6 สกิลการทำ Project Management ที่ทุกตำแหน่งต้องรู้!

ความรู้ด้านการบริหารโครงการ หรือ Project Management ไม่ได้จำกัดอยู่กับคนที่ทำงานตำแหน่ง Project Manager เท่านั้น แต่มันคือทักษะสำคัญที่ “คนทำงานทุกตำแหน่ง” จะต้องรู้เพราะนี่คือกุญแจสำคัญที่จะทำให้งานเดินหน้าอย่างเป็นระบบและมีขั้นตอน ช่วยให้ภารกิจต่าง ๆ บรรลุเป้าหมายได้สำเร็จ วันนี้ Skooldio จึงขอพาทุกคนมารู้จักและเรียนรู้ 6 สกิล Project Management ที่คนทำงานเกรด A+ ต้องมี แต่ก่อนจะเข้าเรื่อง เรามาทำความรู้จักกับ Project Management ก่อนดีกว่าว่ามันคืออะไร และสำคัญอย่างไร

Project Management คืออะไร?

Project Management คือการนำกระบวนการทำงาน ทักษะ ความรู้ และประสบการณ์ต่าง ๆ มาประยุกต์ใช้ในการวางแผน บริหาร ติดตาม และประเมินผลโปรเจกต์ให้ประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายและเวลาที่กำหนดไว้ โดยข้อแตกต่างสำคัญที่ทำให้การบริหารโปรเจกต์แตกต่างจากการบริหารทั่วไปก็คือ การบริหารโปรเจกต์เป็นงานชั่วคราว (Temporary) ที่มีช่วงสิ้นสุด ต่างจากการบริหารทั่วไปที่จะมีระยะเวลาต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ (Ongoing Process)

ทำไม Project Management ถึงสำคัญกับทุกสายงาน/ตำแหน่ง

“ทุกงานคือโครงการเล็ก ๆ ถ้าคุณบริหารมันได้ดี คุณก็ทำงานได้ดี”

การทำงานในทุกสายอาชีพและตำแหน่งล้วนต้องการการวางแผนและการบริหารจัดการที่ดีเพื่อให้งานที่ได้รับมอบหมายสำเร็จลุล่วง งานที่เราทำในแต่ละวันไม่ได้มีแค่ขั้นตอนเดียว และโดยส่วนใหญ่ก็ต้องอาศัยการทำงานร่วมกันหลายคน เพราะฉะนั้น การมีทักษะบริหารโครงการจึงกลายเป็นเรื่องจำเป็นอย่างมาก ความรู้ด้าน Project Management จะช่วยเหลือเราได้ในหลายด้าน ตัวอย่างเช่น

เพิ่มโอกาสการเติบโตในหน้าที่การงาน

ไม่ว่าจะอยู่ในสายงานใด คนที่สามารถจัดการงานให้เดินหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ มักถูกมองว่าเป็น “ตัวขับเคลื่อน” และมีโอกาสได้รับมอบหมายงานใหญ่ หรือเลื่อนตำแหน่งได้มากขึ้น ความสามารถด้านการบริหารโปรเจกต์จึงเป็นทักษะสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนศักยภาพให้เราเป็นที่ต้องการขององค์กรมากขึ้น

ช่วยให้ทำงานได้อย่างเป็นระบบ

ทักษะการบริหารโปรเจกต์ช่วยให้เราคิด วางแผน และลงมือทำอย่างเป็นระบบ สามารถจัดลำดับความสำคัญของงาน แยกแยะสิ่งที่ “ต้องทำก่อน” และ “ต้องทำทีหลัง” ได้อย่างมีเหตุผล

ช่วยในการบริหารเวลาและทรัพยากร

ไม่ว่าคุณจะทำงานสายไหน เวลาคือทรัพยากรที่จำกัด ถ้าคุณมีทักษะการบริหารโปรเจกต์ คุณจะสามารถรู้ได้ว่างานไหนควรใช้เวลาเท่าไหร่ สามารถวางแผนการใช้เวลา, กำหนด deadline และแบ่งงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีม

