DesignOps คืออะไร? ทักษะใหม่ของงาน UX/UI – งานของ Designer แค่ออกแบบให้เสร็จแล้วก็จบจริงไหม?

หลายคนในวงการ UX/UI Designer อาจเคยเจอปัญหาระหว่างการทำงาน เช่น ปัญหาการส่งต่องานให้ทีม Developer ปัญหาในการทำงานซํ้าๆ และใช้เวลาเยอะ ปัญหาการทำงานติดขัด ปัญหาเหล่านี้จะดีขึ้น พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ได้ง่ายๆ ด้วย DesignOps ศาสตร์ใหม่ที่จะเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆในการทำงานสาย UX/UI ผ่านมุมมอง 2 ผู้เชี่ยวชาญด้าน UX Designer จาก Skooldio Live เมื่อวันที่ 8 กรกฎาคมที่ผ่านมา

Speaker

คุณแบงค์ – อภิรักษ์ ปนาทกูล

• Founder of UX Academy
• อดีต Google Developers Expert in UX/UI

คุณชาญ – ชานน ภัทรเจียรพันธุ์

• UX consultant ที่ ThoughtWorks
• อดีต Graphic Designer ที่ 2 3 Perspective

สำหรับใครที่อยากฟังย้อนหลังสามารถฟังได้ที่นี่

ในมุมมองของคุณแบงค์และคุณชาญ DesignOps คืออะไร และทำไมถึงสนใจในศาสตร์นี้?

คุณชาญ : 3 ปีที่แล้วได้มีโอกาสได้รู้จักกับคนมากมาย และได้ไปเจอ Product เจ๋งๆ จากต่างประเทศที่มี User Experience ที่ดี ไม่ค่อยเหมือนใคร เลยเกิดความคิดว่า อยากให้ประเทศไทยทำได้แบบเขาบ้าง เมื่อไรเราจะทำได้แบบเขา และเราจะทำงานได้สนุกขึ้นได้อย่างไร ถ้าเรามีทีมที่สามารถตั้งคำถามได้สร้างสรรค์มากขึ้นก็คงจะดี เช่น ปกติจะถามว่า Feature List จะมีอะไรดี อะไรควรมาก่อนและหลัง แต่เราอยากไปไกลกว่านั้น เช่น สีที่ใช้ ต้องใช้สีแบบไหน ไปรีเสิร์ชสีนํ้าทะเลกันไหม  เราอยากให้ประเทศไทยไปถึงจุดตรงนั้น ที่ Designer สามารถ Creative ได้มากขึ้น ซึ่งถ้าจะไปถึงจุดนั้นได้ เราต้องไปทั้งทีม 

สำหรับเรา DesignOps คือ การ Design ที่จะช่วยให้ Operation ของการ Design หรือการออกแบบที่จะช่วยให้งานออกแบบไปได้ไกลและเร็วยิ่งขึ้น ทำงานได้อย่าง Smooth ขึ้น

คุณแบงค์ : สนใจตั้งแต่ตอนที่มี DevOps ซึ่งตำแหน่งนี้ทำให้ Developer สามารถสร้าง Feedback loop ได้ไวขึ้น เขียนโค้ดและเห็นผลลัพธ์ที่เร็วขึ้น และการทำงานในกระบวนการต่างๆ ได้กระชับยิ่งขึ้น เปลี่ยนจากการทำงาน Manual หรือเรียกว่างาน Operation ที่ใช้เวลาเยอะ ทำอะไรซ้ำ มาทำเป็น Automation เพื่อนำเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญมากขึ้น

พอมาเป็น DesignOps เลยสนใจมากๆ เพราะมันคือ Mindset ที่จะช่วยให้การ Design เป็น Automation มาขึ้น มี Feedback loop ที่เร็วขึ้น มีเวลาเก็บรายละเอียดของงานมากขึ้น

