ในยุคปัจจุบัน ที่ระบบดิจิทัลเข้ามาสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับทุกอย่างอย่างรวดเร็ว หลายธุรกิจต้องรีบปรับตัวเพื่อให้ตัวเองอยู่รอดในสนามการแข่งขัน ผู้ประกอบการ SMEs เองก็เช่นกัน 

แน่นอนว่าทุกธุรกิจคงหนีไม่พ้น “กระบวนการทำ Digitization” หรือ การปรับเปลี่ยนข้อมูล (Data) ต่างๆ จากเดิมที่เป็นแบบอนาล็อก (Analog) ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล (Digital) เช่น การเปลี่ยนข้อมูลจากในกระดาษมาอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ การทำระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยลดระยะขั้นตอนการทำงาน (Automation) การใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลลูกค้ามหาศาลไว้บนคลาวด์ (Cloud) หรือแม้กระทั่งการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM – Customer Relationship Management) ผ่านช่องทางต่างๆ เป็นต้น

นี่จึงถือเป็นความท้าทายของผู้ประกอบการ SMEs เพราะหากไม่ปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้ทันสมัยและยังดำเนินธุรกิจด้วยระบบการทำงานแบบเดิมๆ ซึ่งล้วนต้องใช้ทั้งเวลาและแรงงานจำนวนมาก ที่ถือเป็นต้นทุนก้อนใหญ่ทางธุรกิจ ก็อาจทำให้ธุรกิจคุณปรับตัวไม่ทันต่อทั้งคู่แข่งและสถานการณ์ของโลกยุคปัจจุบัน ทำให้พลาดโอกาสใหม่ๆ ไปอย่างน่าเสียดาย!

ขณะนี้ธุรกิจของคุณกำลังเจอปัญหาแบบนี้หรือเปล่า ? เราจะพาไปดู

5 เครื่องมือที่จะช่วยแก้ปัญหาที่มักเจอกันบ่อยๆ ในธุรกิจ SMEs กัน

1. ใช้พนักงานตรวจเช็คสต๊อกสินค้าแล้วจดลงกระดาษ ทำให้เสียเวลาและอาจเกิดความผิดพลาด 

   แน่นอนว่าการทำงานด้วยระบบ Manual ย่อมเสี่ยงต่อการเกิด Human Error หรือความผิดพลาดคลาดเคลื่อนต่างๆ ได้ง่ายเพราะเราต่างเป็นมนุษย์ ซึ่งหลายครั้งอาจจะส่งผลกระทบต่อส่วนอื่นๆ ของบริษัท เช่น การจดบันทึกยอดขายผิด ทำให้เกิดการคำนวณผิดพลาด การบันทึกข้อมูลลูกค้าได้ไม่ครบถ้วน ดังนั้น ในปัจจุบัน หลายๆ บริษัทจึงได้นำเอาเครื่องมือต่างๆ เข้ามาช่วยในการทำงานส่วนนี้ เพื่อให้ช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ได้ง่าย และเครื่องมือที่มีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายอย่างที่หลายๆ บริษัทกำลังนิยมใช้คือ AppSheet เพราะนอกจากจะช่วยประหยัดเวลากว่าแล้ว ยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการจดบันทึกข้อมูลต่างๆ ด้วยมือให้น้อยลงได้อีกด้วย

    

   AppSheet คืออะไร? 

   AppSheet เป็นแพลตฟอร์มสำหรับสร้างแอปฯ แบบไม่ต้องเขียนโค้ด เป็นเครื่องมือที่ช่วยพัฒนากระบวนการทำงานด้วยหลากหลายฟังก์ชันในแอปฯ เดียว ตอบโจทย์วัตถุประสงค์ของธุรกิจได้หลากหลาย เช่น ธุรกิจที่อยากมีแอปฯ เพื่อทำการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า ทำ Data Visualization ติดตามและรายงานผลคลังสินค้า จัดการระบบทางบัญชีของบริษัท เป็นต้น

   โดย AppSheet ถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่าย  และสามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับบริการต่างๆ ของ Google ไม่ว่าจะเป็น Goolgle Maps, Google Calendar หรือ Google Forms ได้อย่างสะดวกสบาย 

   หากอยากเรียนรู้การทำแอปฯ ง่ายๆ เพื่อนำมาช่วยการบริหารธุรกิจของคุณ ขอแนะนำเวิร์กชอป AppSheet ที่จะช่วยให้คุณทำแอปฯ ของตัวเองได้โดยไม่ต้องง้อโปรแกรมเมอร์

