9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog
BusinessDataProductivity

9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง (ด้วย Microsoft Excel)

9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog

ทุกวันนี้ในโลกธุรกิจไม่มีใครไม่พูดถึงเทรนด์ “Data-driven” หรือการใช้ข้อมูลในการขับเคลื่อน แม้ชื่ออาจจะฟังดูเหมือนซับซ้อน แต่จริงๆ แล้วทุกคนสามารถเริ่มต้นง่ายๆ เพียงใช้ Microsoft Excel ที่ทุกคนคุ้นเคย ไม่ต้องจบด้านสถิติ หรือ IT มาก็สามารถทำ Exploratory Data Analysis ได้

วันนี้ Skooldio มี 9 เทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูลง่ายๆ บน Excel มาแบ่งปันกัน รับรองว่าใครใช้ทั้ง 9 เทคนิคนี้คล่องแล้วจะต้องกลายเป็นคนทำงานค่าตัวแพง โดดเด่นกว่าใครในบริษัทแน่อน ถ้าพร้อมแล้ว ไปชมกันเลย (สำหรับเทคนิคบน Google Sheets สามารถอ่านได้ที่นี่)

==================================

เคล็ดลับที่ 1 สร้างกราฟจิ๋วในเซลล์
9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog

ไปที่เมนู Insert → Sparklines

แค่นี้ก็ไม่จำเป็นต้องสร้างกราฟใหญ่ๆ ถ้าอยากตัดสินใจแบบเร็วๆ โดยใช้ Data
ฟังก์ชันนี้จะช่วยให้คุณ มองเห็น Trends คร่าวๆ ทำให้คุณตัดสินใจได้เร็วขึ้น โดยสามารถเลือกใช้กราฟที่เหมาะกับข้อมูลได้เลย (สามารถได้สามประเภท ได้แก่ กราฟเส้น กราฟแท่ง และกราฟ Win/Loss)

แค่นี้ก็รู้แล้วช่วงไหนยอดขายปัง ช่วงไหนต้องรีบแก้!
(หรือถ้าคุณอยากทำ Data Visualization แต่ไม่รู้ใช้เครื่องมือไหนดี สามารถอ่านได้ที่นี่)

==================================

เคล็ดลับที่ 2 สรุปข้อมูลจำนวนมากด้วย Pivot Table

9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog

สำหรับคนทำงานที่ใช้ Excel มาอย่างโชกโชน คงไม่มีใครไม่รู้จัก Pivot Table  แต่สำหรับใครที่ยังไม่รู้จัก ต้องรีบใช้ให้เป็น เพราะ Pivot Table จะสามารถช่วยสรุปข้อมูลให้เห็นภาพง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ผลรวม, ค่าเฉลี่ย, ค่ามาก/น้อยสุด ทำให้การหา Insights น่าสนใจจากข้อมูลทำได้อย่างรวดเร็วเพียงไม่กี่คลิก อยากรู้อะไรก็คลิกลากลงได้เลย!!

วิธีสร้าง Pivot สามารถทำตามได้ง่ายๆ มือใหม่ก็ทำได้

ไปที่เมนู Insert → Pivot Table ได้เลย

เท่านี้ ไม่ว่าคุณจะมีสินค้ากี่ตัว กี่หมวด จะดูยอดขายกี่เดือน กี่ปี รู้ได้ในพริบตา!

==================================

เคล็ดลับที่ 3 เปลี่ยน Format อัตโนมัติตามข้อมูลในเซลล์

ลองคิดภาพว่าถ้าคุณต้องเปลี่ยน Format ทีละเซลล์ คงเสียเวลาทำงานไปไม่น้อย

ฟังก์ชัน “Conditional Formatting” จะช่วยแก้ปัญหานี้ให้คุณ

วิธีใช้งานง่าย ๆ เพียง 3 ขั้นตอน

  1. เลือก Range ของข้อมูลที่อยากจะจัดรูปแบบ
  2. คลิกเลือก Conditional Formatting
  3. ตั้งเงื่อนไข และ Format ที่ต้องการได้เลย

