พาไปรู้จัก 5 ขั้นตอนทำ Project Management ฉบับ ‘Project Manager’ มืออาชีพ

🤔 หลายคนที่กำลังดูแลโปรเจกต์หรือกำลังจะก้าวไปเป็น Project Manager อาจเข้าใจว่าการทำโปรเจกต์ต้องเริ่มจากการวางแผน แต่ในความเป็นจริงแล้วตามหลักสากล เราควรทำความเข้าใจกับภาพรวมของโปรเจกต์ก่อน จึงจะสามารถเริ่มต้นวางแผนงานได้อย่างถูกต้อง

 

🔄 การใช้กระบวนการ Project Life Cycle หรือเรียกว่า ‘วงจรของโปรเจกต์’ จะช่วยให้เรารู้สถานะของโปรเจกต์ได้ในทุกขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุด ช่วยให้เรา ‘มั่นใจ’ ขึ้นว่าโปรเจกต์จะดำเนินไปตามแผนที่วางไว้และบรรลุผลตามที่คาดหวัง

วันนี้เลยจะพาทุกคนไปรู้จัก Project Life Cycle กันแบบเข้าใจง่ายๆ ว่าจริงๆ แล้วนั้น การเดินทางของโปรเจกต์มีอะไรบ้าง ต้องเจอกับอะไรบ้าง โดยแบ่งออกเป็น 5 เฟสด้วยกัน

1️⃣ การเริ่มต้น (Initiation)

ในเฟสแรกของโปรเจกต์ เราต้องกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ขอบเขต วิเคราะห์ความเป็นไปได้และความเสี่ยง เป้าหมายหลักของขั้นตอนนี้คือเตรียมความพร้อมสำหรับการวางแผน โดยทำให้เรามีทิศทางที่ชัดเจน เช่น เป้าหมายของงาน ทีมงานที่จะทำร่วมกัน และทำความเข้าใจกับผู้ที่ได้รับผลกระทบจากโปรเจกต์

2️⃣ การวางแผน (Planning)

ขั้นตอนนี้คือการลงรายละเอียดแผนงาน แบ่งงาน กำหนด Timeline และ Resource Allocation รวมถึงระบุความเสี่ยงและวิธีจัดการ เป้าหมายของการวางแผนคือการสร้างแผนที่ชัดเจนที่ทุกคนในทีมสามารถติดตามได้ นอกจากนี้ยังต้องพิจารณาถึงความเสี่ยง ขอบเขตงาน และการจัดการเวลา รวมถึงการทำ Gantt Chart เพื่อแจกแจงรายละเอียดของแต่ละกิจกรรมในโปรเจกต์

3️⃣ การลงมือทำ (Execution)

ในขั้นตอนนี้คือการดำเนินการตามแผนงาน ควบคุมงาน ติดตามความคืบหน้า และจัดการปัญหา เป้าหมายหลักของขั้นตอนนี้คือการส่งมอบงาน โดยมีสิ่งสำคัญสามอย่างคือ การบริหารทรัพยากรที่ใช้ในโปรเจกต์ การพัฒนาและดูแลทีม และการติดต่อสื่อสารกับทุกทีมที่เกี่ยวข้อง

4️⃣ การติดตามและควบคุม (Monitoring and Controlling)

การควบคุมโปรเจกต์ให้ไปในทิศทางที่กำหนดไว้และการรู้สถานะของโปรเจกต์เป็นสิ่งสำคัญ เราต้องสรุปภาพรวมของโปรเจกต์ เช่น คุณภาพของงาน การใช้งบประมาณ และการติดตามว่า งานใดล่าช้าหรือเกินกำหนดหรือไม่ เพื่อให้เราสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันเวลา

5️⃣ การปิดโครงการ (Closing)

หลังจากที่เราส่งมอบโปรเจกต์เรียบร้อยแล้ว ถือเป็นการสิ้นสุดโปรเจกต์ ขั้นตอนนี้รวมถึงการจัดการเอกสาร ตรวจสอบการส่งมอบงาน การชำระเงิน และการเก็บเอกสาร เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว ทีมงานจะแยกย้ายไปทำโปรเจกต์อื่นๆ และเราจะนำบทเรียนที่ได้เรียนรู้จากการทำงานครั้งนี้ไปต่อยอดในอนาคต

แต่ถ้าหากกำลังมองหาคอร์สเรียนสำหรับเพิ่มความเป็นมืออาชีพ เราขอแนะนำคอร์ส “Project Management Essentials” หมดกังวลทำโปรเจกต์ไม่สำเร็จ! หากคุณมีทักษะ Project Management ที่จะช่วยให้ชีวิตการทำงานของคุณ ง่ายขึ้น มั่นใจขึ้น และลดความเสี่ยงในการบริหารโปรเจกต์

📋 แจกฟรี! Framework ที่จะช่วยให้เห็นภาพ และ Promt การใช้ A.I. ช่วยทำโปรเจกต์ให้ง่ายขึ้นและทำตามได้ทันที!