2. กระบวนการทำงานซับซ้อน ติดตามได้ไม่ครบทุกขั้นตอน
   

   หลายบริษัทยังประสบปัญหา เรื่องการวางระบบการทำงานที่ยังไม่ดีพอ บางทีมต้องเสียเวลาไปมากกับการทำงานซ้ำๆ ซึ่งเมื่อมีขั้นตอนการทำงานเยอะ ก็ย่อมเพิ่มโอกาสที่บางขั้นตอนอาจจะตกหล่น ถูกมองข้ามหรือเกิดข้อผิดพลาดในบางจุด อีกทั้งการทำงานแบบเดิมๆ ยังยากต่อการตรวจสอบของฝ่ายที่รับผิดชอบ เช่น การส่ง TimeSheet ของพนักงาน การวางบิลเก็บเช็คไม่ทันตามเดดไลน์ พลาดการนัดหมายเพราะลืมบันทึกการแจ้งเตือน ดังนั้น หากธุรกิจของคุณปรับการทำงาน โดยการนำเอาระบบ Business Automation หรือการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ ย่อมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงาน โดยลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนเหล่านี้ได้ เช่น การใช้เครื่องมือ Airtable ที่แพร่หลายหลากหลายบริษัทชั้นนำทั่วโลก

   Airtable คืออะไร?

    

   Airtable  เป็นการผสมผสานระหว่าง Database และ Spreadsheet ที่ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่ายผ่าน Feature ที่หลากหลาย เช่น การจัดการด้าน Operation ภายในองค์กร, สร้าง CRM กับลูกค้าโดยทำ Automation เพื่อช่วยส่งข้อความ Greeting เข้าอีเมลลูกค้า, มีแจ้งเตือนได้โดยอัตโนมัติ และสามาถสร้าง Report เพื่อสรุปยอดขายได้โดยง่าย 

   นอกจากนี้ยังมีการแสดงข้อมูลในมุมมองต่างๆ ทำให้การทำงานร่วมกันภายในองค์กรนั้นมีความสะดวกสบาย และทุกคนสามารถรวมขั้นตอนและทำงานทุกอย่างได้ในแพลตฟอร์มเดียว ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากได้ 

   หากอยากเรียนรู้เครื่องมือเพิ่มขึ้น ขอแนะนำเวิร์กชอป Airtable ที่จะช่วยให้คุณบริหารงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติแบบใช้แรงน้อยลงแน่ๆ

3. อยากมีเว็บไซต์ เพราะลูกค้าถามหาเพื่อเข้าไปดูข้อมูล แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร
   

   เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต และมีข้อมูลสินค้ามากมาย การมีเว็บไซต์จะช่วยให้ลูกค้าสามารถรับข้อมูล ข่าวสารได้สะดวก และสร้างความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจมากยิ่งขึ้น อีกหนึ่งปัญหาที่เจ้าของธุรกิจมักพบเจอ คือ การจะทำหน้าเว็บไซต์ให้องค์กรของตัวเอง  หลายคนอาจคิดว่าการทำหน้าเว็บไซต์เป็นอะไรที่ยุ่งยาก ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์ และมีค่าใช้จ่ายสูง แต่จริงๆ แล้วปัจจุบันหลากหลายองค์กรนิยมใช้ โปรแกรมสร้างเว็บไซต์สำเร็จรูป ซึ่งกว่า 40% ของเว็บไซต์ทั่วโลก ใช้โปรแกรม WordPress ในการสร้างเว็บขึ้นมา ซึ่ง WordPress เป็นเครื่องมือที่ถูกคิดค้นมาเพื่อช่วยในการจัดรูปแบบหน้าเพจและเนื้อหาบนหน้าเว็บไซต์ให้เหมาะสม ซึ่งผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนเว็บ หรือเขียนโค้ดก็สามารถสร้างเว็บไซต์หรือบล็อกเป็นของตัวเองได้

   หากคุณเป็นองค์กรหนึ่งที่อยากมีเว็บไซต์ที่สวยงาม ใช้ง่าย และทันสมัย ขอแนะนำเวิร์กชอป WordPress ​ ที่คุณสามารถมาเรียนรู้การสร้างเว็บอย่างมืออาชีพ เรียนจบแล้วสามารถสร้างหน้าเว็บไซต์ได้ทันที

4. ไม่อยากจ้างคนเพิ่ม แต่ก็ตอบแชทไม่ทันใจลูกค้า
   

   อีกหนึ่งปัญหาใหญ่ที่หลายๆ ธุรกิจจะต้องเจอเมื่อธุรกิจมีการเติบโตขึ้น ซึ่งแม้จะเป็น Happy Problem นั้นก็คือจำนวนลูกค้าที่เข้ามาติดต่อกับเราผ่านช่องทางต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นหน้าเพจ หรือจะในไลน์ ซึ่งเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น งานก็ย่อมเยอะขึ้นกว่าเดิมเป็นเรื่องธรรมดา แต่การจะตอบคำถามให้รวดเร็วทันใจลูกค้านั้นไม่ง่าย เพราะเราไม่ได้มีเวลาว่างตลอดเวลา และไม่สามารถสแตนบายได้ 24 ชั่วโมงทุกวัน ซึ่งอาจทำให้เสียลูกค้าไปได้อย่างน่าเสียดาย หรือบางครั้งการตอบคำถามเดิมๆ ซ้ำไปซ้ำมาก็ไม่ใช่เรื่องสนุก ดังนั้นการใช้แชทบอทจึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่น่าสนใจ