ตัวอย่างเงื่อนไขที่สามารถตั้งได้

  • Format only cells that contain: ใช้เปลี่ยน Format เมื่อ Cell มีคำที่เราตั้งไว้
  • Format only top or bottom ranked values: ใช้เปลี่ยน Format เมื่อ Value ใน Cell มี Ranking อยู่ในค่าที่เราตั้งไว้ (เช่น Top 10%)
  • Format only values that are above or below average: ใช้เปลี่ยน Format เมื่อ Value ใน Cell มีค่าที่สูง / ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย (จะเลือกเป็น std ก็ได้ !!)

ตัวอย่างการใช้ Conditional Formatting ในการทำงาน

  • ใช้ทำ Sale pipelines อย่างง่าย รู้เลยทันทีว่าลูกค้าคนไหน คุยถึงไหนแล้ว
  • ใช้ทำ Project Management ส่วนไหนให้ใครรับผิดชอบ เสร็จหรือยังไม่เสร็จ
  • ใช้ทำ Marketing Plan สินค้าไหนขายดี ขายไม่ดี จะดันยอด หรือจะหยุดขาดให้สีบอก
  • ใช้ทำ What-if Analysis (Sensitivity analysis) จะวางแผนลงทุน หรือขายของ วางแผนง่าย ๆ ได้เลย

==================================

เคล็ดลับที่ 4 ลบข้อมูลซ้ำแบบไม่ต้องนั่งหาเอง
9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog

ใครที่ต้องทำงานกับ Excel หรืองานวิเคราะห์ข้อมูลบ่อย ๆ คงรู้ดีว่าขั้นตอนการ Clean ข้อมูลให้พร้อมใช้เป็นเรื่องที่น่าปวดหัว ไม่ว่าจะเป็นปัญหาที่เกิดจากความผิดพลาดของผู้กรอกหรือความผิดพลาดของระบบก็ตาม ปัญหาชื่อซ้ำ ข้อมูลซ้ำ ย่อมทำให้เราวิเคราะห์ข้อมูลผิดพลาดได้ แต่ถ้าจะให้มานั่งไล่ดูเองทีละแถว ก็คงเสียเวลาไม่น้อย 

ฟังก์ชัน “Remove Duplicates” จะทำเรื่องน่าปวดหัวนี้แทนคุณเอง!

วิธีใช้งานง่ายๆ ทำตามได้เลย 4 ขั้นตอน

  1. เลือก Range ของข้อมูลที่อยากจะตรวจสอบ และลบข้อมูลซ้ำ
  2. คลิก Data ที่แถบเมนูด้านบน
  3. คลิกเลือก Remove duplicates
  4. ให้เลือกว่า Column นั้น ๆ มีหัว Column รึเปล่า 
    • แล้วเลือกคอลัมน์ที่ต้องการตรวจสอบ
    • จะเลือกคอลัมน์เดียว หรือหลายคอลัมน์ก็ได้ (ในตัวอย่างเป็นแบบเลือกสองคอลัมน์ โดยที่ข้อมูลจะต้องซ้ำกันทั้งสองคอลัมน์ ถึงจะนับเป็น Duplicate)

แค่นี้คุณก็จะมีชุดข้อมูลพร้อมสำหรับขั้นตอนต่อไป !

==================================

เคล็ดลับที่ 5 แยกข้อมูลยาว ๆ เป็นหลาย Columns

9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog

หลายครั้งที่เราได้ข้อมูลมาแบบรวม ๆ ติดกันเป็นพรืดในช่องเดียว ทั้งชื่อ นามสกุล เบอร์โทร ถ้าไม่รู้เคล็ดลับนี้ คงต้องปวดหัวมานั่ง ลบ-ก็อป-แปะ ทีละอัน แถมต่อให้ทำทั้งวันก็อาจจะไม่เสร็จ

เพราะฉะนั้นคุณต้องรู้จักฟังก์ชันนี้ “Text to Columns”

สิ่งที่เจ๋งมาก ๆ สำหรับฟังก์ชันนี้คือ เราสามารถแบ่งข้อมูลออกเป็นคอลัมน์แยก โดยอิงจากตัวอักษร ตัวเลข หรือเครื่องหมายวรรคตอนต่าง ๆ ได้หมด พอเรา Split เสร็จแล้ว คุณก็พร้อมที่จะนำข้อมูลไปต่อยอดแล้ว!

