เทคนิคไม่ลับของคนเรียน MIT กับวิธีการเลือกข้อมูลมานำเสนอให้ตรงจุดกับสิ่งที่คนฟังสนใจ ช่วยสร้าง Data Storytelling ที่ดีเวลาทำ Presentation

ถ้าหากคุณคือคนหนึ่งที่ต้องทำสไลด์นำเสนอที่มีข้อมูลจำนวนมาก แต่ยังไม่รู้ว่าควรเลือกข้อมูลไหนมานำเสนอเพื่อให้ตรงจุดกับสิ่งที่คนฟังน่าจะสนใจ วันนี้เราเอา Framework หนึ่งจาก MIT โดยคุณ Miro Kazakoff อย่าง The Audience Confusion Matrix มาปรับใช้ ไปลองดูกันเลย

Table of Contents

The Audience Confusion Matrix Framework

The Audience Confusion Matrix Framework

Adapted from Persuading with Data (Kazakoff, Miro)

เทคนิคออกแบบการนำเสนอ ข้อมูล x ความคาดหวัง

แต่เดิมนั้น Audience Confusion Matrix จะใช้ในการออกแบบสไตล์ในการนำเสนอเมื่อผู้ฟังกับผู้นำเสนออาจมีความเข้าใจในสิ่งที่เล่าไม่เท่ากัน แต่ในครั้งนี้เราลองปรับเป็นสิ่งที่ Data บอก กับสิ่งที่คนฟังคาดหวังไว้แทน โดยจะแบ่งเป็น 4 ช่องคือ

1. No Conflict ข้อมูลไม่เปลี่ยน และไม่ได้คาดหวัง

ตัดออกจากสไลด์ได้ ! ถ้าหากคนฟังคิดว่าจะไม่เกิดความเปลี่ยนแปลงอะไรและข้อมูลก็ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงจริง เช่น

สินค้าชิ้นหนึ่งขายได้ยอดขายเท่าเดิมมาตลอดหลายเดือน ทุกคนมองว่ายอดขายเดือนหน้าก็จะเท่าเดิมเพราะไม่ได้ทำอะไรเพิ่ม เมื่อจบเดือนพบว่าข้อมูลก็ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงจริง ๆ สิ่งนี้ไม่มี Conflict อะไรเลย เราอาจเลือกที่จะตัดออกจากการนำเสนอได้ แล้วอาจทำแค่สรุปบน Dashboard แบบไว ๆ แทน

2. What did you miss? ข้อมูลไม่เปลี่ยน แต่คาดหวังการเปลี่ยนแปลง

ควรใส่ในสไลด์ ! เมื่อคนฟังหวังจะได้ยินว่ามีการเปลี่ยนแปลง แต่ข้อมูลกลับบอกว่าไม่มีอะไรเปลี่ยนไป เช่น

ถ้าหากคุณทำ Marketing Campaign บางอย่าง แล้วคาดหวังว่าจะต้องมียอดขายเพิ่มขึ้น แต่ข้อมูลกลับบอกว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลง เรื่องนี้ควรถูกหยิบมานำเสนอ เพราะคนฟังอาจอยากรู้ Insights ว่าทำไมถึงไม่เกิดการเปลี่ยนแปลงเลย และต้องการคำตอบสำหรับปัญหาเหล่านั้นว่าพวกเขาพลาดตรงส่วนไหน

3. What happened? ข้อมูลเปลี่ยนแปลง แบบไม่ได้คาดหวัง

ควรใส่ในสไลด์ !

อยู่ดี ๆ สินค้าที่เคยขายดีมาก่อนกลับขายไม่ออกเลย สิ่งแรกที่หัวหน้าคุณอาจถามหาคือเกิดอะไรขึ้น นี้เป็นตัวอย่างที่ดี ที่คุณควรหยิบข้อมูลนี้มาพูดคุยในสไลด์นำเสนอ โดยเน้นแสดงให้เห็นว่าเกิดอะไรขึ้นบ้างในช่วงเวลานั้น ๆ สถานการณ์อะไรที่ทำให้อยู่ดี ๆ ยอดขายของคุณก็หายไป

4. What do we do now? ข้อมูล และความคาดหวังเปลี่ยนแปลง

ได้เวลามาโฟกัสกับก้าวต่อไป!

