Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operations อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า Excel

ปัจจุบันหลายๆ องค์กรมักใช้ Spreadsheet อย่าง Excel หรือ Google Sheets ในการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการทำตารางแสดงแผนการดำเนินงาน, การจัดการ Operations, การบันทึกข้อมูลสินค้าหรือยอดขาย การคำนวณทางบัญชี การบันทึกรายชื่อลูกค้าจำนวนมาก รวมไปถึงการทำรีพอร์ทต่างๆ

แต่ด้วยรูปแบบ Spreadsheet ที่เป็นตารางปัจจุบัน สามารถพิมพ์ได้เฉพาะตัวอักษร ตัวเลข หรืออย่างมาก คือ การใส่สูตรคำนวณต่างๆ ทำให้ยังไม่ตอบโจทย์ผู้ใช้งานในบางกรณี เช่น ในกรณีที่ต้องการแนบรูปภาพ ไฟล์เสียงหรือ ไฟล์ pdf ประกอบ คนที่ทำงานก็จำเป็นจะต้องไปเปิดไฟล์ต่างๆ นอกโปรแกรม Spreadsheets หรือจำเป็นที่จะต้องแนบลิ้งก์ เพื่อโยงไปหาข้อมูลที่ต้องการแทน ยิ่งไปกว่านั้น หากมีคนแก้ไขข้อมูลต่างๆ ในรูปแบบตาราง ก็จะกระทบข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด ดังนั้นการนำข้อมูลไปทำเอกสารการเงินต่างๆ ในปัจจุบัน จึงต้องมีการตรวจเช็คข้อมูลหลายครั้ง รวมถึงการบันทึกฐานข้อมูลลูกค้าและการนำข้อมูลต่างๆ ไปใช้ต่อในฝ่ายอื่นๆ ก็มีโอกาสที่จะเกิดการทำซ้ำและข้อผิดพลาดต่างๆ ได้

จะเห็นได้ว่าการใช้ Spreadsheet ยังมีข้อจำกัดบางอย่างที่ทำให้เราต้องทำงานแบบซ้ำๆ แล้วจะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถนำข้อมูลจาก Speadsheet มาใช้บนระบบ Automation หรือการทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ ผ่านแอปพลิเคชัน โดยสามารถเริ่มต้นการทำงานได้เองผ่านโปรแกรมที่วางเอาไว้ เพื่อช่วยในการควบคุม สั่งงาน หรือรับคำสั่งงานต่างๆ โดยเราไม่ต้องมานั่งกังวลเกี่ยวกับการทำงานซ้ำๆ อีกต่อไป

นี่เองจึงเป็นเหตุผลว่าทำไม Airtable สามารถสร้างการทำงานแบบ Super Spreadsheet ได้ และปัจจุบันหลายๆ บริษัทจึงเริ่มหันมาใช้ Airtable เพื่อการบริหารงาน และจัดการ Operations ต่างๆ แบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น

Airtable คืออะไร ?

Airtable คือ เครื่องมือที่ผสมผสานระหว่างความสามารถของ Spreadsheet อย่าง Google Sheets หรือ Excel และ Database เข้าไว้ด้วยกัน โดย Airtable นั้นถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่ายยิ่งขึ้น ผ่าน Feature ต่างๆ ที่มีประโยชน์อย่างมากในการจัดการข้อมูล การเก็บข้อมูล และการแสดงข้อมูลในมุมมองต่างๆ

ในปัจจุบัน Airtable ได้ถูกใช้งานอย่างแพร่หลายในหลากหลายอุตสาหกรรมธุรกิจ เพื่อตอบจุดประสงค์ด้านต่างๆ ของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็น การจัดการข้อมูลพนักงานภายในองค์กร จัดข้อมูลคลังสินค้า การวางแผนตารางการทำงานในบริษัท การติดตามบริการลูกค้า (Customer Relationship Management) และอีกมากมาย ทำให้การทำงานร่วมกันภายในองค์กรนั้นมีประสิทธิภาพ เป็นระบบ และมีความสะดวกสบายมากขึ้น

อีกทั้ง Airtable เป็นแอปพลิเคชันที่สามารถใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือหรือสมาร์ทโฟนได้ โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ ทำให้เราสามารถทำงานได้จากทุกที่ที่มีอินเตอร์เน็ต

Airtable ใช้ทำอะไร?
ต่างจาก Spreadsheet ทั่วไปอย่างไร ?