ความหมายของ DesignOps 

DesignOps เปรียบเสมือน Interaction ในองค์กรที่จะช่วยให้ Designer สามารถทำงานของตนเองได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากการทำงานปกติของ Designer มีการทำงาน Operation ต่างๆ ที่อาจทำให้ Designer ต้องเสียเวลาในการทำสิ่งเหล่านั้นมากกว่าการออกแบบดีไซน์ที่เป็นหน้าที่หลัก เช่น การนัดวันสัมภาษณ์กับผู้ใช้งาน หรือ การติดต่อสื่อสารหลายขั้นตอน เป็นต้น

จุดประสงค์หลักของ DesignOps คือ ทำให้ Designer ได้ทำงานหลักของตัวเองได้มากขึ้น โดย DesignOps จะเข้ามาช่วยปรับปรุงแก้ไขการทำงาน Process ต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทีมงานสามารถสื่อสารกันได้ไวขึ้นทั้งภายในทีมและต่างทีม มีกระบวนการทำงานที่กระชับขึ้น และมี Feedback loop ที่เร็วขึ้น 

นอกจากนี้ ความน่าสนใจของ DesignOps คือ การที่ทำให้งาน Operation ต่างๆ หายไป โดยไม่ได้มีคนเข้ามาทำเพิ่ม แต่ใช้ Automation, System หรือ Process ต่างๆ เข้ามาช่วย ทั้ง Operation ภายในทีมและระหว่างทีม

DesignOps ต้องมีความรู้เกี่ยวกับ Dev ไหม

โดยปกติแล้ว คนที่เป็น DesignOps ไม่จำเป็นต้องมีสกิลด้านการการทำโปรแกรมเทียบเท่า Developer แต่ควรรู้จัก Design Process เช่น Empathy เพราะว่า User ของ DesignOps ก็คือ Designer หรือทีมอื่นๆ ดังนั้น ถ้าหากเราเข้าใจกระบวนการทำงานของทีมที่เราจะแก้ปัญหา เราจะสามารถช่วยเขาแก้ไขปัญหาการทำงานได้

ในอีกมุมหนึ่ง การที่เรามีความรู้ด้าน Programing การมีความรู้ความเข้าใจด้าน Dev จะช่วยให้เราสามารถสื่อสารกับฝ่าย Developer และเห็นภาพรวมได้ดียิ่งขึ้น เช่น ทำให้ DesignOps สามารถจินตนาการว่า Programing สามารถเข้ามาทำเป็น Automation ได้อย่างไรบ้าง หาก DesignOps คนไหนมีความสามารถด้านการเขียน Coding หรือ Programing ก็จะสามารถทำ Automation ได้ด้วยตนเอง เป็นการประหยัดเวลา Developer  และ Designer ได้และสามารถใช้ Tools ต่างๆได้อย่างชำนาญมากกว่า

ตัวอย่างของงาน DesignOps

ยกตัวอย่างเป็นงาน Interview User ที่โดยปกติแล้ว Interview เป็นสิ่งที่ Designer จำเป็นต้องทำเพื่อทำความเข้าใจผู้ใช้งาน เก็บ Insight ต่างๆ ซึ่งก่อนจะถึงการสัมภาษณ์นั้น Designer จะมีกระบวนการในการนัดหมายกับผู้ใช้งานเพื่อนัดวันเวลา สถานที่ต่างๆ 

ในขั้นตอนนี้สามารถทำแบบ Automation ได้ เช่น แจ้งฝ่าย Call Center หากผู้ใช้งานมีปัญหาต่างๆ สามารถนัดคนเข้ามาสัมภาษณ์ในทุกๆวันศุกร์บ่าย 2  เพื่อที่ Designer จะได้ไม่ต้องเสียเวลาหาและนัดผู้สัมภาษณ์ด้วยตนเอง เป็นต้น เพื่อช่วยในการลดเวลาที่จะเสียไปจากการนัดแนะเวลาและสถานที่ และสามารถเอาเวลาเหล่านั้นไปทำอย่างอื่นได้ 

