BusinessTechnology

Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operations อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า Excel

Airtable | Skooldio Blog - Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operation อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า Excel

ปัจจุบันหลายๆ องค์กรมักใช้ Spreadsheet อย่าง Excel หรือ Google Sheets ในการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการทำตารางแสดงแผนการดำเนินงาน, การจัดการ Operations, การบันทึกข้อมูลสินค้าหรือยอดขาย การคำนวณทางบัญชี การบันทึกรายชื่อลูกค้าจำนวนมาก รวมไปถึงการทำรีพอร์ทต่างๆ

แต่ด้วยรูปแบบ Spreadsheet ที่เป็นตารางปัจจุบัน สามารถพิมพ์ได้เฉพาะตัวอักษร ตัวเลข หรืออย่างมาก คือ การใส่สูตรคำนวณต่างๆ ทำให้ยังไม่ตอบโจทย์ผู้ใช้งานในบางกรณี เช่น ในกรณีที่ต้องการแนบรูปภาพ ไฟล์เสียงหรือ ไฟล์ pdf ประกอบ คนที่ทำงานก็จำเป็นจะต้องไปเปิดไฟล์ต่างๆ นอกโปรแกรม Spreadsheets หรือจำเป็นที่จะต้องแนบลิ้งก์ เพื่อโยงไปหาข้อมูลที่ต้องการแทน ยิ่งไปกว่านั้น หากมีคนแก้ไขข้อมูลต่างๆ ในรูปแบบตาราง ก็จะกระทบข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด ดังนั้นการนำข้อมูลไปทำเอกสารการเงินต่างๆ ในปัจจุบัน จึงต้องมีการตรวจเช็คข้อมูลหลายครั้ง รวมถึงการบันทึกฐานข้อมูลลูกค้าและการนำข้อมูลต่างๆ ไปใช้ต่อในฝ่ายอื่นๆ ก็มีโอกาสที่จะเกิดการทำซ้ำและข้อผิดพลาดต่างๆ ได้

Airtable | Skooldio Blog - Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operation อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า Excelจะเห็นได้ว่าการใช้ Spreadsheet ยังมีข้อจำกัดบางอย่างที่ทำให้เราต้องทำงานแบบซ้ำๆ แล้วจะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถนำข้อมูลจาก Speadsheet มาใช้บนระบบ Automation หรือการทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ ผ่านแอปพลิเคชัน โดยสามารถเริ่มต้นการทำงานได้เองผ่านโปรแกรมที่วางเอาไว้ เพื่อช่วยในการควบคุม สั่งงาน หรือรับคำสั่งงานต่างๆ โดยเราไม่ต้องมานั่งกังวลเกี่ยวกับการทำงานซ้ำๆ อีกต่อไป

นี่เองจึงเป็นเหตุผลว่าทำไม Airtable สามารถสร้างการทำงานแบบ Super Spreadsheet ได้ และปัจจุบันหลายๆ บริษัทจึงเริ่มหันมาใช้ Airtable เพื่อการบริหารงาน และจัดการ Operations ต่างๆ แบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น

Airtable คืออะไร ?

Airtable คือ เครื่องมือที่ผสมผสานระหว่างความสามารถของ Spreadsheet อย่าง Google Sheets หรือ Excel และ Database เข้าไว้ด้วยกัน โดย Airtable นั้นถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่ายยิ่งขึ้น ผ่าน Feature ต่างๆ ที่มีประโยชน์อย่างมากในการจัดการข้อมูล การเก็บข้อมูล และการแสดงข้อมูลในมุมมองต่างๆ