   แชทบอทคือเครื่องมือที่จะช่วยในการตอบคำถามอย่างชาญฉลาด ทั้งยังสามารถช่วยให้ปิดการขายได้แบบที่ไม่ต้องให้เรามาเหนื่อยตอบคำถามหลายๆ รอบด้วย แชทบอทมีที่มาจากคำว่า Chat + Robot  คือ ซอฟแวร์หุ่นยนต์ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยตอบคำถามในแอปฯ แชทต่างๆ ได้เหมือนการสื่อสารกับคนจริงๆ ผ่าน  Facebook Messenger หรือ LINE โดย แชทบอทนั้นสามารถช่วยตอบโต้กับลูกค้าได้อย่างเป็นธรรมชาติ และสามารถช่วยปิดการขายได้ทันที

   หนึ่งในซอฟแวร์ Chatbot ไทยที่ได้รับความนิยมจากธุรกิจ SMEs คือ ZWIZ.AI ซึ่งเป็น Chatbot ที่นอกจากสามารถตอบคำถามในแอปฯ แชทต่างๆ และยังช่วยซัพพอร์ตด้านการให้บริการลูกค้า และ วิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ สำหรับเจ้าของธุรกิจได้อีกด้วย

   หากคุณกำลังอยากได้ผู้ช่วยในการตอบคำถามและปิดการขายที่หน้าเพจ ขอแนะนำเวิร์กชอป Automating Sales with Facebook&LINE Chatbot ที่จะสอนให้คุณนำเอา Chatbot มาใช้ได้เหมือนมี Super Admin  กับ Chatbot ไทย ZWIZ.AI

5. ข้อมูลมีมากมาย แต่ไม่รู้ว่าจะเอามาใช้ยังไง

   แน่นอนว่าทุกธุรกิจย่อมมีข้อมูลหลังบ้านมากมาย ไม่ว่าจะเป็นยอดขาย จำนวนลูกค้า ข้อมูลลูกค้า หรือรวมไปถึงข้อมูลเชิงลึก (Insights) ต่างๆ แต่ผู้ประกอบการหลายคนอาจจะยังไม่รู้ว่าข้อมูลที่เก็บมาได้มากมายนั้น สามารถนำมาวิเคราะห์ เพื่อนำมาเป็นตัวช่วยประกอบการตัดสินใจในการวางแผนกลยุทธ์ และต่อยอดธุรกิจในด้านต่างๆ ที่คาดไม่ถึงอีกมากมาย เช่น การดู Insights ลูกค้าจาก Facebook Page, การดูยอดขายจาก E-Commerce Platform ต่างๆ โดยผู้ประกอบการสามารถสร้าง Report หรือ Dashboard จากการรวมข้อมูลที่มีอยู่จากหลายแหล่ง เพื่อเอาไปใช้ในการทำความเข้าใจพฤติกรรมลูกค้ามากยิ่งขึ้น และใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจได้ด้วยเครื่องมือฟรีจาก Google อย่าง Looker Studio

   Looker Studio คือ เครื่องมือของ Google ที่ใช้ในการทำ Data Visualization หรือเป็นการสร้างรีพอร์ตจากข้อมูลตัวเลขที่อ่านยากให้ออกมาเป็นรูปภาพที่อ่านและทำความเข้าใจได้ง่ายโดยมีจุดเด่นคือ สามารถดึงข้อมูลมาวิเคราะห์และทำกราฟหรือภาพได้โดยตรง โดยเฉพาะการใช้แหล่งข้อมูลจาก google เช่น Google Analytics, Google Adwords, Google Search Console, DoubleClick Search และ YouTube Analytics และระบบของ Google Data Studio ทำงานผ่าน Website Browsers ทำให้สะดวกทั้งการแชร์และทำงานร่วมกันของบุคคลในทีม

   หากเรียนรู้การใช้งาน Looker Studio แบบครบถ้วนกับ Skooldio สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่ Masterling looker studio 

หากอยากขยายธุรกิจของคุณ ลองปลี่ยนมาให้เทคโนโลยีเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน และกำจัดปัญหาต่างๆ เพื่อช่วยลดเวลา ลดต้นทุนในการทำธุรกิจ และยกระดับการบริหารจัดการทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพการทำงานที่ดียิ่งขึ้น