Project Management ทำงานมากขึ้นแต่ได้ผลน้อยลง?

ขณะที่เราพูดถึงภาวะคนทำงานยุคปัจจุบันพากัน Burnout เหนื่อยหน่ายหมดใจ ข้ามไปมองฝั่งขององค์กรที่หลายครั้งกลับได้ผลลัพธ์น้อยลง สวนทางความกดดันจากการแข่งขันที่ดุเดือดขึ้นทุกวัน.. ” นี่อาจจะเป็นเรื่องความเจ็บปวดของ Project Management ที่คนทำงานและองค์กรทั่วโลกกำลังเผชิญร่วมกันอยู่ “

บน Digital Transformation Stage จากงาน Techsauce Global Summit 2023 ได้มีการเล่าถึง The Future of Work Management โดย Kush Jain – GTM Partnerships Lead, ASIA – Smartsheet

เริ่มต้นด้วยตัวเลขที่น่าตกใจ จาก survey และการสัมภาษณ์คนทำงานมากกว่า 9,000 คน จาก 9 อุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน พบว่า..

“80% ของคนที่ทำ project management บอกว่าจริงๆ แล้วงานของพวกเขา ไม่ได้ทำเกี่ยวกับ project management เลย!”

จากข้อมูลสามารถนิยามแบ่ง ประเภทคนที่เป็น ‘Project Manager’ ออกเป็น 3 กลุ่มได้ ดังนี้

Project Manager โดยตำแหน่ง (Titled Project Manager) ถูกแต่งตั้งขึ้นมา หรือถูกเลื่อนขั้น พวกเขาอาจจะเก่ง หรือเพราะทำงานมานาน
Project Manager โดยความคาดหวัง (Expected Project Manager) คนพวกนี้คือคนที่หัวหน้าชอบโยนงาน manage ให้ทำ แม้จะไม่ใช่โดยตำแหน่งก็ตาม แต่เป็นโดยความสามารถ หรือโดยความรับผิดชอบที่ใกล้เคียง
Project Manager จำเป็น (Citizen Project Manager) ทำเพราะมันจำเป็นต้องทำ ทำเพราะต้องมีคนทำ ไม่งั้นไม่มีใครทำ

เรื่องที่ ‘เจ็บปวดร่วมกัน’ ของ Project Manager 3 กลุ่มนี้ ได้แก่

ต้องโดนย้ายทีม ย้ายโปรเจกต์บ่อยครั้ง
ปัญหาการสื่อสารระหว่างทีม
ลูกทีมถูกย้ายทีม หรือลูกทีมลาออก

และผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นกับคนกลุ่มนี้ก็คือ..

หงุดหงิด 58%
Burnout 31%
โกรธ 26%
อึดอัดใจ 27%
เบื่อหน่าย เฉื่อยชา 25%

‘สาเหตุ และแนวทางการแก้ปัญหา’ สำหรับงาน Project Management ได้แก่

“ระบบการทำงานในองค์กร” คือ สิ่งที่สำคัญที่สุด

เวลาเราถูกมอบหมายให้ทำงาน สามารถแบ่งออกเป็น 3 ช่วง ดังนี้

ช่วงแรก หรือ ช่วงที่เราได้รับมอบหมายงาน
ช่วงกลาง คือช่วงที่เราต้องทำงานนั้น ๆ จริง ๆ
ช่วงท้าย หรือ Deadline

องค์กรส่วนใหญ่มักจะใส่แรงกายและใจไปที่ช่วงท้าย หรือ deadline ซึ่งทำให้คนทำงานถูกคาดหวังให้ทำงานเยอะกว่าจำเป็นบ่อยครั้ง

ซึ่งจริงๆ แล้ว ช่วงการทำงานที่สำคัญที่สุดไม่ควรเป็นช่วงท้าย แต่ควรเป็น ‘ช่วงกลาง’ เป็นจุดที่เกิดการวางแผน, การร่วมมือ, และการสื่อสารสูงที่สุด เป็นจุดที่คนทำงานสามารถสร้าง impact ต่อองค์กรสูงสุด และเป็นจุดที่เกิดการผิดพลาดสูงสุดเช่นกัน..