Automation อาจจะไม่ได้เป็นการเขียน Code อย่างเดียวเท่านั้น ซึ่งหัวใจหลักของ Automation คือการแก้ไขหรือพัฒนาสิ่งที่เราต้องทำซํ้าๆ บ่อยๆ และใช้เวลาค่อนข้างมากในการทำ โดยการหา Pattern หรือ เครื่องมือต่างๆ รวมไปถึงกระบวนการ เพื่อให้การทำงานเหล่านี้อยู่ได้ด้วยตัวของมันเอง โดยเราไม่จำเป็นต้องเข้าไปทำซํ้าๆอีก (Eco-system)

ทีมเราต้องมีคนหนึ่งคนเพื่อทำหน้าที่ DesignOps ไหม หรือสามารถทำแบบอื่นได้หรือไม่

จริงๆ แล้ว Concept ของการทำ DesignOps นี้มีมานานมากแล้ว แต่พึ่งมีคำบัญญัติขึ้นมาเมื่อไม่นานมีนี้ ซึ่ง DesignOps ควรเป็นเหมือน Mindset ที่คนทำงานสายนี้ควรจะมี เพื่อให้คนอื่นทำงานกับเราได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น ถ้าหากเป็นทีมขนาดเล็ก อาจนำ DesignOps มาเป็น Mindset ในการทำงานก็พอ ไม่จำเป็นต้องมีตำแหน่งนี้ในทีม  

ถ้าหากเป็นทีมขนาดใหญ่ควรมีตำแหน่งนี้ เพื่อช่วยให้การทำงานทั้งภายในทีมและต่างทีม เพื่อให้มีมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ทีมที่มี Designer 8 คน ควรมี DesignOps 1 คน ยิ่งทีมมีขนาดใหญ่ขึ้น ยิ่งต้องการตำแหน่งนี้มากขึ้น

ในอีกมุมหนึ่ง ทุกคนควรที่จะมี Mindset ของ ​DesignOps เพื่อการทำงานที่ดียิ่งขึ้น มีความยืดหยุ่นมากขึ้น โดยจริงๆ แล้วอาจจะไม่ต้องมีตำแหน่งนี้ในองค์กรหรือเป็นเพียงตำแหน่งชั่วคราวก็ได้ 

คนที่เป็น DesignOps จะต้องมี Mindset หรือความคิดยังไง

DesignOps คือ คนที่มี mindset มีความคิดที่จะพัฒนาหรือหาวิธีการแก้ปัญหาในการทำงานอยู่เสมอ รวมไปถึงการตั้งคำถามอยู่เสมอว่าการทำงานจะดีขึ้นได้อย่างไร เร็วขึ้นได้อย่างไร และกระบวนการทำงานจะมีประสิทธิภาพขึ้นได้ยังไงบ้าง โดยส่วนมาก จะเป็นคนที่ไม่อยากทำงานซํ้าๆไปเรื่อยๆ 

ยกตัวอย่างเช่น หลายๆ คนอาจเคยเจอปัญหา ทำให้ต้องใช้เวลาในการทำงานเพิ่มมากขึ้น เพื่อให้ผลิตภัณฑ์ดีขึ้น แต่ไม่สามารถทำได้ เพราะไม่มีเวลา ดังนั้นเราจะต้องหาเวลาเพิ่ม โดยการลดงานที่ทำซํ้าๆ ด้วย Automation หรือปรับวิธีการทำงาน เพื่อให้มีเวลาในการทำงานที่เราต้องการทำมากขึ้น 

อีกตัวอย่างหนึ่งคือ mindset ส่งเสริม Feedback loop หากเป็นคนที่มี Mindset แบบ DesignOps แล้วรู้ว่างานที่ตนเองทำ จะต้องทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ หรือต้องแก้ไขอีกหลายๆครั้งในอนาคต โดยเฉพาะงานแบบ Manual เขาจะหาวิธีการในการแก้ไขและปรับกระบวนการการทำงานของเขาให้กลายเป็น Automation

DesignOps กับ Design Manager แตกต่างกันไหม

DesignOps จะดูแลในเรื่องของ Process การทำงานต่างๆ ไม่ใช่แค่การทำโปรเจกต์ใดโปรเจกต์หนึ่ง เป็นผู้ช่วยในการหาจุดที่ทำซํ้าๆในองค์กร ช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆ ทั้งในทีมและองค์กร DesignOps จะมีหน้าที่เข้าไปช่วยตรงนี้ ไม่ได้เจาะจงเป็นโปรเจกต์แต่ช่วยในเรื่องกระบวนการการทำงานโดยรวมมากกว่า