ในปัจจุบัน Airtable ได้ถูกใช้งานอย่างแพร่หลายในหลากหลายอุตสาหกรรมธุรกิจ เพื่อตอบจุดประสงค์ด้านต่างๆ ของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็น การจัดการข้อมูลพนักงานภายในองค์กร จัดข้อมูลคลังสินค้า การวางแผนตารางการทำงานในบริษัท การติดตามบริการลูกค้า (Customer Relationship Management) และอีกมากมาย ทำให้การทำงานร่วมกันภายในองค์กรนั้นมีประสิทธิภาพ เป็นระบบ และมีความสะดวกสบายมากขึ้น

อีกทั้ง Airtable เป็นแอปพลิเคชันที่สามารถใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือหรือสมาร์ทโฟนได้ โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ ทำให้เราสามารถทำงานได้จากทุกที่ที่มีอินเตอร์เน็ต
Airtable | Skooldio Blog - Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operation อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า Excel

Airtable ใช้ทำอะไร?
ต่างจาก Spreadsheet ทั่วไปอย่างไร ?

Airtable ปรับเอารูปแบบของ Database มาใช้บน Spreadsheet โดยให้มีหน้าจอการแสดงผลที่เราสามารถเลือก หรือสร้างเองได้ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของข้อมูลนั้นๆ ได้ ที่สำคัญ Airtable ยังมีการทำงานแบบระบบอัตโนมัติที่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลและแอปพลิเคชันอื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็น

1. สามารถสร้างฐานข้อมูล (Database) ที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน

Event Planner | Skooldio Blog - Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operation อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า ExcelAirtable ไม่ได้จำกัดข้อมูลแค่ตัวอักษร ภาพ ตัวเลข หรือสูตรคำนวณ เท่านั้น แต่ผู้ใช้งานสามารถสร้าง Fields ได้ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ และเลือกใส่รูปแบบข้อมูลได้หลากหลาย เช่น ต้องการวางตารางการจัดงานอีเวนต์ โดยมีข้อมูล ชื่ออีเวนต์, ชื่อสถานที่, ภาพประกอบ ที่สามารถเลือกใส่เป็นไฟล์ภาพ เสียง หรือ pdf ได้, เรทค่าเงินและงบประมาณ, ปุ่ม Checkbox เพื่อตรวจสอบงาน และข้อมูลรูปแบบอื่นอีกมากมาย ทำให้คุณสามารถเลือกเฉพาะรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการแสดงได้

2. ปรับแต่งมุมมองที่สมบูรณ์แบบมากกว่าเดิม

Grid view Airtable | Skooldio Blog - Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operation อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า ExcelAirtable ไม่ได้แสดงผลแค่ในรูปแบบตารางเท่านั้น แต่ยังสามารถ Customize มุมมองได้หลากหลายและมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น สามารถออกแบบ แบ่งประเภท จัดกลุ่มข้อมูลได้ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เช่น Grid View, Calendar View, Gallery View หรือ Kanban View ที่สำคัญ ผู้ใช้สามารถกำหนดรูปแบบแบบ Personal View และแก้ไขข้อมูลต่างๆ ได้โดยไม่กระทบกับรูปแบบของเพื่อนร่วมงาน

3. ขยายขอบเขตการทำงานด้วยรูปแบบ Template สำเร็จรูปสุดสร้างสรรค์

Template Airtable | Skooldio Blog - Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operation อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า Excel

Airtable มีรูปแบบ Template สำเร็จรูปที่ถูกออกแบบมาอย่างครอบคลุมหลากหลายอุตสาหกรรม ที่สามารถนำไปปรับใช้กับฐานข้อมูลส่วนตัว จนถึงการทำงานร่วมกันในบริษัทใหญ่ได้ เช่น Sales Pipeline, CRM, Project Tracker, Marketing Campaign Tracking และ Product Catalog

4. สามารถเชื่อมต่อการทำงานกับแอปพลิเคชันต่างๆ ได้

Apps Airtable | Skooldio Blog - Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operation อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า ExcelAirtable สามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันและบริการอื่นๆ เพื่อช่วยผสมผสานการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยสามารถโอนย้ายข้อมูลไปมาระหว่างกันได้ เช่น Google Drive, Gmail, Google Calendar, Basecamp, MailChimp, WordPress, Slack, Facebook และ Twitter เป็นต้น