ทักษะการบริหารโปรเจกต์ไม่ได้แค่ช่วยจัดระบบการทำงานของตัวเอง แต่ยังส่งผลให้คุณสามารถประสานงานกับผู้อื่นได้ดีขึ้น เข้าใจการทำงานแบบ cross-functional และสามารถตั้งเป้าหมายร่วมกันกับทีมได้ชัดเจน ดึงศักยภาพของคนในทีมได้สูงสุดจนพาทีมชนะไปด้วยกันได้

หลังจากทุกคนเข้าใจแล้วว่า Project Management คืออะไรและทำไมสกิลด้านนี้ถึงสำคัญกับทุกคน เรามาแนะนำกันต่อดีกว่าว่ามีสกิลการบริหารโปรเจกต์อะไรบ้างที่จะช่วยให้คุณทำงานได้เก่งขึ้นและสามารถปิดงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

6 สกิล Project Management สำคัญที่ทุกคนต้องรู้

1. บริหารจัดการตัวเองเป็น (Self-Management)

ก่อนที่คุณจะบริหารงานและคนอื่นได้ คุณก็ต้องบริหารตัวเองให้ได้ก่อน ซึ่งการบริหารตัวเองก็จะแบ่งออกเป็น 6 ส่วนหลักด้วยกัน

• การจัดการเวลา (Time Management) แบ่งสัดส่วนและวางแผนอย่างชัดเจนว่าเวลาในแต่ละวันจะใช้ไปกับเรื่องอะไรบ้าง เพื่อให้ชีวิตในหนึ่งวันผ่านไปอย่างมีประสิทธิภาพ
• การมีแรงจูงใจในตัวเอง (Self-Motivation) ตระหนักในเป้าหมายชีวิตของตนเพื่อให้เรามีแรงเอาชนะภารกิจต่าง ๆ ในแต่ละวัน สิ่งนี้จะฝึกให้เรารู้จักหันกลับมามองตัวเองอยู่ตลอด
• การจัดการความเครียด (Stress Management) รู้ว่าจะต้องทำอย่างไรเมื่อตัวเองพบเจอกับความเครียด เพื่อไม่ให้ตัวเองเครียดสะสมจนอาจเกิดภาวะหมดไฟและไร้เรี่ยวแรงในการทำงานได้
• การปรับตัว (Adaptability) สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทุกอย่างเคลื่อนตัวไปอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนโฟกัสได้เมื่อมีงานที่สำคัญกว่าส่งมาถึงมือ
• การตัดสินใจ (Decision Making) สามารถวิเคราะห์งานและปัญหาด้วยข้อมูลที่มีเพื่อหาทางออกที่มีประสิทธิภาพที่สุดได้
• การพัฒนาตัวเอง (Personal Development) มีการเติมความรู้ใหม่ ๆ เข้าหัวตัวเองอยู่ตลอดด้วยวิธีการต่าง ๆ ไม่หยุดนิ่งอยู่กับที่ ทำให้ตัวเองในสัปดาห์นี้ดีกว่าตัวเองในสัปดาห์ก่อนอยู่ตลอด

ทั้งหมดนี้คือหัวใจหลักของการบริหารจัดการตัวเองเป็น ซึ่งการจะเป็นผู้นำหรือคนที่จัดการบริหารงานเล็กและใหญ่ได้เก่ง เราจะต้องก้าวข้ามสิ่งเหล่านี้ให้ได้ก่อนเลยเป็นอันดับแรก

2. เข้าใจการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders Management)

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือองค์ประกอบที่ต้องให้ความสำคัญมากเพราะพวกเขาคือผู้ที่ได้รับกระทบจากงานของเรา กลุ่มคนที่ว่านั้นก็อาจจะเป็นหัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า ทีมงานข้างนอก หรือใครก็แล้วแต่ที่จะได้รับผลกระทบทั้งแง่ดีหรือแง่ร้ายจากการมีอยู่ของงานเรา และสามารถเป็นตัวตัดสินว่างานของเราจะประสบผลสำเร็จไหม ซึ่งแนวทางการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะมีขั้นตอนดังนี้

กระบวนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมี 6 ขั้นตอน

• ระบุตัวตนว่ามีใครบ้าง
• ทำความเข้าใจพวกเขา จินตนาการว่าถ้าเราเป็นเขา เขาจะคิดอย่างไร
• วิเคราะห์ว่าบทบาท ความสำคัญ และอิทธิพลของพวกเขาต่อโปรเจคเรา
• จัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละส่วน ในเมื่อเรามีเวลาและทรัพยากรจำกัด เราไม่สามารถให้เข้าไปมีส่วนร่วมกับทุกส่วนได้เท่ากัน เพราะฉะนั้นเราต้องดูว่าใครสำคัญเป็นอันดับแรก ๆ 
• สร้างการมีส่วนร่วม ออกไปพูดคุยสื่อสาร
• ประเมินผลว่า พวกเขาสนับสนุนหรือไม่สนับสนุนงานเรา

สิ่งที่เราต้องทำก็คือ เราต้องสร้างการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้เขาสนับสนุนเรา หรือลดแรงต่อต้านที่เขาจะมีต่องานเราให้ได้มากที่สุด ถ้าเรารู้จักการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย งานที่ทำก็มีแนวโน้มที่จะบรรลุเป้าหมายได้ตามเป้า ส่วนใครที่ไม่รู้ว่าจะเริ่มทำ Stakeholder Registers ยังไงดีก็สามารถเอา Template นี้ไปใช้ได้เลย

3. วางแผนได้มีประสิทธิภาพและครอบคลุม (Planning)

ทุกการทำงานล้วนต้องการการวางแผนที่ชัดเจนเพื่อความพร้อมในการลงมือทำ หากไม่มีแผนที่ชัดเจน การบริหารจัดการทีม งบประมาณ ทรัพยากร และเวลา จะกลายเป็นเรื่องที่ยากลำบากและสร้างความปวดหัวให้กับทุกคนได้ จนสุดท้ายก็ทำให้งานมีแนวโน้มสูงที่จะล่าช้า เกินงบ หรือล้มเหลวไม่เป็นท่า ซึ่งแนวทางการวางแผนงานหรือโปรเจกต์จะมีขั้นตอนดังนี้

กระบวนการวางแผนงาน

• เตรียมพร้อมรับมือความเสี่ยง (Risk Management) วิเคราะห์ความเป็นไปได้ต่าง ๆ ที่อาจจะกระทบกับการทำงาน เพื่อที่เราจะได้เตรียมพร้อมแก้ไขเมื่อปัญหานั้นโผล่ขึ้นมา จุดสำคัญที่ต้องจำไว้ก็คือความเสี่ยงจะเปลี่ยนไปอยู่ตลอด เพราะฉะนั้นเราต้องกลับมาอัปเดต Risk Register อยู่เสมอ
• ตีสโคปงานให้ชัดเจน (Scope) สร้างความชัดเจนให้กับตัวเองและคนอื่น ๆ ถึงขอบเขตการทำงาน ทำแผนภาพแสดงรายละเอียดงานทั้งหมดให้ทุกคนเข้าใจโครงสร้างของงานชิ้นนั้น ๆ
• วางเฟสต่าง ๆ ของโปรเจกต์ (Life Cycle) ตั้งกำหนดการสำคัญของงานออกเป็นช่วง ๆ เพื่อทำให้เรารู้ว่าตอนนี้งานกำลังอยู่ในช่วงไหน และจะต้องทำอะไรต่อไปอีกบ้าง
• ทำแผนผังการดำเนินงาน (Gantt Chart) อธิบายอย่างเป็นรายละเอียดขั้นตอนการทำงานทั้งหมด ช่วยให้การวางแผนและติดตามงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะเมื่อมีหลายกิจกรรมที่ต้องประสานกันอย่างแม่นยำ

4. แก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ (Problem Solving)

ในโลกการทำงาน ไม่มีแผนไหนที่สมบูรณ์แบบ แทบทุกงานจะต้องเผชิญกับปัญหาที่ไม่คาดคิดอยู่เสมอ เพราะฉะนั้นทักษะในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ซึ่งปัญหาที่เจอก็สามารถออกได้หลายหน้ามาก มันอาจจะเป็นทีมงานหลักที่ป่วยกระทันหัน แผนที่วางไว้ไม่เวิร์ค เครื่องมือในการทำงานมีปัญหา ลูกค้าขอเปลี่ยน requirement กลางคัน ทั้งหมดนี้คือเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่เกิดขึ้นได้ตลอด การที่คุณสามารถคิด วิเคราะห์ และแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบและรวดเร็ว นอกจากมันจะช่วยให้งานเดินไปข้างหน้าแบบไม่มีสะดุดแล้ว มันยังช่วยลดความตึงเครียดของทีมและสร้างความมั่นใจให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานได้