Design Manager คือคนที่ดูภาพรวมและจัดการวางแผนงานหรือโปรเจกต์ทั้งหมด รวมไปถึงการดูเรื่องเวลา ต้นทุน และทรัพยากรต่างๆ มีหน้าที่ในการรับงานจากทีมอื่นและจัดการวางแผนให้ทีม Designer นั้นเอง

ซึ่งถ้าหาก Design Manager สามารถทำให้งานของทีม Designer ทำงานได้รวดเร็วขึ้น หรือสามารถทำให้งานของทีมลดลง นั้นก็ถือว่า Design Manager เป็น DesignOps ได้เหมือนกัน แต่จริงๆ แล้ว Designer ควรเป็นคนที่ทำสิ่งเหล่านั้น เพราะเขารู้ดีว่างานของตนเองมีส่วนไหนที่มีปัญหา และตรงไหนที่ควรแก้ไขปรับปรุง

ในความเป็นจริงการมีตำแหน่ง Design Manager อาจก่อให้เกิดคอขวดในองค์กร เพราะการจัดการต่างๆ ของโปรเจกต์ใดโปรเจกต์หนึ่ง ควรเป็นหนึ่งใน mindset ของคนในทีม และคนในทีมควรสามารถจัดการและตัดสินใจกันได้ ไม่ควรมีการกั้นหรือสร้างขอบเขตเรื่องงานให้กับคนในทีมเพราะจะก่อให้เกิดการทำงานแบบ Waterfall มากขึ้นในองค์กรของเรา และทำให้การดำเนินการยิ่งล่าช้า ฝ่าย Design ควรสามารถคุยกับทีมอื่นๆ ได้โดยตรง อย่างไรก็ตามการจะตีความว่าตำแหน่งนี้ควรมีหรือไม่ ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กร หาก Design Manager ทำหน้าได้ดี สามารถจัดการโปรเจกต์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็สามารถทำให้งานออกมาดีได้เช่นกัน

ถ้าเป็น Design Manager อยู่แล้ว สามารถนำ DesignOps เข้ามาช่วยในเรื่องใดได้บ้าง

ในเรื่อง Transparency ของการทำงานทีม Design ว่าตอนนี้กำลังทำอะไรอยู่ มีงานมากหรือน้อยแค่ไหน Design Manager สามารถใช้ concept ของ DesignOps ในการเข้ามาช่วยการทำงานได้เพราะ หัวใจหลักของ  DesignOps ไม่ได้เน้นแค่เรื่องการทำงานร่วมกับ Developer แต่จะเข้ามาช่วยปรับปรุงการทำงานของทุกๆฝ่ายในองค์กร 

ในกรณีของการทำงาน Design Manager นั้นอาจะเป็นเรื่องของ Lead time to market (ช่วงเวลาตั้งแต่เริ่มต้นการผลิตจนสิ้นสุดการผลิต หรือในกรณีนี้คือ เวลาในการทำงานของฝ่าย Design สำหรับผลิตภัณฑ์นั้นๆ) เช่น ทำยังไงให้สินค้าไปถึงมือลูกค้าได้เร็วขึ้น สามารถกำหนดวันที่ Designer จะทำเสร็จ เพราะเราเป็นคนที่เห็นภาพรวมของทีม ดังนั้น Design Manager สามารถตอบตกลงรับงานจากฝ่ายอื่นได้ แต่ต้องมีการคุยเรื่อง Condition ต่างๆและสามารถคาดการณ์ได้ เช่น รับงานนี้ได้ แต่ต้องการเวลากี่วันในการทำให้เสร็จ หากต้องการให้เสร็จไวขึ้น สามารถลดบาง Process ได้ไหม เป็นต้น

นอกจากนี้เรื่องของ Transparency ควรทำให้ Automate ได้ เพื่อให้ทีมอื่นสามารถเข้ามาดูตารางงานของทีม Designer ได้โดยตรง ไม่ต้องรายงานตลอด