Airtable ปรับเอารูปแบบของ Database มาใช้บน Spreadsheet โดยให้มีหน้าจอการแสดงผลที่เราสามารถเลือก หรือสร้างเองได้ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของข้อมูลนั้นๆ ได้ ที่สำคัญ Airtable ยังมีการทำงานแบบระบบอัตโนมัติที่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลและแอปพลิเคชันอื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็น

1. สามารถสร้างฐานข้อมูล (Database) ที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน

Airtable ไม่ได้จำกัดข้อมูลแค่ตัวอักษร ภาพ ตัวเลข หรือสูตรคำนวณ เท่านั้น แต่ผู้ใช้งานสามารถสร้าง Fields ได้ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ และเลือกใส่รูปแบบข้อมูลได้หลากหลาย เช่น ต้องการวางตารางการจัดงานอีเวนต์ โดยมีข้อมูล ชื่ออีเวนต์, ชื่อสถานที่, ภาพประกอบ ที่สามารถเลือกใส่เป็นไฟล์ภาพ เสียง หรือ pdf ได้, เรทค่าเงินและงบประมาณ, ปุ่ม Checkbox เพื่อตรวจสอบงาน และข้อมูลรูปแบบอื่นอีกมากมาย ทำให้คุณสามารถเลือกเฉพาะรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการแสดงได้

2. ปรับแต่งมุมมองที่สมบูรณ์แบบมากกว่าเดิม

Airtable ไม่ได้แสดงผลแค่ในรูปแบบตารางเท่านั้น แต่ยังสามารถ Customize มุมมองได้หลากหลายและมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น สามารถออกแบบ แบ่งประเภท จัดกลุ่มข้อมูลได้ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เช่น Grid View, Calendar View, Gallery View หรือ Kanban View ที่สำคัญ ผู้ใช้สามารถกำหนดรูปแบบแบบ Personal View และแก้ไขข้อมูลต่างๆ ได้โดยไม่กระทบกับรูปแบบของเพื่อนร่วมงาน

3. ขยายขอบเขตการทำงานด้วยรูปแบบ Template สำเร็จรูปสุดสร้างสรรค์

Airtable มีรูปแบบ Template สำเร็จรูปที่ถูกออกแบบมาอย่างครอบคลุมหลากหลายอุตสาหกรรม ที่สามารถนำไปปรับใช้กับฐานข้อมูลส่วนตัว จนถึงการทำงานร่วมกันในบริษัทใหญ่ได้ เช่น Sales Pipeline, CRM, Project Tracker, Marketing Campaign Tracking และ Product Catalog

4. สามารถเชื่อมต่อการทำงานกับแอปพลิเคชันต่างๆ ได้

Airtable สามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันและบริการอื่นๆ เพื่อช่วยผสมผสานการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยสามารถโอนย้ายข้อมูลไปมาระหว่างกันได้ เช่น Google Drive, Gmail, Google Calendar, Basecamp, MailChimp, WordPress, Slack, Facebook และ Twitter เป็นต้น

5. ไม่พลาดทุกนัดหมาย ด้วยการแจ้งเตือนแบบ Automation

Airtable เป็น Business Automation หรือระบบการทำงานแบบอัตโนมัติ ที่คุณสามารถ Customize หรือ กําหนดการดำเนินงานอัตโนมัติได้เองผ่านการรันโปรแกรมที่วางเอาไว้ โดยการผูกเงื่อนไข (Trigger) เพื่อให้แสดงผลลัพธ์ตามที่ต้องการ (Action) โดยไม่จำเป็นต้องใช้ความรู้ทางด้าน Programming เช่น เมื่อมีการอัปเดตข้อมูลงาน หรือถึงเวลานัดหมายสำคัญ ให้แจ้งเตือนอัตโนมัติทาง Slack หรือในการทำระบบ CRM กับลูกค้า หากลูกค้าคนไหนไม่กลับมาซื้อสินค้าภายใน 30 วัน ให้มีการส่งแจ้งเตือนอัติโนมัติทางอีเมลลูกค้า เป็นต้น

Airtable เหมาะกับใคร?

จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ว่า Airtable สามารถสร้าง Super Spreadsheet ที่ใส่ระบบ Automation หรือการทำงานแบบอัตโนมัติเข้าไป ทำให้ขยายประสิทธิภาพการทำงานแบบเดิมๆ ถือเป็นแอปพลิเคชันยุคใหม่ที่ตอบโจทย์การทำงานในองค์กรของหลากหลายฝ่าย (Cross-Funtional Collabrolation) ช่วยให้คุณและทีมของคุณประหยัดเวลา โดยไม่ต้องกังวลกับการทํางานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร และลดข้อผิดพลาดจากการทำงานหลากหลายขั้นตอนได้

ลองมาดูกันว่าหากแต่ละทีมในองค์กรคุณใช้ Airtable จะมีประโยชน์อย่างไรบ้าง ?