==================================

เคล็ดลับที่ 6 รวมข้อมูลหลาย Columns เข้าด้วยกัน

9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog

 

เมื่อเรารู้วิธีแยกข้อมูลเป็นหลายคอลัมน์แล้ว เราต้องรู้วิธีการรวมข้อมูลบ้าง

ซึ่งการรวมนั้น เราสามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับความถนัดของแต่ละคน
แต่วันนี้เราขอนำเสนอฟังก์ชัน “textjoin” เพื่อให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น 

=TEXTJOIN(delimiter, ignore_empty, text1, [text2],..)

Delimiter: ตัวเชื่อมข้อความของแต่ละช่องหลังเอามารวมกัน เช่น หากนำช่องชื่อ และนามสกุลมารวมเป็นช่องเดียว โดยต้องการให้มี space bar 1 ครั้ง สามารถใส่ “ “ ได้เลย

Ignore_empty: ช่องนี้สามารถเว้นว่างได้เลย (โดยคำสั่ง textjoin จะไม่สนใจเซลล์ว่าง)

Text1: ช่องแรกที่อยากจะนำมารวม

Text2 เป็นต้นไป: ช่องอื่น ๆ ที่อยากนำมารวม (สามารถใส่ได้มากที่สุด 252 คอลัมน์ รวม Text1)

เช่นในภาพตัวอย่างจะมีสูตรเป็น
=TEXTJOIN(“ “,,A2,B2) 

ตัวอย่างการใช้งาน เช่น หากคุณมีรหัสลูกค้า ซึ่งแต่ละหลักของเจ้ารหัสยาว ๆ มีความหมาย เช่น ประเทศ จังหวัด อำเภอ เพศ​ อักษรสามตัวแรกของชื่อ ในกรณีที่คุณแยกแต่ละหลักไว้ในคอลัมน์เฉพาะ การจะนำไปใช้ก็อาจจะไม่สะดวก คุณจึงควรรวมเข้ามาอยู่ในคอลัมน์เดียวก่อนนั่นเอง

==================================

เคล็ดลับที่ 7 เลือกดูข้อมูลเฉพาะที่สนใจด้วย Filter

9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog 

แม้ชื่อเทคนิคอาจจะฟังดูธรรมดาๆ แต่ประโยชน์ของมันกลับไม่ธรรมดาๆ เลย

Filter คือฟังก์ชันตัวกรองที่ช่วยให้เราเลือกดูข้อมูลเฉพาะกลุ่มที่สนใจได้
เช่น หากข้อมูลของคุณเป็นข้อมูลลูกค้าที่มีข้อมูล เพศ​ ช่วงอายุ เดือนเกิด หรืออื่นๆ เช่น ยอดซื้อสินค้าแต่ละเดือน ระดับสมาชิก

คุณสามารถใช้เจ้า Filter ที่ว่านี่ในการกรอง เพื่อหา Insights ของแต่ละกลุ่มได้ เช่น

ถ้าคุณอยากจะจัดโปรโมชันสินค้าเพื่อผู้หญิง โดย Target ของคุณคือ ผู้หญิงในวัยเริ่มทำงาน คุณอาจจะไม่ได้ Insights อะไรจากการดูแนวโน้มของผู้ชายอายุ 51-60 ในชุดข้อมูล คุณจึงควรที่จะกรองออกเพื่อให้เห็นภาพกลุ่มที่ต้องการศึกษาชัดเจนขึ้นนั่นเองครั