ในกรณีที่ทีมกำลังขยายแล้วจะเอาหลักคิดหรือวิธีการจาก DesignOps มาใช้ ต้องเริ่มต้นอย่างไร

เราสามารถเริ่มต้นได้ง่ายๆ ด้วยการสำรวจทีมก่อนว่าตอนนี้ การทำงานมีปัญหาอะไรบ้าง และอะไรคือ Priority ของเรา หากเจอปัญหาควรเริ่มแก้จากตรงนั้นก่อน

หรือสามารถทำคล้ายๆ กระบวนการของ DevOps ได้เช่นกัน มีหลักๆ อยู่ 4 ขั้นตอน

• Remove : กำจัดกำแพงที่มาขวางระหว่างทีม Designer กับ Developer หรือภายในทีม Designer ด้วยกันเอง
• Shorten : ใช้เวลาในการทำงานแต่ละ Process ให้สั้นลง เช่น การออกแบบไอคอนใหม่ แล้วใช้ API เข้ามาช่วย แทนที่จะใช้เวลาในการ Export แบบเก่าระหว่างทีม Designer และ Developer
• Faster : คือการรับ Feedback ที่รวดเร็วขึ้น หาวิธีการให้ผลิตภัณฑ์ของเราไปถึงมือ User ได้ไวและ Feedback กลับมาได้เร็วขึ้น 
• Consistency : ตรวจสอบสิ่งต่างๆว่าสอดคล้องกันไหม สามารถทำแบบ Cross-checkได้ และเพื่อให้แน่ใจว่าใช้ Design System แบบเดียวกัน 

โดยปกติแล้วจะมี QA เป็นผู้ตรวจสอบ UI test อยู่แล้ว ซึ่งเป็นหนึ่งในงานของ DesignOps ที่มีหน้าที่ในการตรวจสอบรายละเอียดต่างๆ เช่น สี ฟ้อน ระหว่างการทำงานของ Designer และ Developer

หน้าที่หลักๆ ของตำแหน่งงาน DesignOps  

DesignOps มีหน้าที่หลักๆคือ การแก้ปัญหาให้กับองค์กรนั้นเอง โดยประเมิน (Evaluate) และการสังเกต (Monitoring) ปัญหาต่างๆ และกระบวนการทำงานที่เกิดขึ้น เช่น อะไรที่ทำซํ้าๆ อะไรที่คนในองค์กรกำลังมีปัญหาอยู่หรือส่วนไหนที่สามารถปรับปรุงได้

ซึ่งคนที่ทำหน้าที่ DesignOps จะต้องมีความรู้ด้าน เครื่องมือการออกแบบ และ Programing เพราะต้องสื่อสารกับ Developer และคุยกับฝ่าย Business เช่น Priority ของ Business คืออะไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย การทำงานในแต่ละทีม เป็นต้น

โดยการเข้าไปช่วยทำ Automation พยายามหาวิธีการในการลด Process งานและเวลาการทำงานให้ได้มากที่สุด ทำให้แต่ละทีมทำงานกันได้อย่างราบรื่นมากขึ้น

ทำไมมีแต่ใครๆ ที่อยากรวมร่างกับ Ops ฝั่ง UX ไปรวมร่างกับ Role อื่นๆบ้างได้ไหม เช่น UXBA UXPM UXPO

สามารถทำได้ ซึ่งการรวมตัวหน้าที่งานต่างๆ จะช่วยให้มี Agiality มากขึ้น มองเห็นหลายมุมและยืดหยุ่นมากขึ้น สามารถเป็น UXBAOps ได้ แล้วสามารถตัดคำว่า UX และ Ops ไป เพื่อสื่อว่าที่เขียน Job Title นั้นไม่ได้แปลว่าเราทำเป็นเพียงอย่างเดียว แต่เพื่อบอกว่าเชี่ยวชาญสุดด้านไหน