5. ไม่พลาดทุกนัดหมาย ด้วยการแจ้งเตือนแบบ Automation

Send Notification Airtable | Skooldio Blog - Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operation อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า ExcelAirtable เป็น Business Automation หรือระบบการทำงานแบบอัตโนมัติ ที่คุณสามารถ Customize หรือ กําหนดการดำเนินงานอัตโนมัติได้เองผ่านการรันโปรแกรมที่วางเอาไว้ โดยการผูกเงื่อนไข (Trigger) เพื่อให้แสดงผลลัพธ์ตามที่ต้องการ (Action) โดยไม่จำเป็นต้องใช้ความรู้ทางด้าน Programming เช่น เมื่อมีการอัปเดตข้อมูลงาน หรือถึงเวลานัดหมายสำคัญ ให้แจ้งเตือนอัตโนมัติทาง Slack หรือในการทำระบบ CRM กับลูกค้า หากลูกค้าคนไหนไม่กลับมาซื้อสินค้าภายใน 30 วัน ให้มีการส่งแจ้งเตือนอัติโนมัติทางอีเมลลูกค้า เป็นต้น

Airtable เหมาะกับใคร?

จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ว่า Airtable สามารถสร้าง Super Spreadsheet ที่ใส่ระบบ Automation หรือการทำงานแบบอัตโนมัติเข้าไป ทำให้ขยายประสิทธิภาพการทำงานแบบเดิมๆ ถือเป็นแอปพลิเคชันยุคใหม่ที่ตอบโจทย์การทำงานในองค์กรของหลากหลายฝ่าย (Cross-Funtional Collabrolation) ช่วยให้คุณและทีมของคุณประหยัดเวลา โดยไม่ต้องกังวลกับการทํางานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร และลดข้อผิดพลาดจากการทำงานหลากหลายขั้นตอนได้

ลองมาดูกันว่าหากแต่ละทีมในองค์กรคุณใช้ Airtable จะมีประโยชน์อย่างไรบ้าง ?

การบริหารโครงการ (Project management)

หากในองค์กรมีจำนวนคนมาก Airtable สามารถช่วยตรวจสอบข้อมูล ได้ว่าใครรับผิดชอบงานไหน ทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้วหรือไม่ หากมีอัปเดตการทำงานสามารถแจ้งเตือนไปที่ Manager หรือผู้รับผิดชอบได้ รวมทั้งในเรื่องการควบคุมงบประมาณการทำโปรเจค หากใกล้จะเกิน Budget ถึงกำหนดการเบิกเงินลูกค้า Airtable ก็สามารถช่วยคุณแจ้งเตือนทาง Slack ได้ โดยไม่ต้องเข้ามานั่งตรวจสอบเองตลอดเวลา

การบริหารด้านทรัยพากรบุคคล (Human Resource)

Airtable สามารถช่วยให้การทำบันทึกการขาด ลา มาสาย ของพนักงานในองค์กรง่ายขึ้นมาก ผ่านการทำฐานข้อมูลพนักงาน เช่น เมื่อคุณบันทึกข้อมูลต่างๆ ของพนักงานลงใน Airtable แล้ว คุณจะสามารถเลือกดูชื่อพนักงาน เบอร์โทรศัพท์และรูปภาพของพนักงาน, แจ้งเตือนวันเกิด, แจ้งเตือนระยะเวลา Probation ของพนักงานได้อัตโนมัติ เป็นต้น หรือแม้แต่การทำ Organization Chart ขององค์กร เพียงมีข้อมูล Airtable สามารถแสดงผลให้ทันทีแบบอัตโนมัติ

การบริหารด้านการเงินและบัญชี (Accounting)