5. สร้างดรีมทีมให้เกิดขึ้นได้ (Team Building)

ความเข้าขาของทีมคือกุญแจสำคัญที่จะทำให้คุณภาพงานออกมาดีที่สุด แทบทุกครั้งคนที่จะมาลงมือทำกิจกรรมและงานของเราก็มักจะเป็นทีมงานที่มีความหลากหลายสูง แต่ละคนมีความต้องการ ความสามารถ และลักษณะนิสัยแต่แตกต่างกัน การมีคนเก่งกองรวมกันไม่ได้การันตีความสำเร็จของโปรเจกต์ จุดสำคัญจะไปวัดกันที่ความสามารถในการทำงานเป็นทีมของทุกคน พื้นฐานสำหรับการสร้างทีมสามารถยึดหลักบันไดแห่งการพัฒนาทีมที่เรียกว่า Tuckman’s Stages of Group Development ได้

ขั้นบันไดการพัฒนาทีมของ Tuckman

• Forming ทีมเพิ่งรู้จักกัน ตื่นเต้นกับงาน ไม่แน่ใจกับบทบาทตัวเอง ยังมีความเกรงใจและประนีประนอมต่อกัน
• Storming ช่วงเวลาที่ยากลำบากที่สุด เริ่มมีความขัดแย้งกัน อาจมีการทะเลาะแย่งชิงบทบาทและอำนาจกัน
• Norming ยอมรับซึ่งกันและกัน หาข้อตกลงในการทำงานร่วมกัน
• Performing ทำงานด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ กลายเป็นดรีมทีม ไว้ใจซึ่งกันและกัน
• Adjourning แยกย้ายกันไป

6. มีการสื่อสารที่จัดเจน (Clear Communication)

การทำงานร่วมกับผู้อื่นจะต้องอาศัยการสื่อสารที่จัดเจนมาก ทุกงานที่เข้ามาจะต้องทำความเข้าใจให้ตรงกันเลยว่าเป้าหมายหรือ Objective ของงานนี้คืออะไร ต้องการอะไรบ้าง และมีกำหนดการสิ้นสุดวันไหน การสื่อสารเรื่องทั้งหมดนี้ให้รู้เรื่องตั้งแต่ต้นจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจเนื้องานตรงกัน ที่สำคัญที่สุดเลยก็คือเราต้องมีการกำหนดบทบาทหน้าที่ของแต่ละคนให้ชัดเจน และหนึ่งในเครื่องมือที่จะมาช่วยเหลือในจุดนี้ก็คือ RACI Matric นั่นเอง ซึ่งเครื่องมือนี้จำทำให้ทุกคนในทีมรู้บทบาทว่าตัวเองต้องทำอะไรบ้าง เห็นสโคปงานของตัวเองและคนอื่นอย่างชัดเจน ไม่ต้องกลัวปัญหาเรื่องงานชนกันจนมั่ว

ทั้งหมดที่ว่ามานี้ก็คือ 6 สกิลการทำ Project Management สำคัญที่คนทำงานทุกคนต้องรู้ การมีทักษะเหล่านี้ไม่ได้เพียงแค่ทำให้เราทำงานได้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่มันเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้เราสามารถก้าวหน้าในอาชีพการงานและโดดเด่นกว่าพนักงานคนอื่น ๆ ได้

---

เรียนรู้เส้นทางการเดินทางของโปรเจกต์ทั้ง 5 ระยะ (Project Journey) ตั้งแต่การเริ่มต้นโปรเจกต์ การวางแผน การลงมือทำ การติดตามและควบคุม ไปจนถึงการปิดโปรเจกต์ได้ในคอร์สเรียน Project Management Essentials ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติม / สมัครเรียน คลิก