ตัวอย่างความผิดพลาด เช่น

ทำงานซ้ำซ้อนกับคนอื่น 40%
ทำงานไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ, ทำงานที่ไม่มี impact 37%
การอัพเดทข้อมูลที่ล่าช้า 22%
บริษัทควรปรับให้การทำงานช่วงกลางเป็นไปได้อย่างลื่นไหล และ มี impact ที่สุด
หา workflow, framework ที่เหมาะสมกับองค์กร
แบ่งงาน และสื่อสารระหว่างบุคคลให้ชัดเจนและถูกต้อง

ถ้าวิธีการทำงานราบรื่น ผลและคุณภาพความสำเร็จก็จะเพิ่มขึ้นเช่นเดียวกัน ผลสุดท้ายคือทีมแฮปปี้ งานดี องค์กรปัง

ทีมที่สร้างผลลัพธ์ที่สำเร็จและดีได้ จำเป็นต้องใช้ resource และเครื่องมือ

บ่อยครั้งที่ผู้บริหาร หรือผู้นำองค์กรไม่เข้าใจว่างานจริงๆ ที่มอบหมายให้คนทำงานทำ จำเป็นต้องใช้ resource และ tools มากกว่าที่พวกเขาคาดคิด

มีช่องว่างใหญ่มากในเรื่องการเข้าใจวิธีการทำงานระหว่างผู้นำองค์กรและมนุษย์ทำงาน ยกตัวอย่างเช่น มี task ที่มีปัญหาเรื่อง resource ด้านคนที่ต้องใช้มากกว่า 40% ของคนทำงานที่อยู่กับโปรเจกต์นั้นๆ ชี้แจ้งว่างโปรเจกต์นี้ขาด resource ด้านคน คนไม่พอ!

ในขณะที่ผู้นำองค์กรน้อยกว่า 20% ที่เห็นด้วยตรงกันว่า เออ มันคนไม่พอจริงๆ !!

โปรเจกต์จะแข็งแรง ตามระบบงานที่ใช้ทำโปรเจกต์นั้น ๆ

องค์กรและบริษัทสามารถเสริมวิธีการทำงานให้ effective มากขึ้นได้ด้วยระบบ automation

ระบบ automation จะช่วยทำให้ระบบการทำงานเป็นหนึ่งเดียวกันมากขึ้น และสามารถทำซ้ำได้มากขึ้น เพื่อความสำเร็จระยะยาวขององค์กร การทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น คือ key to success

กล่าวโดยสรุป จากการ survey บ่งชี้ว่า 91% ของคนทำงานกล่าวว่าองค์กรที่พวกเขาทำงานอยู่มีปัญหาเรื่องการจัดการบริหาร

ซึ่งวิธีเดียวที่เราจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้ คือ เริ่มจากตัวของเราเอง คุยกับหัวหน้าของเรา ชี้แจ้งปัญหา สื่อสารให้ชัด เพื่อหาทางแก้ร่วมกัน

3 สิ่งที่ควรจำให้ขึ้นใจ มีดังนี้ :

ใส่ใจเรื่องวิธีการทำงานให้มาก (ช่วงกลาง) มากกว่าผลลัพธ์และ deadline
ลงทุนกับเทคโนโลยีที่ใช่ เช่นระบบ automation เพื่อช่วยทำให้ระบบการทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นไปอีก
ลองก้าวออกจาก safe-zone กล้าที่จะลองเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อที่องค์กรของเราจะได้ก้าวทะยานไปได้ทันโลก

==============================

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กร ด้วย Framework ในการทำงานปรับตัวได้ทันความเปลี่ยนแปลง และ Framework ที่จะช่วยในการตั้งเป้าหมาย และขับเคลื่อนคนทั้งองค์กรไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งเป็นสองแนวคิดที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จขององค์กรเทคโนโลยีชั้นนำระดับโลก ไม่ว่าจะเป็น Google, Meta (Facebook) หรือ Netflix นั่นคือ Agile และ OKRs

อัปสกิลคู่สุดคุ้มกับผู้สอนที่มีประสบการณ์จริงจากองค์กรระดับโลกอย่าง Google และ Facebook ในคอร์สแพ็ก New Ways of Working: Agile & OKRs เหลือเพียง 3,580 บาท จาก 3,980 >> https://to.skooldio.com/rV4iegs0kCb