การบริหารโครงการ (Project management)

หากในองค์กรมีจำนวนคนมาก Airtable สามารถช่วยตรวจสอบข้อมูล ได้ว่าใครรับผิดชอบงานไหน ทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้วหรือไม่ หากมีอัปเดตการทำงานสามารถแจ้งเตือนไปที่ Manager หรือผู้รับผิดชอบได้ รวมทั้งในเรื่องการควบคุมงบประมาณการทำโปรเจค หากใกล้จะเกิน Budget ถึงกำหนดการเบิกเงินลูกค้า Airtable ก็สามารถช่วยคุณแจ้งเตือนทาง Slack ได้ โดยไม่ต้องเข้ามานั่งตรวจสอบเองตลอดเวลา

การบริหารด้านทรัยพากรบุคคล (Human Resource)

Airtable สามารถช่วยให้การทำบันทึกการขาด ลา มาสาย ของพนักงานในองค์กรง่ายขึ้นมาก ผ่านการทำฐานข้อมูลพนักงาน เช่น เมื่อคุณบันทึกข้อมูลต่างๆ ของพนักงานลงใน Airtable แล้ว คุณจะสามารถเลือกดูชื่อพนักงาน เบอร์โทรศัพท์และรูปภาพของพนักงาน, แจ้งเตือนวันเกิด, แจ้งเตือนระยะเวลา Probation ของพนักงานได้อัตโนมัติ เป็นต้น หรือแม้แต่การทำ Organization Chart ขององค์กร เพียงมีข้อมูล Airtable สามารถแสดงผลให้ทันทีแบบอัตโนมัติ

การบริหารด้านการเงินและบัญชี (Accounting)

เราสามารถสร้างระบบออกเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการรับวางบิล การทำเอกสารใบแจ้งหนี้ ก็สามารถทำได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น หรือแม้กระทั่งตรวจสอบเอกสาร หรือกด Approve ก็สามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ผ่านการตั้งเงื่อนไขง่ายๆ บน Airtable ซึ่งจะช่วยให้ลดข้อผิดพลาดในการทำงานเอกสารมากมายภายในทีมของคุณ

การบริหารด้านการตลาด (Marketing)

Airtable เองมี Template ที่ถูกออกแบบมาสำหรับการทำ Marketing Planning ที่จะช่วยในการทำตารางวางแผนแคมเปญ การจัดทำ Content Management และวางตารางสำหรับโพสต์คอนเทนต์บนโซเชียลต่างๆ หรือการทำ Event Planning เช่น ระบบ Registration สำหรับบันทึกคนเข้างาน ซึ่งจะเห็นได้ว่า การใช้ Airtable นั้นสามารถช่วยคุณและทีมงานประหยัดเวลาในการจัดการกับงานต่างๆ เหล่านี้และช่วยให้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้

การบริหารด้านการขาย (Sales)

Airtable สามารถทำระบบ CRM กับลูกค้าได้ โดยสร้างระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติทางอีเมล หากลูกค้าห่างหายการซื้อสินค้าภายใน 30 วัน อีกทั้งยังช่วยจัดการออเดอร์ เมื่อมีคำสั่งซื้อสินค้าออนไลน์ สามารถรวบรวมข้อมูลที่อยู่เพื่อจัดส่งของลูกค้า ผ่านระบบที่เชื่อมกับเพจได้โดยตรง โดยเราสามารถปริ้นท์ข้อมูลที่อยู่ เพื่อทำใบจ่าหน้าพัสดุได้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องคัดลอกข้อมูลหลายขั้นตอน สำหรับทีมขาย เมื่อทีมปิดการขายเรียบร้อย สามารถตั้งระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติทาง Slack เพื่อให้ฝ่ายอื่นดำเนินการต่อไป

นี่เป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชันการบริหารการทำงานแบบอัตโนมัติด้วย Airtable เท่านั้น! ยังมีเครื่องมือที่จะช่วยให้องค์กรอีกมาก เช่น Appsheet, WordPress, ZWIZ.AI เป็นต้น

---

ถ้าคุณอยากเรียนรู้วิธีใช้ Airtable ให้มีประสิทธิภาพและช่วยคุณทำงานให้ดีขึ้นได้จริง!

ขอแนะนำ Online Course “Airtable: From Zero to Hero”  คอร์สแรกในไทย สอนแบบจับมือทำ  ตั้งแต่ 0 จนมือโปร อัดแน่นด้วยเนื้อหา ที่จะช่วยคุณ Work Smart ขึ้นเท่าตัว! ด้วย No-Code Platform คอร์สออนไลน์เรียนในไทย

สอนให้คุณเข้าใจตั้งแต่พื้นฐานจนสามารถนำไปใช้งานได้จริงๆ

• Project ที่จะช่วยให้คุณเข้าใจการใช้งานได้มากขึ้น
• Template ที่สามารถนำไปใช้ได้เลยทันที
• รวมไปถึงการนำระบบอัตโนมัติมาใช้
• พร้อมแจกโค้ดสร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่าน Line

สอนโดยผู้เชี่ยวชาญ ที่มีประสบการณ์ใช้ Airtable เข้าไปช่วยงานบริษัทชั้นนำในไทยมาแล้วกว่า 5 ปี

คุณหยก จาตุรงค์ ตั้งธนวิชญ์ : Operations Director, Cleverse
คุณตง วรพล รัตนพันธ์: Head of Learning Products, Skooldio