ Gartner และ Veritas Global Databerg พบว่ากว่า 85% ของข้อมูลในองค์กรนั้นไม่เป็น Dark Data ก็เป็น ROT (Redundant, Outdated, Trivial) ซึ่งข้อมูลประเภทนี้ ส่วนใหญ่จะถูกพบได้ตั้งแต่การวิเคราะห์ครั้งแรก ๆ

ถึงอย่างนั้นก็ตาม การลบล้างข้อมูลที่ไม่จำเป็นนั้น ก็ต้องทำอย่างเป็นระบบ และต้องคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆ เช่น กฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือนโยบายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง


4. จัดการข้อมูลจากประเภท (Category) ไม่ใช่สถานที่เก็บ (Location)

7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo | Skooldio Blog - 7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo
ภาพจาก Facebook / Marie Kondo

ถ้าเปรียบเทียบระหว่างการจัดของตามประเภท เช่น เสื้อผ้า กับการจัดห้องเฉย ๆ ให้มันเสร็จ ๆ ไปแล้วล่ะก็ การจัดของตามประเภทย่อมง่ายกว่ามาก เวลาที่เราต้องการจะค้นหามัน ข้อมูลในระดับองค์กรก็เช่นกัน การจัดการข้อมูลประเภทเดียวกัน เช่น อีเมล ให้เหมือน ๆ กันทั้งองค์กร ย่อมดีกว่าการจัดอีเมลที่แบ่งฝ่ายต่าง ๆ ซึ่งจะเป็นการยากมากที่จะค้นหา และต่อยอดข้อมูลนั้น ๆ ทั้งฝ่ายตนเองไปฝ่ายอื่น ๆ ก็ดี หรือฝ่ายอื่น ๆ มาฝ่านตนเองก็ดี


5. ทำตามขั้นตอนที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่คุณ Marie Kondo ยกมาก็คือ การจัดการสิ่งของประเภทที่ง่ายที่สุดก่อนเพื่อทการตัดสินใจส่วนอื่น ๆ ต่อ ข้อมูลในองค์กรก็เช่นกัน การจัดการประเภทของข้อมูลที่ง่าย ๆ เช่น อีเมล Instant Message หรือข้อมูล Social Media ต่าง ๆ ก่อน แล้วค่อยไปยังประเภทที่ซับซ้อนมายิ่งขึ้น เช่น Cloud Apps หรือ ข้อมูล ERP เป็นต้น


6. ถามตัวเองว่า “Spark Joy” แล้วหรือยัง?​

7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo | Skooldio Blog - 7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo
ภาพจาก Freepik / jcomp

การนำอารมณ์มาตัดสินการวัดผลของการจัดการข้อมูลนั้น ฟังดูไม่ค่อยสมเหตุสมผลเท่าไหร่นัก นอกเสียจากว่าคุณจะให้ความหมายของคำว่า “Joy” หรือ “ความสุข” ว่า องค์กรคุณมีประสิทธิภาพโดยรวมเพิ่มขึ้นอยากเห็นได้ชัด

ในยุคสมัย Data-Driven การวิเคราะห์ข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญอันกับต้น ๆ แต่ว่า กว่า 73% ของข้อมูลในองค์กรไม่ได้ถูกวิเคราะห์เลย ซึ่งเหตุผลหลัก ๆ ก็คือข้อมูลไม่ได้ถูกจัดการให้เป็นระเบียบนั่นเอง ความจริงแล้วข้อมูลที่ไม่ได้ถูกวิเคราะห์มากที่สุด คือการวิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรที่ถูกสร้างโดย “มนุษย์” เพื่อ “มนุษย์” เช่น อีเมล ซึ่งการทำความสะอาด และจัดการข้อมูลประเภทนี้จะทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และให้ insight ของธุรกิจในด้านบุคคล ซึ่งถือว่าเป็นการ Spark Joy มาก ๆ ในหลาย ๆ องค์กรเลยทีเดียว


7. สเกลไปทั้งองค์กร

หลักการการจัดการของในบ้านของ Marie Kondo นั้นเป็น Framework ที่ดีในการจัดการข้อมูลขององค์กร แต่ว่าทีมที่จัดการข้อมูลต้องพึงระวังถึงความแตกต่างของขนาด และความซับซ้อนต่าง ๆ ในองค์กรของตน ถึงขนาดที่ที่ว่างานง่าย ๆ ก็อาจจะยากกว่าเป็นได้ ดังนั้นการบริหารจัดการข้อมูลควรจะร่วมมือร่วมใจกันทั้งองค์กรเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

แต่ว่าการที่จะจัดการข้อมูลเป็นจำนวนมากนั้น ด้วยแรงของมนุษย์อย่างเดียวเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำได้เลยแม้แต่น้อย การใช้เทคโนโลยี เช่น Data Pipeline เข้ามาช่วยทำงานถือว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก


เวิร์กชอปเข้มข้น 2 วัน รอบสุดท้ายของปี คอร์สแรกในเมืองไทย ที่จะสอนให้คุณสร้าง End-to-End Data Pipeline โดยใช้ Apache Airflow ตั้งแต่อ่านข้อมูล ทำความสะอาด ปรับให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม และอัปโหลดเพื่อนำไปวิเคราะห์ข้อมูลต่อไป

สอนโดยผู้เชี่ยวชาญตัวจริง ดร. กานต์ อุ่ยวิรัช

  • Data Craftsman & Technical Consultant ที่ ODDS
  • Co-Lead of Facebook Developer Circle: Bangkok

ถ้าคุณคือ… 

  • Data Engineer ที่อยากพัฒนาทักษะการจัดการข้อมูลให้ดีขึ้น
  • Data Scientist ที่ไม่รู้ว่าจะดึง และคัดกรองข้อมูลดิบอย่างไรให้ได้ดั่งใจต้องการ
  • Software Engineer/Back-End Developer ที่ต้องการพัฒนาฟังก์ชั่นการเก็บข้อมูลในซอฟต์แวร์
  • ผู้ที่สนใจทำสาย Data และมีทักษะการเขียนโปรแกรม 

และอยากรู้เคล็ดลับการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพแบบผู้เชี่ยวชาญตัวจริง มาเจอกันได้เลย!!

Automating Your Data Pipeline with Apache Airflow | Skooldio Blog - 7  ขั้นตอนจัดระเบียบ Data ในองค์กรให้ต่อยอดง่าย ๆ สไตล์ Marie Kondo

Source: Harvard Business Review

You may also like

blogcover-OKRs Google
Business

ตัวอย่างการเขียน OKRs ที่ทำให้ Google Chrome กลายเป็นเว็บเบราว์เซอร์อันดับหนึ่งของโลก

ตัวอย่างการเขียน OKRs ของ Google Chrome เขียน OKRs อย่างไร ถึงแซง Internet Explorer เป็นเว็บเบราว์เซอร์อันดับหนึ่งของโลกได้? ทุกวันนี้เราใช้เว็บเบราว์เซอร์อะไรอยู่? แน่นอนว่าคนส่วนใหญ่แทบจะตอบได้ทันทีว่าเป็น Google ...
what is okrs blog cover
Business

OKRs คืออะไร ทำไมถึงสำคัญกับโลกธุรกิจทุกวันนี้

หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า OKRs กันมาบ้างในช่วงหลายปีนี้ คนที่ทำงานในองค์กรต่างๆ อาจมีโอกาสได้ลองใช้แนวคิดนี้ในการทำงาน แต่แน่ใจแล้วหรือว่าคุณเข้าใจว่า OKRs คืออะไร มีที่มาอย่างไร แล้วทำไมถึงเป็น Framework ที่องค์กรอย่าง Google และอีกหลายองค์กรชั้นนำในทุกวันนี้ให้ความสำคัญ พร้อมนำไปปรับใช้อย่างแพร่หลาย ...

More in:Business

Business

ทำความรู้จัก Voxel Art งานกราฟิก 3D ยอดฮิตที่สร้างได้ตั้งแต่ Item, Character ยันเมือง

หลายๆ คนอาจจะคุ้นหน้าคุ้นตากับงานภาพสไตล์ Pixel Art หรืองานภาพ Computer Graphic แบบ 8bit ที่ทำให้เรานึกถึงอดีตกันมาบ้างแล้ว (ถ้าใครนึกไม่ออกก็ลองคิดถึงภาพ Arcade Game อย่าง Pac-Man ...
burnout-boreout-brownout Business

Burnout, Boreout, Brownout 3 ภาวะเบื่องานที่คนยุคนี้เผชิญ

ในชีวิตคนทำงานคงปฏิเสธไม่ได้ว่าหลายๆ ครั้งต้องเผชิญกับช่วงที่ตัวเองรู้สึกหมดไฟ (Burnout) ในงานที่ทำอยู่ หรือรู้สึกเบื่อหน่ายกับงานที่มี ไม่ว่าจะเป็นเพราะความเครียดจากงาน สภาแวดล้อม หรือแม้แต่เพื่อนร่วมงานกันเอง จนหลายๆ ครั้งจบลงที่การลาออก เพื่อย้ายไปทำงานที่ใหม่ หรือในอีกกรณีก็อาจตกอยู่ในภาวะซึมเศร้าไปได้เลย Table of ContentsBurnout, ...
PESTEL Skooldio Blog Business

PESTEL คืออะไร มารู้จักเครื่องมือวิเคราะห์แนวโน้มตลาดที่คนเริ่มต้นทำธุรกิจควรรู้

อยากเริ่มต้นทำธุรกิจ หรือออก Product ใหม่แต่ไม่รู้ว่าต้องคิดถึงอะไรบ้าง? มาทำความรู้จักกับ PESTEL Framework ‘เครื่องมือวิเคราะห์แนวโน้มตลาด’ กันดีกว่า Table of ContentsPESTEL คืออะไร?PESTEL ย่อมาจากอะไร?P หรือ ...

Comments are closed.