ในอีกมุมหนึ่ง การรวมตัวกันเช่น UXBA UXPM UXPO เปรียบเสมือน In-dept หรือ แกน Vertical ซึ่งคือความเก่งและชำนาญที่ลึกลงไปเรื่อยๆในแต่ละตำแหน่ง แต่ในกรณีที่อยากสร้าง Impact ในองค์กร เช่น การทำงานให้ง่ายขึ้น ทำให้องค์กรและฝ่ายอื่นๆทำงานร่วมกันได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งเหล่านี้คือแกน Horizontal 

โดยอาจจะเริ่มจากคุยกับฝ่ายที่ใกล้เคียงกัน หรือทำงานด้วยกันบ่อยๆ Ops คือการเข้าใจว่าแต่ละทีมทำงานเป็นรอยต่อกันยังไง นั้นคือเหตุผลที่ Interaction สำคัญ ถ้าอยากให้ Impact เยอะขึ้นต้องขยายแกน Horizontal เพื่อให้ทำงานกับฝ่ายอื่นได้มากขึ้น และดีขึ้นด้วย เวลาที่เสียไปกับงาน Operation และความสับสนในการทำงานจะลดลง ส่งผลให้เกิดการทำงานที่ Lean มากขึ้น

ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องของ Job Title เท่านั้น สุดท้ายจะขึ้นอยู่กับว่าหน้าที่นั้นๆ มีหน้าที่ในการทำงานใดบ้าง แต่การมี Mindset ของ DesignOps จะเป็นประโยชน์ต่อตัวเองและองค์กรอย่างแน่นอน

UX Engineer ต่างกับ DesignOps ไหม 

UX Engineer จะเน้นไปที่เทคโนโลยี เช่นการ ทำ Front-end ได้ การเขียน Coding เพื่อให้มั่นใจว่า เทคโนโลยีนี้ใช้ได้หรือไม่ Coding แบบนี้ดีสามารถทำได้ไหม จะสร้าง Prototype ได้ไวขึ้นยังไง แล้วถ้านำ Prototype แบบนี้ให้ Developer เขาจะทำงานได้ง่ายขึ้นหรือเปล่า โดยสิ่งเหล่านี้คือการตรจสอบ ระหว่าง UX and Technology ซึ่งเป็นคนละแกนกับ DesignOps  

ในอีกมุมหนึ่งคือการทำงานของ UX  Engineer คือตัวเชื่อมระหว่าง UX และ Engineer หรือ Developer ให้สามารถคุยกันได้รู้เรื่องมากขึ้น ส่งงานได้เร็วขึ้น ซึ่ง DesignOps คือการทำให้ Designer สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น ซึ่ง 90% ของงาน DesignOps คือการเชื่อมระหว่าง Developer และ Designer กล่าวคือ 2 งานนี้มีความคล้ายคลึงกัน 90% นั่นเอง

DesignOps สำคัญอย่างไร และ ควรเริ่มต้นยังไง

สำหรับ Designer ที่มีปัญหาในการทำงาน Operation การเรียนรู้ DesignOps จะทำให้ได้สามารถทำงานในสิ่งที่ตั้งใจจะทำมากขึ้น ลดการทำงานซํ้าๆและใช้เวลามาก สามารถเริ่มต้นได้จากการ Reflex ตัวเอง ทีมงาน และ องค์กร ว่าตอนนี้มีปัญหาหรือ Pain point ตรงไหน แล้วค่อยๆเริ่มต้นแก้ไขจากจุดเล็กๆ ใกล้ตัวเรา หากระบวนการ Automation หรือ โปรแกรมที่สามารถทำแทนเราได้ ในกรณีที่เราไม่ถนัดการ Coding หรือ Programing สามารถปรึกษาฝ่าย Deverloper ได้

---

สำหรับคนที่กำลังเริ่มต้นสาย UX UI Design

ตอนนี้ Skooldio เปิดรับสมัคร UX UI Bootcamp หลักสูตร 6 สัปดาห์ ที่จะทำให้คุณเข้าใจครบพร้อมก้าวสู่การเป็น UX/UI Designer สมัครได้แล้ววันนี้ บอกเลยว่าใครที่กำลังสนใจสายงาน UX/UI Design ไม่ควรพลาด