เราสามารถสร้างระบบออกเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการรับวางบิล การทำเอกสารใบแจ้งหนี้ ก็สามารถทำได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น หรือแม้กระทั่งตรวจสอบเอกสาร หรือกด Approve ก็สามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ผ่านการตั้งเงื่อนไขง่ายๆ บน Airtable ซึ่งจะช่วยให้ลดข้อผิดพลาดในการทำงานเอกสารมากมายภายในทีมของคุณ

การบริหารด้านการตลาด (Marketing)

Airtable เองมี Template ที่ถูกออกแบบมาสำหรับการทำ Marketing Planning ที่จะช่วยในการทำตารางวางแผนแคมเปญ การจัดทำ Content Management และวางตารางสำหรับโพสต์คอนเทนต์บนโซเชียลต่างๆ หรือการทำ Event Planning เช่น ระบบ Registration สำหรับบันทึกคนเข้างาน ซึ่งจะเห็นได้ว่า การใช้ Airtable นั้นสามารถช่วยคุณและทีมงานประหยัดเวลาในการจัดการกับงานต่างๆ เหล่านี้และช่วยให้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้

การบริหารด้านการขาย (Sales)

Airtable สามารถทำระบบ CRM กับลูกค้าได้ โดยสร้างระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติทางอีเมล หากลูกค้าห่างหายการซื้อสินค้าภายใน 30 วัน อีกทั้งยังช่วยจัดการออเดอร์ เมื่อมีคำสั่งซื้อสินค้าออนไลน์ สามารถรวบรวมข้อมูลที่อยู่เพื่อจัดส่งของลูกค้า ผ่านระบบที่เชื่อมกับเพจได้โดยตรง โดยเราสามารถปริ้นท์ข้อมูลที่อยู่ เพื่อทำใบจ่าหน้าพัสดุได้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องคัดลอกข้อมูลหลายขั้นตอน สำหรับทีมขาย เมื่อทีมปิดการขายเรียบร้อย สามารถตั้งระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติทาง Slack เพื่อให้ฝ่ายอื่นดำเนินการต่อไป

นี่เป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชันการบริหารการทำงานแบบอัตโนมัติด้วย Airtable เท่านั้น! ยังมีเครื่องมือที่จะช่วยให้องค์กรอีกมาก เช่น Appsheet, WordPress, ZWIZ.AI เป็นต้น


หากคุณอยากรู้จัก Airtable ให้มากขึ้น ขอแนะนำ Worskshop “Business Automation with Airtable” สุดเข้มข้น 1 วันเต็ม ที่จะเรียนรู้พื้นฐาน Airtable เพื่อการทำ Business Automation หรือการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงานให้องค์กรคุณในยุคดิจิทัล

– วันพฤหัสฯ 6 พ.ค. 64, 09:30 – 17:00
– สถานที่ : Skooldio Space ชั้น 20, MBK Tower

Worshop Airtable | Skooldio Blog - Airtable คืออะไร? รู้จักเครื่องมือจัดการ Operation อัตโนมัติ ที่ทำได้มากกว่า Excel

You may also like

5 เครื่องมือเด็ด ที่ SMEs ต้องรู้
Business

5 เครื่องมือเด็ดที่ SMEs ต้องรู้

ในยุคปัจจุบัน ที่ระบบดิจิทัลเข้ามาสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับทุกอย่างอย่างรวดเร็ว หลายธุรกิจต้องรีบปรับตัวเพื่อให้ตัวเองอยู่รอดในสนามการแข่งขัน ผู้ประกอบการ SMEs เองก็เช่นกัน  แน่นอนว่าทุกธุรกิจคงหนีไม่พ้น “กระบวนการทำ Digitization” หรือ การปรับเปลี่ยนข้อมูล (Data) ต่างๆ จากเดิมที่เป็นแบบอนาล็อก (Analog) ...