เมื่อข้อมูลและความความหวังของคนฟังเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางเดียวกัน เช่น ทุกคนในทีมมีความคาดหวังว่าใน Q3 นี้ยอดขายจะเพิ่มขึ้นเพราะเพิ่งปล่อยสินค้าใหม่ออกมา และเมื่อยอดขายของ Q3 เพิ่มขึ้นจริง ๆ ก็เป็นการยืนยันว่าข้อมูลและความคาดหวังของผู้ฟังเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางเดียวกัน

ดังนั้นจึงไม่จำเป็นจะต้องเน้นหรือใช้เวลามากมายในการอธิบายข้อมูลหรือผลลัพธ์ที่ออกมา แต่สิ่งที่คุณควรทำคือการหารือพูดคุยกันเรื่องแนวทางในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นกลยุทธ์ หรือ การตัดสินใจต่าง ๆ

เทคนิคออกแบบการนำเสนอ เมื่อผู้ฟังกับผู้นำเสนอมีความเข้าใจในสิ่งที่เล่าไม่เท่ากัน

ทีนี้เรามาลองดูอีกมุมนึงกันดีกว่าว่า ถ้าใช้ Audience Confusion Matrix ในการออกแบบสไตล์การนำเสนอเมื่อผู้ฟังกับผู้นำเสนอมีความเข้าใจในสิ่งที่เล่าไม่เท่ากัน จะออกมาเป็นยังไงบ้าง

โดยเครื่องมือนี้จะช่วยให้คนพรีเซนต์งานสามารถปรับเนื้อหาในการนำเสนอให้เหมาะกับคนฟัง โดยแบ่งเป็น 4 ช่อง ตามระดับความเข้าใจของผู้พูด และผู้ฟัง

1. Expert Mode : คนพูดรู้มาก คนฟังรู้น้อย

มักเป็นปัญหาของสาย Technical หรือ Specialist ที่มีเวลาทำความเข้าใจเรื่องในสไลด์มากกว่าคนฟัง คุณอาจทำสไลด์ที่มีข้อมูลมากเกินไป หรือใช้ศัพท์เทคนิคต่าง ๆ ที่คนฟังไม่เข้าใจได้ ทำให้สุดท้ายข้อมูลที่หยิบมานำเสนอก็ไม่ถูกนำไปใช้ต่อ

คุณอาจต้องลดความซับซ้อนของข้อมูล เน้นการเล่าถึง Insights ผ่านภาษาที่เข้าใจได้ง่าย หรืออธิบายบริบทเพิ่มเติมเพื่อปิด Communication Gap ระหว่างทั้ง 2 ฝ่าย

2. Incompetent Model : คนพูดรู้น้อย คนฟังรู้มาก

ถ้าคนนำเสนอมีความเข้าใจในเรื่องที่นำเสนอน้อยกว่าคนฟัง สิ่งที่เล่าออกมาอาจขาดความน่าเชื่อถือ และเสียการมีส่วนร่วมของคนฟังไปด้วย หรือคนฟังอาจเกิดความรู้สึกเบื่อไปเสียก่อนเพราะเขารู้อยู่แล้ว

ดังนั้นคุณต้องเตรียมตัวให้ดีมากกว่าเดิม ทั้งในแง่ของข้อมูล และการนำเสนอ โดยยอมรับขีดจำกัดของความรู้ตัวเอง อาจใช้การนำเสนอที่เล่าเรื่องพร้อมขอความเห็นจากผู้ฟังไปเรื่อย ๆ เพื่อดึงความรู้ ความเข้าใจจากคนฟังมาใช้ต่อในอนาคต

3. Peer Mode : คนพูดรู้มาก และคนฟังรู้มาก

สิ่งที่ต้องระมัดระวังที่สุด เมื่อทั้งผู้พูด และผู้ฟังคิดว่าต่างฝ่ายต่างเข้าใจเนื้อหาอยู่แล้ว คือทั้ง 2 คนเข้าใจตรงกันหรือไม่ ดังนั้นคุณควรที่จะมีปฏิสัมพันธ์กันและตรวจสอบกับผู้ฟังเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่เข้าใจนั้นสอดคล้องกัน

4. Novice Mode : คนพูดรู้น้อย คนฟังรู้น้อย

ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นได้คือ การสนทนาจะวกไปวนมา ไม่มีเนื้อหาที่มีความลึกซึ้ง

ดังนั้นทางแก้คือเน้นดูข้อมูลแนวคิดพื้นฐานร่วมกัน และใช้แหล่งข้อมูลภายนอกในการเพิ่มความรู้ หรือจะเรียนรู้ผ่านการสนทนา discussion กันก็ได้นะ

เทคนิคเหล่านี้จะสามารถช่วยให้การนำเสนอของคุณดูน่าสนใจและตรงใจผู้ฟังมากขึ้น ลองเอาไปใช้กันดูนะ !

เรียนรู้วิธีการทำสไลด์เล่าเรื่องข้อมูลแบบมืออาชีพใน 1 วัน

และถ้าอยากจะเรียนรู้การทำ Data Storytelling แบบเจาะลึกเข้มข้นกว่านี้ก็ห้ามพลาด เวิร์กชอป Effective Data Storytelling เรียนรู้แบบ Onsite 1 วันเต็มที่จะเปลี่ยนคุณจากคนที่ใช้ข้อมูล ให้โน้มน้าวทุกคนได้จริง