วิธีใช้ก็แสนง่าย จำให้ขึ้นใจได้เลย

  1. เลือกหัวตารางของข้อมูล
  2. ไปที่แถบ Data → Filter
  3. จะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมคว่ำปรากฏที่ช่องหัวตาราง
  4. กดเลือกข้อมูลที่อยากจะกรองด้วย Filter ได้เลย

==================================

เคล็ดลับที่ 8 ดึงข้อมูลตารางจากเว็บไซต์เพียงไม่กี่คลิก

9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog

บางครั้งเว็บไซต์ก็มีข้อมูลในรูปแบบตารางที่เราอยากนำมาวิเคราะห์ต่อ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลประชากร ข้อมูลภาพยนตร์ทำรายได้สูงสุดในแต่ละปี อุณหภูมิและสภาพอากาศในหนึ่งช่วงปี จำนวนผู้ติดเชื้อโควิด

หลายคนน่าจะเคยผ่านประสบการณ์ลากคลุมดำ แล้ว Copy ตารางมา Paste ใส่ Excel กันมาบ้างแล้ว 

ยังจำได้กันได้มั้ยว่ามันเละเทะขนาดไหน?
เคล็ดไม่ลับที่หลายคนอาจไม่รู้ นั่นคือจริง ๆ แล้ว Microsoft Excel มาพร้อมกับฟังก์ชันนำเข้าข้อมูลประเภทตารางอยู่แล้ว เจ้าฟังก์ชันที่ว่านี้ซ่อนอยู่ที่แถบ Data หลังจากนั้นให้ทุกคนมองหา Get External Data ได้เลย

ในรูปตัวอย่างเป็นการนำเข้าข้อมูลตารางจากเว็บไซต์ จึงกด “From Web” แล้วใส่ URL ได้เลย

เมื่อกดแล้วจะมีหน้าต่างขึ้นมา Preview ตารางทั้งหมดที่อยู่ในลิงก์ที่เรากรอก ในขั้นตอนนี้หากเราต้องการนำเข้าตารางไหนก็สามารถเลือกได้เลย
เพียงเท่านี้เราก็จะได้ตารางข้อมูลจากบนเว็บไซต์มาอยู่บน Excel ของเราแล้ว

ไม่ยากเลยใช่มั้ย !? 

==================================

เคล็ดลับที่ 9 จำสูตรไม่ได้ ก็ทำงานเร็วได้ด้วย “Flash Fill”

9 เคล็ดลับวิเคราะห์ Data แบบคนทำงานค่าตัวแพง | Skooldio Blog

 เคล็ดลับสุดท้ายของซีรีส์นี้ที่จะไม่พูดถึงไม่ได้เลยคือ “Flash Fill” ซึ่งเหมาะมากสำหรับเวลาที่เราไม่มีเวลาเขียนสูตร หรือนึกไม่ออกว่าจะเขียนสูตรยังไงดีให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

Flash Fill จะอยู่ที่แถบ Data ซึ่งหลักการทำงานก็คือ การคาดเดา Pattern ของคำตอบที่เราสอ

เพื่อความเข้าใจสามารถดูตัวอย่างในรูปได้เลย ในคอลัมน์ E ในรูปซ้ายจะมี M/21/Jan อยู่ 3 แถว ซึ่งในตัวอย่างนี้ทั้งสามจะถูกใช้เป็นตัวอย่างให้ Flash Fill ทำการเรียนรู้ และเลียนแบบ เมื่อเราต้องการใช้ Flash Fill เราสามารถกดช่องที่เราอยากจะเติม เช่น E4 แล้วคลิกเลือก Flash Fill ได้เลย

เพียงเท่านี้ตารางของคุณก็จะมีได้ข้อมูลที่คุณต้องการง่าย ๆ ไม่ต้องเสียเวลาคิดสูตร

*หมายเหตุ ถ้าตัวอย่างของคุณไม่เพียงพอสำหรับ Flash Fill คุณสามารถเพิ่มตัวอย่างลงไปเรื่อยๆ ให้เจ้า Flash Fill มันเรียนรู้ได้ด้วย