More in:Business

เล่า Data-Storytelling ให้ปัง คนฟังเข้าใจง่าย ด้วยเทคนิค 3C Model | Skooldio Blog เล่า Data-Storytelling ให้ปัง คนฟังเข้าใจง่าย ด้วยเทคนิค 3C Model | Skooldio Blog เล่า Data-Storytelling ให้ปัง คนฟังเข้าใจง่าย ด้วยเทคนิค 3C Model | Skooldio Blog เล่า Data-Storytelling ให้ปัง คนฟังเข้าใจง่าย ด้วยเทคนิค 3C Model Business

เล่า Data-Storytelling ให้ปัง คนฟังเข้าใจง่าย ด้วยเทคนิค 3C Model

คุณ ‘เข้าใจและจดจำ’ ข้อมูลไหนได้มากกว่า ระหว่าง 🔹 คนเราใช้เวลาอยู่หน้าจอ เฉลี่ย 7.2 ชั่วโมง ต่อวัน หรือ🔹 คนเราใช้เวลาอยู่หน้าจอเฉลี่ยต่อวัน นานเท่ากับนั่งเครื่องบินจากไทยไปญี่ปุ่นได้เลย! มาดู 3 วิธีที่ะช่วยทำให้เราเล่า Data ...
Service Design ปังๆ ที่ทำให้ Disney มี Return Rate จากลูกค้าใหม่ถึง 70% | Skooldio Blog Business

Service Design ปังๆ ที่ทำให้ Disney มี Return Rate จากลูกค้าใหม่ถึง 70%

Service Design มาช่วยทำให้ Disneyland ครองใจนักท่องเที่ยวกว่า 65 ปีได้อย่างไร! และทำให้มี Return Rate ของลูกค้าใหม่สูงถึง 70% ใครที่เคยไปเที่ยวสวนสนุกในเครือของ Disney ไม่ว่าจะที่ไหนก็ตาม ...
องค์กรจะดีขึ้นยังไง? ถ้าทุกทีมเข้าใจ เรื่อง UX | Skooldio Blog - องค์กรจะดีขึ้นยังไง? ถ้าทุกทีมเข้าใจ เรื่อง UX Design

องค์กรจะดีขึ้นยังไง? ถ้าทุกทีมเข้าใจ เรื่อง UX

ปัจจุบันการสร้าง Experience ที่ดีให้ลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญมาก แต่หลายธุรกิจมักเข้าใจผิดว่า ต้องเป็นหน้าที่ของ UX Designer คนเดียว เพราะที่จริงแล้วลูกค้าจะมีประสบการณ์ที่ดีได้ ต้องมาจากความรู้สึกของผู้ใช้ที่ได้รับจากแบรนด์ในทุกขั้นตอน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้จากความร่วมมือของทุกทีมนั่นเอง Marketer การเข้าใจ User Experience ...
Service Design | Skooldio Blog - Service Design คืออะไร? ทำความรู้จักเครื่องมือที่จะช่วยออกแบบธุรกิจให้เป็นที่รัก Design

Service Design คืออะไร? ทำความรู้จักเครื่องมือที่จะช่วยออกแบบธุรกิจให้เป็นที่รัก

การแข่งขันทางธุรกิจนับวันจะยิ่งดุเดือดขึ้นเรื่อยๆ ต่างคนก็ต่างต้องพัฒนาสินค้า หรือบริการของตัวเองให้ดีที่สุดเพื่อที่จะอยู่รอด แต่หากทุ่มเทสร้างสินค้ามาอย่างดี แต่บริการพังไม่เป็นท่า ประสบการณ์ของลูกค้าต่อแบรนด์อาจจะกลายเป็นลบไปเลยก็ได้ การออกแบบบริการหรือ Service Design จึงมีบทบาทสำคัญมากในการจัดการระบบการทำงานต่างๆ เพื่อสร้างสรรค์ประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง  Service Design คืออะไร? Service ...

Comments are closed.