::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
หรือใครอยากอัปสกิล Microsoft Excel ให้เป๊ะปัง ไปพร้อมกับสกิลการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis) คุณก็สามารถเรียนรู้วิธีทำ และเคล็ดลับปังๆ ผ่าน Case ตัวอย่าง และการลงมือทำจริงในคอร์ส “Exploratory Data Analysis with Excel” เรียนรู้ง่ายๆ สไตล์ Data Scientist กับตัวจริงอดีต Data Scientist ที่ Facebook HQ อาจารย์ต้า – ดร.วิโรจน์ จิรพัฒนกุล

You may also like

blogcover-OKRs Google
Business

ตัวอย่างการเขียน OKRs ที่ทำให้ Google Chrome กลายเป็นเว็บเบราว์เซอร์อันดับหนึ่งของโลก

ตัวอย่างการเขียน OKRs ของ Google Chrome เขียน OKRs อย่างไร ถึงแซง Internet Explorer เป็นเว็บเบราว์เซอร์อันดับหนึ่งของโลกได้? ทุกวันนี้เราใช้เว็บเบราว์เซอร์อะไรอยู่? แน่นอนว่าคนส่วนใหญ่แทบจะตอบได้ทันทีว่าเป็น Google ...
what is okrs blog cover
Business

OKRs คืออะไร ทำไมถึงสำคัญกับโลกธุรกิจทุกวันนี้

หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า OKRs กันมาบ้างในช่วงหลายปีนี้ คนที่ทำงานในองค์กรต่างๆ อาจมีโอกาสได้ลองใช้แนวคิดนี้ในการทำงาน แต่แน่ใจแล้วหรือว่าคุณเข้าใจว่า OKRs คืออะไร มีที่มาอย่างไร แล้วทำไมถึงเป็น Framework ที่องค์กรอย่าง Google และอีกหลายองค์กรชั้นนำในทุกวันนี้ให้ความสำคัญ พร้อมนำไปปรับใช้อย่างแพร่หลาย ...

More in:Business

Business

ทำความรู้จัก Voxel Art งานกราฟิก 3D ยอดฮิตที่สร้างได้ตั้งแต่ Item, Character ยันเมือง

หลายๆ คนอาจจะคุ้นหน้าคุ้นตากับงานภาพสไตล์ Pixel Art หรืองานภาพ Computer Graphic แบบ 8bit ที่ทำให้เรานึกถึงอดีตกันมาบ้างแล้ว (ถ้าใครนึกไม่ออกก็ลองคิดถึงภาพ Arcade Game อย่าง Pac-Man ...
burnout-boreout-brownout Business

Burnout, Boreout, Brownout 3 ภาวะเบื่องานที่คนยุคนี้เผชิญ

ในชีวิตคนทำงานคงปฏิเสธไม่ได้ว่าหลายๆ ครั้งต้องเผชิญกับช่วงที่ตัวเองรู้สึกหมดไฟ (Burnout) ในงานที่ทำอยู่ หรือรู้สึกเบื่อหน่ายกับงานที่มี ไม่ว่าจะเป็นเพราะความเครียดจากงาน สภาแวดล้อม หรือแม้แต่เพื่อนร่วมงานกันเอง จนหลายๆ ครั้งจบลงที่การลาออก เพื่อย้ายไปทำงานที่ใหม่ หรือในอีกกรณีก็อาจตกอยู่ในภาวะซึมเศร้าไปได้เลย Table of ContentsBurnout, ...
PESTEL Skooldio Blog Business

PESTEL คืออะไร มารู้จักเครื่องมือวิเคราะห์แนวโน้มตลาดที่คนเริ่มต้นทำธุรกิจควรรู้

อยากเริ่มต้นทำธุรกิจ หรือออก Product ใหม่แต่ไม่รู้ว่าต้องคิดถึงอะไรบ้าง? มาทำความรู้จักกับ PESTEL Framework ‘เครื่องมือวิเคราะห์แนวโน้มตลาด’ กันดีกว่า Table of ContentsPESTEL คืออะไร?PESTEL ย่อมาจากอะไร?P หรือ ...

Comments are closed.